La gestión electrónica de documentos tuvo lugar en parte importante de la infraestructura de gobernanza que sustenta decisiones, auditorías y controles internos, dejando de ser únicamente un proceso de digitalización de información.
Políticas, actas, procedimientos y evidencias, que antes estaban dispersos en carpetas personales, archivos adjuntos de correo electrónico y repositorios sin gobernanza, ahora se tornan accesibles y rastreables en diferentes partes de la organización.
En este artículo, entenderemos cómo la gestión electrónica de documentos se ha vuelto tan importante para los negocios y cuál es la mejor manera de conectar los documentos con las estrategias, los riesgos y los planes de acción.
¿Por qué hacer la gestión electrónica de documentos?
La gestión electrónica de documentos es un proceso importante para garantizar la gobernanza de una organización. Con ella, documentos críticos se crean, se almacenan y se acceden de forma controlada en entornos complejos.
En la práctica, la importancia de la GED (Gestión Electrónica de Documentos) aparece cuando la empresa necesita acceder a políticas, actas de reuniones y procesos con facilidad, manteniendo el cumplimiento y facilitando la toma de decisiones.
O sea, deja de ser solo un proceso de convertir documentos en formatos digitales (OCRpara ser parte de la organización como un todo.
La gestión de documentos es el centro de estructuras reconocidas de control, siendo necesarias para diferentes frentes de una empresa, por ejemplo, la ISO 9001:2015 maneja el sistemas de gestión de calidad como un proceso documentado que evalúa rendimiento y mejora.
La seguridad de la información y el cumplimiento normativo guían la creación, implementación y el mantenimiento de mejoras del sistema basándose en una documentación controlada y responsabilidades claras, como establece la ISO 37301:2021.
De esta forma, la documentación deja de ser una burocracia para convertirse en la base de un mecanismo de gestión.
¿Cuáles son los mayores desafíos en la gestión de documentos electrónicos en las empresas?
La gestión de documentos electrónicos se vuelve un desafío cuando la empresa crece y amplía las estructuras de cumplimiento. En estos casos, el exceso de documentos se convierte en un problema cuando no hay control, contexto, propietario o rastreabilidad.
En muchas empresas, los documentos circulan en diferentes versiones y lugares, siendo almacenados en sistemas departamentales y carpetas locales. De esta forma, se crean versiones distintas del mismo documento, creando inconsistencia y dificultando la identificación de la versión oficial.
Además, otros desafíos se presentan, como:
- La ausencia de responsables definidos, ya sea para la revisión, creación o actualización;
- La baja trazabilidad, necesaria para auditorías y controles internos, como exige el COSO Control Interno;
- A falta de controle de acesso, que deixa o documento vulnerável ou inacessível para determinados colaboradores;
- La desconexión de los documentos con la rutina organizacional, lo que colabora para la no conformidad de las acciones.
Es en este punto que un buen gestión documental Se muestra un diferencial, ya que ella soluciona problemas comunes de la gestión cotidiana de estrategias, riesgos y procesos.
¿Cuáles son los beneficios de la gestión electrónica de documentos para la alta dirección?
La gestión electrónica de documentos entrega beneficios ejecutivos cuando mejora la confiabilidad de la información, reduce riesgos de auditoría, estandariza la ejecución y fortalece la capacidad de la organización de demostrar conformidad.
De manera general, los beneficios son muchos, siendo estos:
| Beneficio | Cómo la GED contribuye |
| Preservación del conocimiento organizacional | Documentos bien gobernados reducen la dependencia del conocimiento informal y aseguran que las políticas, procesos, responsabilidades y directrices estratégicas permanezcan accesibles, actualizados y estandarizados entre áreas, unidades y geografías. |
| Reducción de riesgos de auditoría | Un GED reduce la exposición causada por documentos caducados, pruebas dispersas, aprobaciones no rastreables y controles mal documentados, fortaleciendo la capacidad de la empresa para demostrar el cumplimiento con mayor seguridad. |
| Rastreabilidad de controles y evidencias | Políticas, matrices, planes de tratamiento, registros de revisión y evidencias de monitoreo pasan a estar organizados y conectados al ciclo de riesgos, facilitando la comprobación de la ejecución de los controles internos. |
| Estandarización operacional | Los procedimientos oficiales, instrucciones de trabajo, normas de seguridad y documentos de procesos se encuentran disponibles para las áreas correctas, siempre con la versión vigente y el historial de revisión, reduciendo interpretaciones divergentes en la operación. |
| Gobernanza de políticas y documentos sensibles | La gestión documental fortalece el control sobre políticas corporativas, capacitaciones, documentos de RRHH y materiales sensibles, permitiendo demostrar acceso, conocimiento y actualización en temas como conducta, seguridad, remuneración, diversidad y cumplimiento normativo. |
Además, los sectores regulados dependen aún más de la documentación auditable y, por ello, la organización de los documentos y una buena gestión se vuelven esenciales para áreas como salud, finanzas, energía e industria farmacéutica.
Cómo estructurar un modelo confiable de gestión de documentos electrónicos
Un modelo confiable de gestión de documentos electrónicos se inicia por la definición de gobernanza. Para ello, es preciso establecer qué documentos son críticos, sus responsables, la clasificación y quién podrá acceder a ellos.
Con esto, el proceso quedaría de la siguiente manera:
Mapear los documentos
El primer paso es mapear la documentación que necesita mayor control. Lo que incluye: políticas corporativas, normas internas., procedimientos operativos estándar, instrucciones operativas y documentos de auditoría.
A partir de eso, es necesario definir los criterios de criticidad, ya que no todo documento exige el mismo nivel de control.
Establecer la accountability
Un buen modelo de GED debe definir propietarios, responsables de revisión, aprobadores y partes interesadas.
De esta manera, se crea la accountability y reduce el riesgo de tener documentos obsoletos todavía activos.
Es importante también establecer la audiencia relevante, porque permite tratar el documento como un instrumento de comunicación gerencial.
Implementar control de versiones
El control de versiones es una de las principales bases de la mayoría de los softwares de gestión electrónica de documentos, permitiendo identificar la versión vigente y acompanhar las alteraciones, disminuyendo conflictos entre los documentos duplicados.
Más que una funcionalidad operativa, el versionado es un recurso de gobernanza. En auditorías, permite demostrar cuándo una política fue alterada, de quién, con qué justificación y qué versión estaba vigente en un período determinado.
Conecte los documentos a riesgos, controles y planes de acción
Uno de los mayores errores de la GED es tratar los documentos como objetos aislados y no como parte de un proceso mayor. En empresas maduras, los documentos necesitan dialogar con la arquitectura de gestión.
Esta conexión también acerca a GED a marcos de gobernanza de tecnología y controles. COBIT 2019, por ejemplo, guía la gobernanza y gestión de la información y tecnología a partir de objetivos de gobernanza y gestión, alineados a metas empresariales.
Controlar acceso a los documentos
Gobernanza documental necesita equilibrar transparencia y seguridad. Mientras que algunos deben ser ampliamente accedidos por los colaboradores, otros exigen restricción y confidencialidad.
Por lo tanto, el control de acceso debe permitir la segmentación por usuario, área, rol y tipo documental. Esto reduce la exposición indebida, fortalece la protección de la información y crea adherencia a prácticas de seguridad y cumplimiento.
Monitorea pendientes, vencimientos y revisiones
Los documentos críticos necesitan un ciclo de vida, lo que implica el seguimiento de revisiones, aprobaciones y actualizaciones. Sin un monitoreo, la empresa perder el control de cuáles son los documentos creados, cuáles necesitan actualizarse y cuáles están caducados.
Mantener diferentes versiones en software y localidades distintas puede fragmentar la gestión y hacer el proceso de GED aún más complicado. Hablamos un poco de esto en uno de nuestros seminarios web, como puedes ver a continuación:
Por lo tanto, la implementación de la gestión electrónica de documentos debe prever rutinas de revisión, alertas, responsables e indicadores de gobernanza documental.
Algunas métricas útiles incluyen el porcentaje de documentos vencidos, el tiempo promedio de revisión, la cantidad de pendientes documentales, documentos sin responsable, documentos críticos sin público definido y evidencias pendientes para auditoría.
¿Cómo ayuda Actio en la gestión electrónica de documentos?
Una Actio ayuda en la gestión electrónica de documentos al posicionar la GED como parte de la gobernanza corporativa. En lugar de actuar meramente como un repositorio documental, la plataforma conecta los documentos con los procesos de gestión de la empresa.
Este posicionamiento es relevante para empresas que necesitan más que almacenamiento.
En grandes organizaciones, el desafío no es solo dónde guardar documentos, sino cómo asegurar que estén actualizados, vinculados a responsables, accesibles al público correcto e integrados a la rutina de ejecución.
En general, la solución de Gestión de Documentos de Actio promuevo beneficios como:
- Control de versiones: permite mantener historiales de revisiones, identificar responsables y reducir la dificultad de localizar la versión oficial de un documento;
- Gobernanza documental permite registrar documentos, estructurarlos en carpetas y definir responsables y público interesado;
- Cumplimiento y auditoría: apoya el proceso de trazabilidad, control de acceso y organización documental;
- Integración con Microsoft y APIs permite que la gestión documental dialogue con diferentes programas por medio de la integración con API;
- Documentos conectados a la ejecución: El documento se vuelve parte de la gestión, asociándolos a procesos y planes de acción.
Con esto, el programa de Gestión de Documentos de Actio permite que la empresa mantenga una gestión completa de diferentes protocolos y políticas.
Qué considerar antes de implementar la gestión de documentos
La implementación de la gestión electrónica de documentos debe comenzar con un diagnóstico de madurez.
La empresa necesita entender ¿Dónde están los documentos críticos?, qué áreas producen más documentos, qué normas o auditorías exigen evidencias, qué documentos están vencidos y qué riesgos se derivan de la falta de control.
Para eso, software de gestión electrónica de documentos, como el de Actio, ayudan a estructurar y mantener una buena gestión documental, garantizando el seguimiento de la creación de nuevos documentos, procesos de revisión y actualización.
La Actio Ainda se diferencia ao conectar os processos de GED a indicadores, riscos, auditorias e planos de ação, permitindo que os documentos sustentem a governança corporativa em tempo real.
Para entender cómo la solución de Gestión de Documentos de Actio puede ayudar a su empresa a estructurar y mantener la gestión documental, agende una demostración gratuita completando el formulario a continuación.
