Entender qué es OCR va mucho más allá de saber cómo funciona este sistema en la práctica, sino comprender cómo esta tecnología puede ayudar a su empresa a gestionar los documentos.
La tecnología, que se popularizó en los años 90 para transformar periódicos y documentos impresos en archivos digitales, recibió un nuevo aspecto con el crecimiento de la inteligencia artificial.
Hoy, esta es una de las principales formas de transformar imágenes y documentos en archivos editables, buscables y catalogables, siendo esencial para muchos negocios modernos
¿Qué es OCR?
Los OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) es una tecnología que utiliza la extracción automatizada de datos para convertir imágenes de texto en un archivo legible para máquinas.
Básicamente, un software de OCR extrae y reutiliza los datos de diferentes tipos de documentos, físicos o digitales, como imágenes de cámaras y PDFs.
Este software reconoce las palabras presentes en imágenes, las extrae y permite el acceso y la edición de los contenidos originales.
El sistema OCR surgió en 1974, con la fundación de Kurzweil Computer Products por Ray Kurzweil, y posibilitaba la digitalización de cualquier impreso, independientemente de la fuente.
No entanto, solo se popularizó en 1990 con la digitalización de periódicos históricos. Actualmente, este sistema tuvo un salto de mejora, ofreciendo una digitalización con precisión casi perfecta.
¿Cómo funciona el OCR?
El software de OCR utiliza software para escanear y digitalizar documentos e imagens e transformá-los em um arquivo editável.
Para archivos físicos, se necesita un escáner para transformar el archivo en algo accesible, pero en el caso de archivos digitales basta un software para transformar ese documento, foto o imagen en un archivo editable.
El proceso para utilizar un OCR es el siguiente:
- Captura de pantalla El software recibe la imagen, ya sea foto, un escáner, impresión o PDF;
- Preprocesamiento: el sistema mejora la imagen, ajustando contraste y eliminando ruidos para facilitar la separación del fondo y del texto;
- Segmentación El software divide la imagen en partes, separando bloques de texto, líneas, palabras y caracteres;
- Reconocimiento de caracteres: el sistema compara los patrones visuales encontrados, separando las formas y reconociendo letras;
- Interpretación del contexto: El OCR reconoce los caracteres aislados, formando palabras y frases, corrigiendo posibles errores;
- Texto terminado por último, el archivo se convierte en texto digital, que se puede copiar, buscar y editar.
Los sistemas actuales todavía cuentan con la Inteligencia Artificial para agilizar el proceso, actuando en la detección de caracteres y en la interpretación del contexto.
¿Cuáles son los tipos de archivos OCR?
Actualmente, existen 4 tipos distintos de OCR, siendo el más simple, el de reconocimiento óptico de marcas (OMR), el de reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) y el reconocimiento inteligente de palabras.
Básicamente, sus diferencias son:
- OCR simple: reconoce caracteres impresos en imágenes y documentos y los transforma en texto editable;
- Reconocimiento óptico de marcasidentifica marcas rellenadas en campos específicos, como círculos, casillas de verificación o cuadrados;
- Reconocimiento Inteligente de Caracteres usa inteligencia artificial para interpretar letras y números escritos de formas diferentes;
- Reconocimiento inteligente de palabras: reconoce palabras completas en lugar de analizar solo carácter por carácter.
Los beneficios de los programas de OCR
Los beneficios de los programas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) están ligados a la transformación de documentos físicos o digitalizados en archivos editables y a la reducción del trabajo manual.
Para resumir, los beneficios de estos programas de OCR incluyen:
- Reducción de trabajo manual Disminuí la necesidad de escribir información manualmente, ahorrando tiempo y reduciendo el esfuerzo operativo;
- Más agilidad en los procesos: documentos que antes precisavam ser lidos e transcritos por pessoas podem ser processados de maneira muito mais rápida;
- Menos errores de escritura: Al automatizar la captura de datos, el OCR reduce los fallos humanos comunes en tareas repetitivas;
- Facilidad para buscar información: los textos extraídos por OCR se vuelven pesquisables, lo que permite encontrar palabras, números, nombres o datos específicos con mucha más facilidad;
- Digitalización y organización de documentos: ayuda a las empresas a convertir archivos físicos en documentos digitales, facilitando el almacenamiento, la clasificación y el acceso;
- Mayor productividad los equipos pueden dedicar menos tiempo a tareas operativas y más tiempo a actividades estratégicas;
- Integración con otros sistemas: los datos extraídos pueden ser enviados a ERPs, CRMs, hojas de cálculo, sistemas financieros o plataformas de gestión;
- Mejor control y seguridad de la información: los documentos digitalizados pueden ser almacenados con permisos de acceso, copias de seguridad y trazabilidad.
En resumen, los softwares de OCR hacen la gestión de documentos más rápida, eficiente y confiable, contribuyendo a la automatización de procesos y a la reducción de costos operativos.
Cómo Cristóbal Obispo se diz em Reconocimiento de Patrones y Aprendizaje Automático, Los sistemas inteligentes de OCR utilizan clasificación probabilística para interpretar patrones documentales e inferir categorías a partir de evidencias estadísticas.
Cómo la IA ayuda al OCR?
La integración de la IA con el OCR facilitó el proceso de análisis y confección de los archivos editables. Con esto, mientras que el OCR identifica los caracteres de forma más rígida, la IA analiza el contexto y los diferentes formatos de escritura y fuente.
Con esto, la IA ayuda a OCR a comprender los textos con mayor precisión, interpretar manuscritos, entender el contexto de las palabras, mejorar las imágenes antes de las lecturas y clasificar los documentos automáticamente.
Algunos modelos modernos de OCR, como ABBYY o la Microsoft ya poseen la IA integrada, auxiliando en el proceso de transcripción, en estos casos el sistema también es conocido como ICR.
En la gestión, mientras la OCR proporciona los datos de los archivos, la IA trabaja la información para generar ideas para la gestión, colaborando con la administración de documentos y facilitando la toma de decisiones.
Y esta asociación no tiene por qué limitarse al sistema OCR, sino que también debe percibirse fuera de él.
Por ejemplo, en la solución de Gestión de Documentos de Actio a los agentes de IA integrados posibilitan que los gestores Recoge los datos presentes en el documento OCR y procese esta información con facilidad, generando informes e información para la gestión.
Cómo hacer una Gestión de Documentos con OCR
Hacer una gestión de documentos con OCR significa transformar documentos físicos, PDFs escaneados e imágenes en información digital que puede ser buscada, organizada y utilizada en procesos corporativos.
Para esto, es preciso transformar los archivos físicos o digitales en documentos editables y buscables por el sistema de software OCR. De esta forma, la empresa posee la información estructurada, permitiendo que encuentre y clasifique los archivos con facilidad.
Este modelo es especialmente útil para empresas que lidan con contratos, formularios, evidencias regulatorias, documentos de auditoría, listas de verificación, comprobantes, notas, informes y registros operativos.
Con el OCR, el documento deja de ser solo un archivo almacenado y pasa a generar datos que pueden alimentar flujos de trabajo, controles, auditorías, indicadores y procesos de cumplimiento.
Una arquitectura común para este tipo de gestión es:
Documento, PDF o imagen → OCR especializado → texto estructurado y metadatos → plataforma de gestión documental y gobernanza
De esta forma, el OCR actúa como una herramienta de captura y extracción de información, mientras que la gestión documental organiza, controla y da seguimiento al uso de estos documentos dentro de la empresa.
¿Cómo ayuda Actio a tu Gestión Documental?
Actio es el ecosistema que da propósito a los datos extraídos por OCR, siendo la inteligencia que dirige estos datos hacia el éxito de su estrategia corporativa.
Actualmente, la plataforma no es una solución nativa especializada en OCR, es decir, no actúa como un motor propio de lectura automática de documentos.
Su enfoque está en la gestión corporativa integrada, conectando estrategia, riesgos, rendimiento, procesos y personas en una única plataforma, con centralización de datos y automatización de procesos.
En la práctica, esto significa que la Actio puede recibir, almacenar, organizar y gestionar documentos dentro de los procesos de la empresa.
A través de su solución de Gestión de Documentos de Actio, la plataforma soporta el control documental, anexos, evidencias, auditorías, flujos de aprobación, trazabilidad e integración con otros frentes de gestión.
Es decir, el OCR permite que sus documentos sean editables y Actio se asegura de que estén bien administrados, lo que garantiza un buen flujo de trabajo para su gestión documental.
De esta manera, el OCR lee y estructura los datos mientras Actio organiza, controla y transforma esa información en procesos rastreables, auditables y conectados a la gestión de la empresa.
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