Establecer un Procedimiento Operacional Estándar, también conocido como POP, es una de las formas más estratégicas de garantizar la calidad y eficiencia de una escala de producción.
Sin embargo, a pesar de su importancia para el día a día de una operación, muchas empresas aún no implementan este protocolo de la mejor manera, abriendo brechas para el desalineamiento del equipo y un posible retrabajo.
En este artículo, veremos cómo crear un Procedimiento Operativo Estándar de la forma más estratégica para su negocio, cómo mantenerlo actualizado y cuáles son los principales errores a evitar.
¿Cuál es el objetivo del POP dentro de las empresas?
El objetivo del POP dentro de las empresas es solo uno: establecer la estandarización de los procesos y, consecuentemente, disminuir los errores y las variabilidades en una operación.
La estandarización de una operación es la forma más ágil de aumentar la productividad de un equipo y la previsibilidad de un producto, por ejemplo, al establecer un POP la empresa establece cuál es la calidad de esa producción, haciendo que sea más fácil de reproducirla.
Ella también disminuye errores de ejecución y permite que el servicio o producto tengan calidad comprobada. Para Shigeo Shingo, uno de los principales nombres de la calidad en Lean, los procesos deben ser diseñados de forma que el error sea evitado, y no solo corregido.
Además, el Procedimiento Operativo Estándar permite la transferencia de conocimiento entre un colaborador y otro, lo que disminuye los costos de entrenamiento para nuevos contratados y reduce la dependencia de una persona clave.
Con esto, vale la pena decir que el POP no es solo una documentación estándar que debe seguirse, sino un mecanismo de ejecución consistente que permite hacer el día a día aún más ágil.
Cómo hacer un procedimiento operativo estándar en la práctica
El Procedimiento Operativo Estándar no es más que un documento relatando el paso a paso de una operación, por eso, debe moldearse de acuerdo a las necesidades de la empresa y de la función para la cual está establecido.
¿Se puede crear un POP para un producto, por ejemplo, donde se establecen los pasos necesarios para que la materia prima se transforme en el producto en sí? O bien, puede establecer el estándar de una tarea determinada.
Vamos verificar como o Procedimento Operacional Padrão pode ser feito na prática:
- Observe lo que ya sucede: En la práctica, la persona que ya cumple esa función detalla todo el proceso del trabajo que se realiza hoy, desde cómo se inicia hasta cómo se registra todo.;
- Estructura el flujo: tendo em mente todos os pontos de melhoria, o próximo passo é registrar todo o fluxo que deve ser seguido, mas atenção, aqui ainda não é o POP, apenas o raciocínio;
- Definir los elementos: Aquí es preciso entender algunos puntos, son ellos:
- Cuál es el objetivo del procedimiento;
- Quien participa de todo el proceso.;
- Cuándo este procedimiento debe ser seguido;
- ¿Cuál es el resultado esperado para este procedimiento?.
- Escriba el paso a paso: ahora sí es el momento de poner todo el proceso en papel, de forma que los colaboradores consigan comprender la estructura y ejecutar sin ninguna duda;
- Valida con quien ejecuta: Finalmente, con la estructura hecha, es preciso validar con las personas que ejecutarán este documento y, si está todo conforme, basta publicarlo y comenzar a utilizarlo como métrica de calidad para el trabajo.
Cómo elaborar un POP eficiente
Un POP bien elaborado no es un paso a paso de ejecución, ya que necesita ser, de hecho, ejecutable. Por ello, procesos importantes no pueden ser ignorados.
Como ya destacaba Taiichi Ohno, creador del Sistema Toyota de Producción, “sin patrones, no puede haber mejora”.
Si la gerencia no realiza el levantamiento de las actividades de forma a entrevistar y a entender realmente lo que se hace en el día a día, ella no logra localizar cuellos de botella y mejoras para ese proceso, lo que puede comprometer la productividad del equipo a largo plazo.
Más importante aún: ella no puede entender si ese colaborador podrá, de hecho, realizar ese POP o si necesitará una capacitación determinada o incluso la mejora de equipos, por ejemplo.
Al momento de elaborar, ten siempre en mente:
- El mapeo de procesos de las actividades;
- La identificación de las entradas y salidas, así como de los responsables;
- El nivel de detalle, que no puede ser genérico, ni excesivo;
- Uso de lenguaje claro y objetivo.
Cómo escribir un Procedimiento Operacional Estándar
Aun cuando el documento es, de cierta manera, personalizado para la necesidad de cada empresa, suele abordar una estructura clara, con:
- Título;
- Objetivo;
- Alcance;
- Responsables;
- Paso a paso;
- Indicadores.
La El lenguaje debe ser claro y sin ambigüedad, ya que no solo aquel colaborador debe comprender, sino también posibles colaboradores que puedan sustituir a aquella persona y las nuevas contrataciones.
Para facilitar la lectura, el uso de numeraciones y viñetas es bienvenido. No priorices la formalidad, sino la escritura orientada a la ejecución.
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Cómo referenciar un POP correctamente
Generalmente, las empresas poseen diferentes documentos de Procedimiento Estándar, uno para cada producto o función que necesite de esa estandarización, por eso, es extremadamente importante referenciar correctamente a la hora de almacenar.
- Evite nombres genéricos, como “POP-001;
- Siempre revise el documento, manteniendo la fecha actualizada;
- Establezca el área y el proceso relacionado, ya sea en carpetas o directamente en el título del documento;
- Haz el control del almacenamiento.
Si nadie puede encontrar este documento, el POP no sirve para nada.
Cómo actualizar un Procedimiento Operacional Estándar
Siempre que haya un cambio de proceso, identificación de fallas o evolución tecnológica que pueda mejorar aquel trabajo, vale la pena actualizar el procedimiento, haciendo el mismo proceso anterior, pero enfocado en estas mejoras.
Es interesante establecer un plazo de actualización para los POPs, ya sea cada año o cada semestre, dependiendo del sector en el que trabaje la empresa. Por ejemplo, las empresas de tecnología, que siempre enfrentan cambios en el sector, pueden tener un calendario de actualizaciones más apretado.
Vale la pena recordar que el POP no es estático, cambia según la operación y, para ello, es interesante escuchar los comentarios de quienes lo están poniendo en práctica en el día a día.
Ejemplos prácticos de aplicación de los POP en las empresas
En la práctica, todos los departamentos pueden beneficiarse de un Procedimiento Operativo Estándar, ya sea el financiero, la operación o el marketing, siempre que este refleje las necesidades de esa área.
Por ejemplo, dentro de las operaciones de una fábrica, el POP sirve como un documento que estandariza el proceso de creación de ese producto, desde el almacenaje de la materia prima hasta el etiquetado.
En un sector de marketing, el POP puede ayudar en la estandarización de procesos de publicación en redes sociales, por ejemplo, desde la creación de la pauta hasta el análisis de las métricas.
Aunque el Procedimiento Operacional Estándar se utiliza ampliamente en el día a día, es importante recordar que su base se encuentra en metodologías consolidadas, como ISO 9001, Lean y Six Sigma, todas orientadas a la estandarización, control y mejora continua de la operación.
Sin embargo, es importante comprender las necesidades de cada uno de los sectores antes de establecer un proceso de estandarización.
Errores comunes al implementar un POP (y cómo evitarlos)
El error más común del POP es: criar e não usar. De esta forma todos los problemas analizados durante la creación de la estandarización continúan a suceder, trayendo perjuicios incalculables para la empresa a largo plazo.
En el enfoque de Gestión de Procesos de Negocio (PPM), no basta ejecutar, es necesario definir, documentar y evolucionar continuamente los procesos. El POS surge, en este contexto, como la traducción práctica de la ejecución en el nivel operacional.
Además, existen otros problemas que no sólo pueden afectar la adhesión de este documento, sino que colaboran a una mala gestión, algunos de ellos son:
- Exceso de complejidad si el documento tiene más pasos de los necesarios, el colaborador podría no ser capaz de ponerlo en práctica en el día a día;
- Falta de actualización a veces aparece una nueva tecnología que puede mejorar todo el proceso, pero el POP sigue desactualizado y los colaboradores no utilizan aquello que podría facilitar el trabajo;
- Falta de entrenamiento: si durante la elaboración del POP hay nuevos pasos a seguir, los colaboradores pueden necesitar capacitación, de lo contrario el documento no será utilizado;
- Desconexión con indicadores una vez que el POP venga a estandarizar y estructurar los procesos, sin mirar los indicadores no sabrás exactamente qué puede ser mejorado para aumentar la calidad de ese producto o área.
Para evitar este tipo de error y facilitar la adhesión al Procedimiento Operativo Estándar, muchas empresas invierten en soluciones que ya ofrezcan espacio para este documento.
Cómo conectar POP a la gestión estratégica de la empresa
El Procedimiento Operativo Estándar es el base de una buena ejecución estratégica, ya que permite estandarizar y mejorar la calidad del trabajo realizado en el día a día, sin embargo, a pesar de ser un documento de extrema importancia, es comúnmente dejado de lado por muchos gerentes.
Con esto, perdemos la oportunidad de visualizar los procesos, sabiendo dónde cortar y dónde mejorar dentro de la operación, se pierde una ejecución más estructurada y estandarizada y, con esto, la alineación organizacional.
Cabe dizer que o POP tem ligação direta com diferentes KPIs, como a taxa de erros e o tempo de ciclos de cada tarefa.
Además, un buen Procedimiento Operativo Estándar permite una mayor integración con herramientas de gestión y, consecuentemente, hay mayor escalabilidad organizacional.
Algunos ejemplos serían las soluciones de Actio. Donde es factible alinear sus estrategias con los POPs de su empresa, garantizando que todo el proceso está siendo seguido y actualizado conforme el día a día de la operación.
Esto significa que es posible tener una mejor visión del proyecto, definir los equipos responsables de cada parte de la estrategia y hacer un mejor levantamiento de las actividades en un solo lugar.
