A gestão eletrônica de documentos se tornou parte importante da infraestrutura de governança que sustenta decisões, auditorias e controles internos, deixando de ser apenas um processo de digitalização de informações.
Políticas, atas, procedimentos e evidências, que antes ficavam dispersos em pastas pessoais, anexos de e-mail e repositórios sem governança, agora se tornam acessíveis e rastreáveis em diferentes partes da organização.
Neste artigo, vamos entender como a gestão eletrônica de documentos se tornou tão importante para os negócios e qual a melhor forma de conectar os documentos às estratégias, riscos e planos de ação.
Por que fazer a gestão eletrônica de documentos?
A gestão eletrônica de documentos é um processo importante para garantir a governança de uma organização. Com ela, documentos críticos são criados, armazenados e acessados de forma controlada em ambientes complexos.
Na prática, a importância do GED (Gestão Eletrônica de Documentos) aparece quando a empresa precisa acessar políticas, atas de reuniões e processos com facilidade, mantendo o compliance e facilitando a tomada de decisão.
Ou seja, ela deixa de ser apenas um processo de converter documentos em formatos digitais (OCR) para se tornar parte da organização como um todo.
A gestão de documentos é o centro de estruturas reconhecidas de controle, sendo necessárias para diferentes frentes de uma empresa, por exemplo, a ISO 9001:2015 trata o sistema de gestão de qualidade como um processo documentado que avalia desempenho e melhoria.
Já a segurança da informação e o compliance orienta a criação, implementação e manutenção de melhorias de sistema com base em uma documentação controlada e responsabilidades claras, como estabelece a ISO 37301:2021.
Dessa forma, a documentação deixa de ser uma burocracia para se tornar a base de um mecanismo de gestão.
Quais os maiores desafios na gestão de documentos eletrônicos nas empresas?
A gestão de documentos eletrônicos se torna um desafio quando a empresa cresce e amplia as estruturas de compliance. Nestes casos, o excesso de documentos se torna um problema quando não há controle, contexto, dono ou rastreabilidade.
Em muitas empresas, os documentos circulam em diferentes versões e lugares, sendo armazenados em sistemas departamentais e pastas locais. Dessa forma, cria-se versões distintas de um mesmo documento, criando inconsistência e dificultando a identificação da versão oficial.
Além disso, outros desafios se mostram presentes, como:
- A ausência de responsáveis definidos, seja para a revisão, criação ou atualização;
- A baixa rastreabilidade, necessária para auditorias e controles internos, como demanda o COSO Internal Control;
- A falta de controle de acesso, que deixa o documento vulnerável ou inacessível para determinados colaboradores;
- A desconexão dos documentos à rotina organizacional, o que colabora para a não conformidade das ações.
É neste ponto que uma boa gestão de documentos se mostra um diferencial, pois ela soluciona problemas comuns da gestão cotidiana de estratégias, riscos e processos.
Quais os benefícios da gestão eletrônica de documentos para a alta gestão?
A gestão eletrônica de documentos entrega benefícios executivos quando melhora a confiabilidade da informação, reduz riscos de auditoria, padroniza a execução e fortalece a capacidade da organização de demonstrar conformidade.
De modo geral, os benefícios são muitos, sendo eles:
| Benefício | Como a GED contribui |
| Preservação do conhecimento organizacional | Documentos bem governados reduzem a dependência de conhecimento informal e garantem que políticas, processos, responsabilidades e diretrizes estratégicas permaneçam acessíveis, atualizados e padronizados entre áreas, unidades e geografias. |
| Redução de riscos de auditoria | A GED diminui a exposição causada por documentos vencidos, evidências dispersas, aprovações não rastreáveis e controles mal documentados, fortalecendo a capacidade da empresa de demonstrar conformidade com maior segurança. |
| Rastreabilidade de controles e evidências | Políticas, matrizes, planos de tratamento, registros de revisão e evidências de monitoramento passam a estar organizados e conectados ao ciclo de riscos, facilitando a comprovação da execução dos controles internos. |
| Padronização operacional | Procedimentos oficiais, instruções de trabalho, normas de segurança e documentos de processos ficam disponíveis para as áreas certas, sempre com versão vigente e histórico de revisão, reduzindo interpretações divergentes na operação. |
| Governança de políticas e documentos sensíveis | A gestão documental fortalece o controle sobre políticas corporativas, treinamentos, documentos de RH e materiais sensíveis, permitindo demonstrar acesso, ciência e atualização em temas como conduta, segurança, remuneração, diversidade e cumprimento regulatório. |
Além disso, setores regulados dependem ainda mais da documentação auditável e, por isso, a organização dos documentos e uma boa gestão se tornam essenciais para áreas como saúde, finanças, energia e indústria farmacêutica.
Como estruturar um modelo confiável de gestão de documentos eletrônicos?
Um modelo confiável de gestão de documentos eletrônicos se inicia pela definição de governança. Para isso, é preciso estabelecer quais documentos são críticos, seus responsáveis, a classificação e quem poderá acessá-los.
Com isso, o processo ficaria o seguinte:
Mapeie os documentos
O primeiro passo é mapear a documentação que precisa de maior controle. O que inclui: políticas corporativas, normas internas, procedimentos operacionais padrão, instruções operacionais e documentos de auditorias.
A partir disso, é preciso definir os critérios de criticidade, uma vez que nem todo documento exige o mesmo nível de controle.
Estabeleça a accountability
Um bom modelo de GED deve definir proprietários, responsáveis por revisão, aprovadores e públicos interessados.
Dessa forma, cria-se a accountability e reduz o risco de possuir documentos obsoletos ainda ativos.
É importante também estabelecer o público relevante, porque ele permite tratar o documento como um instrumento de comunicação gerencial.
Implemente controle de versões
O controle de versões é uma das principais bases da maioria dos softwares de gestão eletrônica de documentos, permitindo identificar a versão vigente e acompanhar as alterações, diminuindo conflitos entre os documentos duplicados.
Mais do que uma funcionalidade operacional, o versionamento é um recurso de governança. Em auditorias, ele permite demonstrar quando uma política foi alterada, por quem, com qual justificativa e qual versão estava vigente em determinado período.
Conecte os documentos a riscos, controles e planos de ação
Um dos maiores erros da GED é tratar documentos como objetos isolados e não como parte de um processo maior. Em empresas maduras, os documentos precisam dialogar com a arquitetura de gestão.
Essa conexão também aproxima a GED de frameworks de governança de tecnologia e controles. O COBIT 2019, por exemplo, orienta a governança e gestão da informação e tecnologia a partir de objetivos de governança e gestão, alinhados a metas empresariais.
Controle acessos aos documentos
A governança documental precisa equilibrar transparência e segurança. Enquanto alguns devem ser amplamente acessados pelos colaboradores, outros exigem restrição e confidencialidade.
Portanto, o controle de acesso deve permitir segmentação por usuário, área, papel e tipo documental. Isso reduz exposição indevida, fortalece a proteção da informação e cria aderência a práticas de segurança e compliance.
Monitore pendências, vencimentos e revisões
Documentos críticos precisam de ciclo de vida, o que implica no acompanhamento de revisões, aprovações e atualizações. Sem um monitoramento, a empresa perde o controle de quais são os documentos criados, quais precisam atualizar e quais estão vencidos.
Manter diferentes versões em softwares e localidades distintas pode fragmentar a gestão e tornar o processo do GED ainda mais complicado. Falamos um pouco disso em um de nossos webinares, como você pode conferir a seguir:
Por isso, a implantação da gestão eletrônica de documentos deve prever rotinas de revisão, alertas, responsáveis e indicadores de governança documental.
Algumas métricas úteis incluem percentual de documentos vencidos, tempo médio de revisão, quantidade de pendências documentais, documentos sem responsável, documentos críticos sem público definido e evidências pendentes para auditoria.
Como a Actio ajuda na gestão eletrônica de documentos?
A Actio ajuda na gestão eletrônica de documentos ao posicionar a GED como parte da governança corporativa. Em vez de atuar apenas como um repositório documental, a plataforma conecta documentos aos processos de gestão da empresa.
Esse posicionamento é relevante para empresas que precisam de mais do que armazenamento.
Em grandes organizações, o desafio não é apenas sobre onde guardar documentos, mas como assegurar que eles estejam atualizados, vinculados a responsáveis, acessíveis ao público correto e integrados à rotina de execução.
De modo geral, a solução de Gestão de Documentos da Actio promove benefícios como:
- Controle de versões: permite manter históricos de revisões, identificar responsáveis e reduzir a dificuldade de localizar a versão oficial de um documento;
- Governança documental: permite cadastrar documentos, estruturá-los em pastas e definir responsáveis e público interessado;
- Compliance e auditoria: apoia o processo de rastreabilidade, controle de acesso e organização documental;
- Integração com Microsoft e APIs: permite que a gestão documental dialogue com diferentes programas por meio da integração com API;
- Documentos conectados à execução: o documento se torna parte da gestão, associando-os a processos e planos de ação.
Com isso, o programa de Gestão de Documentos da Actio permite que a empresa mantenha uma gestão completa de diferentes protocolos e políticas.
O que considerar antes de implementar a gestão de documentos?
A implantação da gestão eletrônica de documentos deve começar por um diagnóstico de maturidade.
A empresa precisa entender onde estão os documentos críticos, quais áreas produzem mais documentos, quais normas ou auditorias exigem evidências, quais documentos estão vencidos e quais riscos decorrem da falta de controle.
Para isso, softwares de gestão eletrônica de documentos, como o da Actio, auxiliam a estruturar e manter uma boa gestão documental, garantindo o acompanhamento da criação de novos documentos, processos de revisão e atualização.
A Actio ainda se diferencia ao conectar os processos de GED a indicadores, riscos, auditorias e planos de ação, permitindo que os documentos sustentem a governança corporativa em tempo real.
Para entender como a solução de Gestão de Documentos da Actio pode ajudar sua empresa a estruturar a manter a gestão documental, agende uma demonstração gratuita preenchendo o formulário abaixo.
