Administrar proyectos se volvió tan complejo como administrar una empresa. Necesitamos definir alcance, plazos, costos, recursos, adquisiciones, viabilidad, canales de comunicación, entre otros detalles.
La medida correcta de lo que será necesario para tomar la iniciativa para la conclusión es un factor determinante para el éxito empresarial, lo cual exige herramientas de apoyo, como un software de gestión de proyectos.
El hecho es que, por mucho tiempo, hicimos todo esto a mano, en hojas de cálculo Excel, confiando en el feeling y en la experiencia de los profesionales involucrados. Sin embargo, se sabe que cuanto más complejo el controle realizado manualmente, más susceptible será de errores, pudiendo generar desperdicios y daños innecesarios. Y, frente a la feroz competencia, ser muy preciso y veloz en las decisiones y en las acciones es esencial.
Conoce ahora mismo lo que debes considerar en la selección de la herramienta que será tu aliada:
1. ¿Cuál es tu necesidad real?
Antes de adquirir el software de gestión de proyectos sólo porque él tiene una buena reputación en el mercado o porque alguien dice que es bueno, considera las necesidades reales de tu empresa.
¿Qué necesita administrarse? ¿Con qué nivel de detalle? ¿Cuántas personas requieren tener acceso a la herramienta? ¿Qué tipo de análisis será necesario?
Más vale esperar por la herramienta correcta, antes que tomar el primer software que aparece y descubrir que el esfuerzo de trasladarle toda la información fue en vano.
2. ¿Cuáles son las funcionalidades necesarias?
Las funcionalidades del sistema de gestión de proyectos son las que van a conferir agilidad, eficiencia y productividad a tu equipo. Muchas empresas invierten altas sumas de dinero en tecnología cuja funcionalidad son sub aprovechadas o incluso en herramientas que dejan mucho que desear en ese aspecto.
Las funcionalidades deben corresponder a tus necesidades, reflejar tus procesos de gestión y traer la información que necesitas de manera rápida e intuitiva.
Además, intente evaluar en los softwares si van más allá de los proyectos. Algunas soluciones contemplan una solución de gestión estratégica al control de proyectos, confiriendo una unidad mayor en la gestión de los resultados de su compañía.
3. ¿Es posible personalizar la solución?
Cada empresa tiene sus particularidades. La mejor manera de hacer con que un software de gestión de proyectos responda a todas ellas es contratando una solución que tenga la posibilidad de tener tu rostro.
Consulta los proveedores para asegurar la posibilidad de personalización. Algunas soluciones serán altamente personalizables, otras no tanto. Una vez más, evalúa la necesidad de tu empresa y si la tecnología corresponde a lo que esperas.
4. ¿El software es escalable?
En un mercado donde las empresas se están volviendo cada vez más proyectadas, es esencial tener una solución que sea escalable. Esto significa tener un software con capacidad de expansión en el espacio de almacenamiento, en la medida en que tu empresa crece.
Verifica si el proveedor garantiza esta posibilidad o si, habiendo necesidad de aumentar el número de usuarios y datos tendrás que cambiar de sistema. Mejor invertir en algo de larga duración que en un software que luego tendrá que ser sustituido.
5. ¿La solución es colaborativa?
Trabajar en equipo es esencial en la gestión de proyectos, pero no podemos partir de la suposición de que tu equipo siempre estará reunido dentro da misma sala, usando los mismos gadgets y herramientas.
Dentro de esta perspectiva, verifique si la solución contratada permite colaboración en tiempo real, especialmente en la nube. Los Softwares ofrecidos en el modelo SaaS (Software as a Service) traen ventajas para el trabajo colaborativo.
6. ¿Todas las áreas de la gestión de proyectos se contemplan?
La complejidad de cada proyecto determina la necesidad de gerencia. Las iniciativas pequeñas consumen pocos recursos, muchas veces no requieren análisis de viabilidad. Pero, cuando se trata de algo grande, los detalles mandan.
En este sentido, verifica si el software de gestión de proyectos a ser contratado permite gerenciar todo el ciclo del proyecto más complejo que puedas tener. Así no necesitarás controles externos y alternativos.
Verifica si es posible controlar planes de acción, cronogramas, indicadores (KPIs), tareas atrasadas, costos, entre otros. ¡Las funcionalidades extra como un foro donde los trabajadores pueden intercambiar ideas online e incluso la posibilidad de tener el agendamiento automático de la reunión de control puede ser un “plus” en tu gestión!
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7. ¿Cómo el software ayuda en la comunicación interna?
Uno de los secretos de la gestión de proyectos eficiente es la comunicación interna y la transparencia. Verifica en los softwares seleccionados cuáles son las funcionalidades relacionadas a este tema. La transparencia ayuda en la presión positiva para la ejecución dentro del plazo, al final, si todos pueden ver dónde se atrasa el proyecto, nadie va a querer ser el responsable del cuello de botella, ¿no es así? De ese modo, naturalmente las personas comienzan a moverse para eliminar Los escollos y enrumbar el proyecto de nuevo.
Verifica si el software ofrece:
- Alertas automáticas para inicio de acción y/o acciones atrasadas
- Si es posible separar los proyectos por áreas
- Informes de seguimiento para retrasos o desvíos
- Indicadores de desempeño
- Paneles de Control para gestión a la vista con posibilidad de monitorear el andar de los proyectos en tiempo real
8. ¿Existe soporte para la solución?
Nada es más frustrante que contratar una solución y entender que tienes varias dudas y nadie para responderlas. Es por esta razón que, antes de adquirir cualquier software de gestión de proyectos debes estar seguro de que existe un soporte, y de los buenos.
Verifica si, junto al contrato, viene adjunto un SLA (Service Legal Agreement), esto es, un documento que determina cual es el servicio mínimo a ser prestado por el soporte y la calidad de este.
9. ¿Es posible integrar el software de gestión de proyectos a otras soluciones?
Elemento importantísimo a ser verificado antes de la contratación de la herramienta: la posibilidad de integración con otros sistemas utilizados en tu empresa, como ERP, CRM, Big Data, entre otros.
La gestión integrada es necesaria para que tengas una visión completa del rendimiento de tu organización, incluso de los proyectos, cuyo mayor objetivo es siempre traer el retorno financiero al negocio.
10. ¿Cuál es el costo de la solución?
Finalmente, evalúa si el costo de la solución es proporcional a los beneficios ofrecidos y si está dentro del presupuesto previsto para la inversión. Es mejor tener una solución más costosa y que traiga mejores resultados a mediano y largo plazo que tener un software que de más trabajo del esperado. Recuerda siempre que el software más económico no siempre es la mejor solución para su empresa. Evalúa los requisitos básicos antes - necesidades, funcionalidades, escalabilidad, etc. - para colocar el costo como factor de desempate.
Recuerda siempre que el software más barato no siempre es la mejor solución para tu empresa. Evalúa primero los requisitos básicos – necesidades, funcionalidades, escalabilidad, etc. – para poner el coste como factor decisivo.
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