Cómo la gestión de proyectos permite la gestión estratégica en una empresa.
Los objetivos del plan estratégico de una organización, a menudo, necesitan transformaciones significativas para que la empresa pueda prepararse para alcanzarlos.
Desde pequeñas transformaciones sectoriales hasta ampliaciones de mayor envergadura, como la creación de nuevas unidades departamentales o fabriles. Para ello, las organizaciones necesitan de proyectos, y de la adecuada gestión de ellos, para que los objetivos globales sean alcanzados.
Segundo Guilherme Barbassa, o modelo de gestão empresarial geralmente terá duas grandes pilastras ou fundamentos, são eles: a gestão dos processos operacionais, isto é, a gestão do dia a dia da empresa; e a gestión de sus proyectos de la empresa que son los grandes responsables de hacer que el cambio suceda, es decir, cambios estructurales que se apoyan en los proyectos corporativos.
Cláudio Bastos Boaventura, Gerente de Negócios y Proyectos de Stratec, cree que todos los proyectos asociados a una organización son, en teoría, importantes y deben agregar valor, de lo contrario, ellos mismos no tendrían razón de existir. “Desde el más simple hasta el más complejo, su importancia debe ser adecuadamente evidenciada para evitar equívocos de crearse proyectos sin un valor significativo para el momento en que la organización se encuentra, principalmente los proyectos clasificados como estratégicos”, subraya.
“Cuando hablamos de gestión estratégica, estamos hablando de grandes cambios organizacionales para ocupar determinado posicionamiento estratégico en el mercado o fortalecer el posicionamiento actual. La gestión de proyectos es lo que garantizará una eficacia en la conducción de estos proyectos, que a su vez, objetivan el cambio y por lo tanto sustentan la gestión de la estrategia de la empresa”, explica Barbassa.
Según Bastos, conducir al éxito un proyecto estratégico y complejo es mucho más que afirmar simplemente que la organización defiende la metodología “A” o “B”, o que tiene una oficina de proyectos “azul”, “roja” o “amarilla”, frases que muchas organizaciones se “enorgullecen” de decir. Para él, la gestión de un gran proyecto exige que la organización esté preparada para supervisar con frecuencia los indicadores y, en caso necesario, poder alinear la trayectoria del proyecto si se desvía de su curso. “Hoy en día, muchas organizaciones todavía se engañan pensando que el éxito de un proyecto consiste en entregar un conjunto de actividades a una persona con una “varita mágica” que se llamará “jefe de proyecto”, sin preocuparse de si existe una planificación adecuada y un plan de seguimiento y control compatible con la complejidad del proyecto en cuestión, para poder identificar y resolver los riesgos. Sin esto, lo único que queda es echar la culpa a la “varita mágica”, pero como es un elemento imaginario, la culpa siempre recae en la persona que ha sido nombrada “gestor del proyecto”’, bromea.
Bastos complementa diciendo que gestionar un proyecto es una ecuación compuesta por algunas variables importantes, tales como tener una planificación adecuada, la participación de personas comprometidas con el “resultado positivo” (patrocinador, gerente del proyecto y equipos asociados), además de herramientas que faciliten el monitoreo, el control y la comunicación de indicadores de desempeño. De estos tres componentes clave citados, podemos decir que los dos primeros están fuertemente influenciados por la cultura de la organización patrocinadora del proyecto y por el talento y compromiso de las personas involucradas.
El software de Gestión Estratégica, desarrollado por Stratec, auxilia en la gestión operacional, utilizando metodologías comunes de gestión de proyectos, definición de camino crítico, gestión presupuestaria y de responsabilidades, además de todo el sistema de control de la ejecución de las actividades de los proyectos. Barbassa llama la atención sobre el hecho de poder escalar alertas sobre las actividades, diciendo quién es el responsable por cada acción, ver cómo está el progreso del proyecto y aún, evaluar la gestión operacional de los mismos, además de poder visualizar la relación entre los proyectos, la priorización de ellos y generar automáticamente indicadores de eficacia y eficiencia de proyectos, como la curva S, entre otros.
Cláudio aún destaca que el software GE permite el control y la comunicación de las metas a través de varios puntos de vista, desde el cronograma más tradicional, pasando por el alcance con su producto final, los costos asignados hasta los riesgos. “El gestor consigue crear y monitorear no solo uno, sino varios indicadores de desempeño para el monitoreo y control del proyecto”, atestigua.
