Trabajar con indicadores de rendimiento no es una práctica nueva, pero muchas empresas todavía no saben exactamente cómo implementar la gestión de KPIs en el día a día de la organización.

La sigla KPI viene del término Key Perfomance Indicator y se refiere a los datos que son relevantes para medir el desempeño de un proceso y de los involucrados en el mismo.

Los indicadores sirven para que los responsables puedan medir lo que está funcionando bien o no en todos los procesos dentro de la empresa y puedan conocer los problemas y establecer soluciones para optimizar el trabajo.

Establecer un sistema de gestión de KPI también le permite seguimiento del cumplimiento de los objetivos de los empleados, y les ayuda a priorizar tareas y a comprender sus responsabilidades dentro de la organización.

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Si sabes reconocer las ventajas de implementar esta gestión en tu empresa, pero no sabes cómo hacerlo, sigue a continuación algunos pasos para lograrlo.

Alinea los indicadores con la planificación estratégica

Es fundamental que toda empresa posea una planificación estratégica orientando sus acciones para alcanzar determinados objetivos. Es por medio de esta que los colaboradores comprenden sus papeles y se define cómo los procesos agregarán valor a los productos y/o servicios ofrecidos por la organización.

En la gestión de KPIsPara lograrlo, es necesario comprender plenamente los objetivos estratégicos, de modo que puedan traducirse en metas acordes con ellos.

Define metas realistas

Las metas basadas en la planificación estratégica deben ser relevantes para el negocio, mensurables y realistas, de modo que sea posible establecer un tiempo para que sean alcanzadas y, a partir de ahí, elegir los KPI que serán monitoreados.

Selecciona los KPI

Una vez fijados los objetivos, hay que saber cómo medir si la empresa está o no en el camino del éxito. En indicadores Los objetivos de rendimiento están diseñados para medir el rendimiento del proceso al que se refiere cada objetivo.

La principal sugerencia para orientar la elección de los indicadores es que no pueden ser difíciles de medir. Vale recordar que ellos deben enfocarse en las tareas que agregan más valor a la cadena productiva.

No se recomienda fijar un número excesivo de Indicadores clave de rendimientoUn máximo de cinco por cada proceso. También es importante indicar quién es el responsable del rendimiento de los KPI, ya sea una persona o un departamento.

Ve También: “Los indicadores de éxito que no puedes perder de vista al administrar tus proyectos”

Monitorea los procesos

El siguiente paso es supervisar el rendimiento de los procesos para comprobar que funcionan como se espera. Los indicadores clave de rendimiento (KPI) deben medirse y controlarse constantemente, para que eventualmente desvíos y se toman medidas.

Corrije las fallas en tu gestión de KPI

Un KPI por debajo de la meta es señal de que una intervención necesita ser hecha para que el rendimiento vuelva al nivel deseado. Para ello, es necesario evaluar las causas para que la corrección se haga en la raíz del problema.

Busca mejorar continuamente

Uno de los principales propósitos de la gestión de KPI debe ser la mejora continua en los procesos, aunque la meta de desempeño esté siendo alcanzada.

Investigar la ocurrencia de retrasos, cuellos de botella y desperdicios es una forma de optimizar los procesos y alcanzar niveles de desempeño cada vez más altos.

Es importante recordar que los KPI deben ser auténticos, basados en datos fiable, hasta el punto de orientar a la empresa hacia la mejor toma de decisiones. La idea es que la empresa no permanezca estática, sino que dé pasos adelante con la aplicación de la gestión.

Dependiendo del tipo de organización, los KPI deben estar alineados con normas como ISO 9001 y PBQP-H, entre otras. Esto quiere decir que la tarea no será tan simple como parece.

De hecho, implementar la cultura de monitorear los KPIs manualmente requiere bastante trabajo, lo que implica la creación de fórmulas y gráficos, un proceso de recolección de datos, además de poner en riesgo la confiabilidad de los mismos. Sin embargo, actualmente existen programas específicos en el mercado que facilitan esta implementación.

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