Las fallas de comunicación están entre los errores más graves cometidos en la gestión de proyectos. Para cualquier gestor, garantizar qué la información sea transmitida de forma efectiva es crucial para el desarrollo del trabajo y para la conquista de resultados.
Por lo general, los administradores de proyectos son buenos comunicadores, pero muchos no saben cómo garantizar un intercambio de ideas asertivas con su equipo, clientes y otras personas interesadas.
Por lo tanto, el reto de combinar comunicación efectiva y gestión de proyectos es real, pero puede ser vencido, generando resultados cada vez más satisfactorios. ¿Quieres saber cómo?
Además de las palabras: la importancia de la comunicación
Antes de continuar, es válido tener información que ayude a comprender el valor de la comunicación efectiva en la gestión de proyectos:
Los datos señalan que el 75% de los ejecutivos creen desde el inicio que sus proyectos están destinados al fracaso. En contrapartida, 90% del tiempo de un administrador que concluyó un proyecto con éxito se gastó en actividades relativas a la comunicación.
Comunicar no es sólo compartir información
Y no basta, simplemente, intercambiar información o enviar datos a los interesados. LA comunicación sólo es efectiva cuando el receptor entiende lo que el emisor de aquel mensaje quiso decir.
En otras palabras, una comunicación sólo es efectiva cuando no presenta fallas y, muchas veces, el gestor desconsidera esta posibilidad en el proceso. Apenas enviar un correo electrónico o hacer disponible los datos en intranet, por ejemplo, no garantiza que el intercambio sea exitoso. Problemas de ese tipo están entre las causas más frecuentes para que falle un proyecto.
La comunicación como relación
Por esta razón, es necesario un esfuerzo para alinear la comunicación con el equipo y con las demás personas involucradas en el proyecto.
El administrador, necesita entender que la comunicación efectiva se da cuando hay una relación entre las partes. Es este esfuerzo que garantiza que los involucrados estén "en la misma página" y hablen "el mismo idioma", disminuyendo ruidos y fallas que entorpecen el buen desarrollo del trabajo.
De esta forma, no importa qué lenguajes se utilice - formal o informal, escrito o verbal -, es papel del administrador desarrollar un ambiente en el que la comunicación ocurra de forma clara, directa y objetiva.
El secreto está en la planificación
Hacer que todo esto ocurra no siempre es fácil. La comunicación nos es natural y, por ello, pensar en planificar esta actividad puede parecer extraño. Sin embargo, el éxito se basa en una comunicación pautada por recursos que contribuyan a su efectividad.
En este sentido, la planificación y análisis de las comunicaciones necesita ser incluida en el proceso. Pensando en ello, preparamos algunos consejos:
- Define para quién, cuándo y cómo
No todo el mundo necesita recibir toda la información. Comunicar todo a todas las personas involucradas en el proyecto puede ser innecesario, improductivo y poco efectivo. El gestor necesita saber a quién está destinada cada información, cuándo debe ser abastecida y qué canal de comunicación utilizar en cada caso.
El uso de softwares de gestión de proyectos es la mejor forma de diseminar la información con la velocidad y calidad necesarias, segmentándolas de acuerdo con los intereses.
- Evita el exceso de información
Calidad es mejor que cantidad. El exceso de datos puede volver cualquier material o conversación exhaustiva y confusa. Eso contribuye a las fallas en el proceso de recepción del mensaje.
- Elige los canales de comunicación adecuados
A veces, la comunicación digital - sea por correo electrónico u otras plataformas - parece la más práctica e interesante. No siempre, sin embargo, es la más efectiva. Hay casos en que la comunicación verbal es más adecuada para garantizar, por ejemplo, que la información sea debidamente comprendida por su destinatario.
- Evalúa la necesidad de uso del lenguaje técnico
Elegir el lenguaje correcto para cada material y ocasión también hace la diferencia. A veces, simplificar el mensaje es la clave para una comunicación más efectiva.
Uno de los factores de éxito de un buen proceso de comunicación en proyectos es la retroalimentación. ¿Qué tal si descubres cómo utilizarlo?
