Falhas de comunicação estão entre os erros mais graves cometidos na gestão de projetos. Para qualquer gestor, garantir que informação seja transmitida de forma efetiva é crucial para o desenvolvimento do trabalho e para a conquista de resultados.
Num geral, gestores de projetos são bons comunicadores, mas muitos não sabem como garantir uma troca de ideias assertiva com seu time, clientes e outros stakeholders.
Portanto, o desafio de combinar comunicação efetiva e gestão de projetos é real, mas pode ser vencido, gerando resultados cada vez mais satisfatórios. Quer saber como?
Além das palavras: a importância da comunicação
Antes de mais nada, é válido ter informações que ajudam a compreender o valor da comunicação efetiva na gestão de projetos:
Dados apontam que 75% dos executivos acreditam que seus projetos estão destinados ao fracasso desde o início. Em contrapartida, 90% do tempo de um gestor que concluiu um projeto com sucesso foi gasto em atividades relativas à comunicação.
Comunicar não é apenas compartilhar informações
E não basta, simplesmente, trocar informações ou enviar dados para os stakeholders. A comunicação só é efetiva quando o receptor entende, de fato, o que o emissor daquela mensagem quis dizer.
Em outras palavras, uma comunicação só é efetiva quando não apresenta falhas e, muitas vezes, o gestor desconsidera essa possibilidade no processo. Apenas enviar um e-mail ou disponibilizar dados na intranet, por exemplo, não garante que a troca seja bem-sucedida. Problemas desse tipo estão entre as causas mais frequentes de falhas em projetos.
A comunicação como relacionamento
Por essa razão, é preciso haver um esforço para alinhar a comunicação com a equipe e com as demais pessoas envolvidas no projeto.
Ao gestor, é preciso entender que a comunicação efetiva se dá quando há um relacionamento entre as partes. É esse esforço que garante que os envolvidos estejam “na mesma página” e falem “a mesma língua”, diminuindo ruídos e falhas que atrapalham o bom andamento do trabalho.
Desta maneira, não importa quais linguagens sejam utilizadas – formal ou informal, escrita ou não-verbal -, é papel do gestor desenvolver um ambiente em que a comunicação aconteça de forma clara, direta e objetiva.
O segredo está no o planejamento
Fazer tudo isso acontecer nem sempre é fácil. A comunicação nos é natural e, por isso, pensar em planejar essa atividade pode parecer estranho. Como visto, porém, o sucesso baseia-se em uma comunicação pautada por recursos que contribuam para sua efetividade.
Nesse sentido, o planejamento e análise das comunicações precisa ser incluído no processo. Pensando nisso, preparamos algumas dicas:
- Defina para quem, quando e como
Nem todo mundo precisa receber todas as informações. Comunicar tudo a todas as pessoas envolvidas no projeto pode ser desnecessário, improdutivo e pouco efetivo. O gestor precisa saber a quem cada informação se destina, quando essa deve ser fornecida e qual canal de comunicação utilizar em cada caso.
O uso de softwares de gestão de projetos é a melhor forma de disseminar as informações com a velocidade e qualidade necessárias, segmentando-as de acordo com os interesses.
- Evite o excesso de informações
Qualidade é melhor do que quantidade. O excesso de dados pode tornar qualquer material ou conversa exaustiva e confusa. Isso contribui para que haja falhas no processo de recepção da mensagem.
- Escolha os canais de comunicação adequados
Por vezes, a comunicação digital – seja por e-mail ou outras plataformas – parece a mais prática e interessante. Nem sempre, porém, é a mais efetiva. Há casos em que a comunicação verbal é mais adequada para garantir a que a informação vai ser devidamente compreendida por seus destinatários, por exemplo.
- Avalie a necessidade do uso da linguagem técnica
Escolher a linguagem certa para cada material e ocasião também faz a diferença. Por vezes, simplificar a mensagem é a chave para uma comunicação mais efetiva.
Um dos fatores de sucesso de um bom processo de comunicação em projetos é o feedback. Que tal saber como usá-lo?
