Las reuniones hacen parte de la rutina de todas las empresas. Son ellas  donde son discutidos los problemas, se hace la toma de decisiones y donde se definen los trabajos en grupo. Pero todas estas serán necesarias? ¿Cual es el tiempo y la  frecuencia ideal para que las reuniones sean encuentros productivos? Este es un reto que se  vive en el dia a día de todos los gerentea. Para ayudar en esta tarea, separamos 5 consejos para hacer que tus reuniones sean productivas y hacerlas menos estresantes para todo el equipo.

Ten un objetivo claro

La primera pregunta es: Para programar una reunión, pregúntese por qué ocurre y qué objetivos se esperan  lograr con el evento. Puede informar al personal, recibir información de seguimiento, coordinar proyectos, tener o  estar capacitado en los nuevos procedimientos, Planear metas, desarrollar estrategias, acompañar resultados, definir prioridades,  reajustar el presupuesto, socializar con el equipo, entre otras razones. Teniendo  esto claro, es más fácil  llevar a cabo la reunión, mantener la concentración, garantizar la productividad y la calidad..

Delega funciones a los participantes

El segundo punto es definir los roles entre los miembros del equipo. Definir quién coordinará la reunión y liderara  el encuentro, quien será el facilitador que ayudará a los participantes a mantenerse enfocados en el tema principal para llegar a una conclusión, para definir quién será el controlador, recordando el principio y el final de discusión al  personal de apoyo, que debería proporcionar los recursos técnicos para la reunión.

Ten una agenda predefinida

Con estos dos temas definidos, prepare el orden del día de la reunión y compártalo con los colegas que estarán presentes ese día. Prioriza temas claros y objetivos que indiquen una acción a realizar, para que no haya dispersión. Para ganar tiempo, el Gestión Estrategica permite estipular el calendario de reuniones de seguimiento de resultados, ya sea a nivel estratégico o sectorial. "El software facilita este agendamiento creando un calendario de reuniones durante el año. En la programación es posible determinar el tiempo de inicio y final de la reunión, la frecuencia en la que se realiza, concrete la agenda y quien asistirá. El software envía la invitación a todos los participantes y bloquea el calendario de los invitados," dice Guilherme Barbassa, director de Actio.

Elige un buen horario

Los expertos dicen que el mejor momento para celebrar una reunión en la empresa es la primera hora del lunes, cuando el equipo está descansado el fin de semana y necesitan motivación para trabajar. Pero si alguien llega tarde, no interrumpir la reunión y solicitar que la recién llegada sigua las notas de los colegas, para no crear molestias y pérdida de concentración.

Registra todo

Para permitir que todos los registrados, El Tune by Actio, también te permite crear las actas de la reunión sobre el propio sistema, la presentación de lo que se decidió y dejando el documento a disposición de todos los que asistieron al evento. Además, el gerente ahorra tiempo en la preparación de una reunión de seguimiento. Eso es porque él no tiene que preparar una presentación especial para la reunión. El software en sí ya ofrece un panel con la información más relevante. “Para facilitar el encuentro dinámico y reducir el trabajo, el administrador puede crear ahora el guión de la reunión en software, utilizando los informes en la forma de presentación. Al iniciar la reunión, sólo basta con proyectar el software en un recurso multimedia y presenta todos los temas elegidos por el administrador previamente", dice Barbassa .

Vale fortalecer también que tiene una característica que acompaña el tiempo de la presentación, lo que permite el control de la duración de la reunion y mantiene la atención.

Estas y muchas otras características están disponibles en el software Tune by Actio.Para conocer mejor el sistema, solicita una presentación.