As reuniões fazem parte da rotina de toda empresa. São nelas em que são discutidos os problemas, tomadas as decisões e onde se define os trabalhos em grupo. Mas será que todas elas são necessárias? Qual o tempo e a frequência ideal para que as reuniões sejam encontros produtivos? Esse é um desafio que perpassa o dia a dia de todo gestor. Para auxiliar nessa tarefa, separamos 5 dicas para tornar suas reuniões produtivas e torná-las menos desgastantes para toda a equipe.

Tenha um objetivo claro

A primeira questão é: ao marcar uma reunião pergunte-se o motivo dela acontecer e quais os objetivos estão previstos de serem alcançados com o evento. Pode ser informar a equipe, receber informações de acompanhamento, coordenar projetos, treinar ou ser treinado sobre novos procedimentos, planejar metas, desenvolver estratégias, acompanhar resultados, definir prioridades, reajustar o orçamento, socializar com o time, entre outras razões. Tendo isso claro, fica mais fácil conduzir a reunião, manter o foco e garantir a produtividade e a qualidade.

Delegue funções para os participantes

O segundo ponto é definir funções entre os membros da equipe. Defina quem será o coordenador que convoca a reunião e lidera o encontro, quem será o facilitador que irá ajudar os participantes a manter o foco na questão principal para chegar a uma conclusão, defina quem será o controlador do tempo, lembrando do início e fim da conversa e a equipe de apoio, que deve providenciar os recursos técnicos para a reunião.

Tenha uma pauta pré-definida

Com esses dois tópicos definidos, prepare a pauta da reunião e compartilhe com os colegas que estarão presentes no dia. Priorize tópicos claros e objetivos que indicam uma ação a ser tomada, para não haver dispersão.  Para economizar tempo, o software Gestão Estratégica da Stratec permite estipular o calendário de reuniões de acompanhamento de resultados, sejam elas no nível estratégico ou setoriais. “O software facilita esse agendamento já criando um calendário de reuniões ao longo do ano. No agendamento é possível determinar horário de inicio e término da reunião, a periodicidade em que ela acontece, a pauta destrinchada e quem vai participar. O software já manda o convite para todos os participantes e bloqueia o horário na agenda dos convidados”, explica Guilherme Barbassa, diretor da Stratec.

Escolha um bom horário

Segundo especialistas, o melhor horário para se realizar uma reunião na empresa é na primeira hora da segunda feira, quando a equipe está descansada do final de semana e precisa de motivação para trabalhar. Mas se alguém chegar atrasado, não interrompa a reunião e solicite que o retardatário acompanhe pela anotação dos colegas, para não criar transtornos e perda de foco.

Deixe tudo registrado

Para deixar tudo registrado, o Gestão Estratégica permite também que se crie a ata da reunião no próprio sistema, arquivando o que ficou decidido e deixando o documento disponível para todos os que participaram do evento. Além disso, o gestor economiza tempo ao preparar uma reunião de acompanhamento. Isso porque, ele não precisa preparar uma apresentação especial para a reunião. O próprio software já disponibiliza um painel com as informações mais relevantes. “Para facilitar a dinâmica da reunião e reduzir trabalho, o gerente já pode criar o roteiro da reunião no software, utilizando os relatórios em forma de apresentação. Ao iniciar a reunião, basta projetar o software em um recurso multimídia e ele apresenta todos os tópicos escolhidos pelo gestor previamente” conta Barbassa.

Vale reforçar ainda, que o sistema possui também uma funcionalidade que acompanha o tempo da apresentação, possibilitando o controle da duração da reunião e a manutenção do foco.

Essas e diversas outras funcionalidades estão disponíveis no Software Gestão Estratégica. Para conhecer melhor o sistema, solicite uma apresentação.