Conoce los nueve procesos que debes llevar a cabo y supervisar desde la oficina de estrategia de tu empresa

Ya hablamos aquí sobre la importancia de tener una Gerencia de Gestión Estratégica (GGE) en una organización. Tener un área que se dedique a cuidar de la planificación y que garantice el cumplimiento de metas y un gran progreso para cualquier negocio. Pero, ¿cuáles son las actividades de este sector?

La responsabilidad de la gerencia de gestión estratégica

Básicamente, la gerencia de gestión estratégica debe cuidar de los nueve procesos del BSC – Balanced Scorecard. Los detallamos a continuación:

1. Gestión del BSC

La función principal de la GGE es cuidar del Balanced Scorecard. Y esto implica otras responsabilidades, como lo son por ejemplo, facilitar y conducir la reunión anual de revisión de la estrategia, traduciendo la estrategia actualizada en mapas y objetivos estratégicos. Aun sin hacer cambios significativos en la estrategia, al momento de la revisión, la GGE necesita liderar en la reunión la discusión sobre los KPIs (Key Performance Indicators) y sus medidas. Apenas se aprueban los objetivos y los indicadores para el año siguiente, es función de la GGE orientar a los ejecutivos de la Alta Administración a determinar metas e identificar iniciativas estratégicas que serán necesarias para el alcance de las metas.

Además, durante el año, el EGE debe proponer cursos y capacitaciones en la empresa sobre el modelo de gestión BSC, siendo reconocido como el centro de conocimiento de la metodología, y sirviendo tanto para orientaciones, capacitaciones y cursos, eventos y principalmente, para ayudar a los líderes locales con las herramientas que soportan la metodología.

Un punto importante es que la GGE no necesita asumir la función de recoger los resultados de cada área. Durante el proceso de definición de metas e indicadores de cada sector, ya se determina también quien será el responsable de producir los informes del área y presentar cuentas. Lo que la GGE puede hacer es supervisar el proceso de recolección de los datos y presentar los mismos, a fin de orientar y garantizar la validez de la información que está siendo compartida. Otro detalle es que normalmente la GGE es quien escoge el sistema de gestión estratégica a ser usado en la empresa, el cual puede variar desde hojas de cálculo Excel y presentaciones, hasta softwares que automatizan toda la ejecución de la estrategia. Por lo tanto, la GGE debe garantizar el entrenamiento y la facilidad de uso del sistema escogido para que funcione correctamente y garantice la validez de los datos.

2. Alineación Organizacional

La Gerencia de Gestión Estratégica es responsable por garantizar la alineación de toda la empresa con la estrategia del negocio provocando una sinergia interna. La alineación trae el enfoque y la coordinación entre las actividades y proyectos de la empresa y por ello es tan importante. Es función de la GGE desarrollar y desplegar el BSC en los diferentes niveles jerárquicos de la empresa, desde la Alta Gestión hasta el “suelo de fábrica”.

Adicionalmente, la GGE necesita hacer el enlace entre proveedores, clientes, socios, empresas conjuntas, el cuerpo directivo y accionistas para que todos estén alineados con la estrategia de la organización.

3. Revisiones de la Estrategia

Las reuniones mensuales de gestión son fundamentales en el proceso de control y ejecución del BSC. Son estos los que proporcionan la oportunidad de revisar la estrategia y hacer los ajustes necesarios. En este momento, se comparte el aprendizaje y se documentan y proponen nuevas acciones.

Además de conducir la reunión, la GGE debe orientar al CEO antes del evento sobre los retos actuales identificados en el BSC. Esto determinará la agenda de la reunión, dando prioridad siempre a la revisión de la estrategia a expensas de los problemas financieros a corto plazo y las acciones para “apagar incendios” que insisten en aparecer en estas ocasiones. La GGE debe conducir la discusión para la elaboración de planes de acción y seguimiento para garantizar que los proyectos salgan del papel.

Así como la Alta Dirección ocupa un rol importante en el proceso de revisión y direccionamiento de la estrategia, la GGE puede ayudar en la preparación de las reuniones de dirección.

4. Planificación estratégica

La formulación de la estrategia y la ejecución de la misma están íntimamente conectadas en un proceso cíclico. La función de planificar la estrategia del negocio requiere de la GGE un análisis competitivo interno y externo de gran profundidad, además de construir escenarios, organizar reuniones de planificación y orientar líderes y administradores para lograr los máximos resultados.

Es importante que la estrategia no sea un tema tratado solamente una vez al año, y en este punto es que la GGE es fundamental. De nada sirve tener una estrategia muy bien formulada si esta no se comunica a toda la empresa, probada, revisada y que refleje la realidad del negocio. Los empleados necesitan tener la libertad de contactar a la GGE para sugerir nuevas acciones y soluciones. Y la Alta Dirección necesita revisar la estrategia constantemente durante el año; a la final, solo se trata de una hipótesis de relación entre causa y efecto que toma en consideración las acciones internas y el impacto esperado en las partes interesadas. Estas hipótesis necesitan ser validadas y constantemente editadas.

5. Comunicar la estrategia

Para tener a sus empleados realmente involucrados en el cumplimiento de los objetivos globales de la organización, ellos necesitan conocer la estrategia del negocio y tener contacto con ella. En este punto, la comunicación es la herramienta más poderosa a ser utilizada.

Algunas empresas apuestan por crear diversos mensajes y esparcirlos por medio de diferentes canales. En este caso, la GGE sirve como coordinador de las campañas conjuntamente con el área de marketing y comunicación, revisando el mensaje y la frecuencia del contacto para garantizar que la estrategia esté siendo comunicada correctamente.

En caso de que la empresa opte por tener una comunicación más simple, especialmente cuando se está comenzando a implantar el BSC en la compañía, la GGE puede asumir la comunicación de la estrategia para todos los empleados.

Es también función de la GGE implementar una cultura de formación y entrenamiento para los nuevos empleados y crear un programa de reciclaje del conocimiento con los empleados de mayor antigüedad.

En el próximo artículo hablaremos de las otras cuatro funciones de la Oficina de Gestión Estratégica. Pero ya queremos saber qué opinas de este tema. ¡comparte con nosotros tus impresiones!