Conheça os nove processos que devem ser conduzidos e monitorados pelo escritório de estratégias da sua empresa

Já falamos aqui sobre a importância de se ter um Escritório de Gestão Estratégica (EGE) em uma organização. Ter uma área que se dedique a cuidar do planejamento e garantir o cumprimento de metas é um avanço enorme para qualquer negócio.  Mas, quais são as atividades desse setor?

O que é de responsabilidade do escritório de gestão estratégica

Basicamente, o escritório de gestão estratégica deve cuidar dos nove processos do BSC – Balanced Scorecard. Veja a seguir:

1. Gestão do BSC

A função mais natural e primária do EGE é cuidar do Balanced Scorecard. E isso implica em diversas outras reponsabilidades, como por exemplo, facilitar e conduzir a reunião anual de revisão da estratégia, traduzindo a estratégia atualizada em mapas e objetivos estratégicos. Ainda que não haja mudanças significativas na estratégia, no momento da revisão, o EGE precisa liderar na reunião a discussão sobre os KPIs (Key Performance Indicators) e suas medidas. Assim que os objetivos e os indicadores são aprovados para o ano seguinte, é função do EGE orientar os executivos da Alta Administração a determinar metas e identificar iniciativas estratégicas que serão necessárias para o atingimento das metas.

Além disso, durante o ano, o EGE deve propor cursos e treinamentos na empresa sobre o modelo de gestão BSC, sendo reconhecido como o centro de conhecimento da metodologia, e servindo tanto para orientações, treinamentos e cursos, eventos e principalmente, para ajudar os líderes locais com as ferramentas que suportam a metodologia.

Um ponto importante é que o EGE não precisa assumir a função de cobrar os resultados de cada área. Durante o processo de definição de metas e indicadores de cada setor, já se determina também quem será o responsável por produzir os relatórios da área e prestar contas. O que o EGE pode fazer é supervisionar o processo de coleta dos dados e apresentação dos mesmos, a fim de orientar e garantir a validade da informação que está sendo compartilhada. Outra questão é que normalmente é o EGE quem escolhe o sistema de gestão estratégica a ser usado na empresa, que pode variar desde planilhas de Excel e apresentações, até softwares robustos que automatizam toda a execução da estratégia. Portanto, o EGE deve garantir o treinamento e a usabilidade do sistema escolhido para que funcione corretamente e garanta a validade dos dados.

2. Alinhamento Organizacional

O Escritório de Gestão Estratégica é responsável por garantir o alinhamento da empresa toda com a estratégia do negócio provocando uma sinergia interna. O alinhamento traz foco e coordenação entre as atividades e projetos da empresa e por isso é tão importante. É função do EGE desenvolver e desdobrar o BSC nos diferentes níveis hierárquicos da empresa, desde a Alta Gestão até o “chão de fábrica”.

Além disso, o EGE precisa fazer o link entre fornecedores, clientes, parceiros, joint ventures, o corpo diretivo e acionistas para que todos estejam alinhados à estratégia da organização.

3. Revisões da Estratégia

As reuniões mensais de gestão são fundamentais no processo de controle e execução do BSC. São elas que proporcionam a oportunidade de revisar a estratégia e fazer os ajustes necessários. Nesse momento, os aprendizados são compartilhados e documentados e novas ações são propostas.

Além de conduzir a reunião, o EGE deve orientar o CEO antes do evento sobre os desafios atuais identificados no BSC. É esse briefing que vai determinar a agenda da reunião, priorizando sempre a revisão da estratégia em detrimento das questões financeiras de curto prazo e ações para “apagar incêndio” que insistem em aparecer nessas ocasiões. O EGE deve conduzir a discussão para a confecção de planos de ação e monitoramento para garantir que os projetos vão sair do papel.

Assim como a Alta Direção ocupa um papel importante no processo de revisão e direcionamento da estratégia, o EGE pode ajudar na preparação das reuniões de diretoria.

4. Planejamento estratégico

A formulação da estratégia e a execução da mesma estão intimamente conectados em um processo cíclico. A função de planejar a estratégia do negócio requer do EGE uma análise competitiva interna e externa de grande profundidade, além de construir cenários, organizar reuniões de planejamento e orientar líderes e gestores para atingirem o máximo de resultados.

É importante que a estratégia não seja uma questão tratada somente uma vez ao ano, e nesse ponto é que o EGE é fundamental. De nada adianta ter uma estratégia super bem formulada se ela não é comunicada para toda a empresa, testada, revisada e que reflita a realidade do negócio. Os colaboradores precisam ter a liberdade de contactar o EGE para sugerir novas ações e soluções. E a Alta Direção precisa revisar a estratégia constantemente durante o ano, afinal, nada mais é que uma hipótese de relação entre causa e efeito que leva em consideração as ações internas e o impacto esperado nos stakeholders. Essas hipóteses precisam ser validadas e constantemente editadas.

5. Comunicar a estratégia

Para ter seus colaboradores realmente envolvidos no cumprimento dos objetivos globais da organização, eles precisam conhecer a estratégia do negócio e ter contato com ela. Nesse ponto, a comunicação é a ferramenta mais poderosa a ser usada.

Algumas empresas apostam em criar diversas mensagens e disseminá-las por meio de diferentes canais de mídia. Nesse caso, o EGE serve como coordenador das campanhas juntamente com a área de marketing e comunicação, revisando a mensagem e a frequência do contato para garantir que a estratégia está sendo comunicada corretamente.

Caso a empresa opte por fazer uma comunicação mais simples, especialmente quando se está começando a implantar o BSC na companhia, o EGE pode assumir a comunicação da estratégia para todos os funcionários.

É também função do EGE implementar uma cultura de formação e treinamento para os colaboradores novos e criar um programa de reciclagem do conhecimento para os funcionários antigos.

No próximo artigo vamos falar sobre outras quatro funções do Escritório de Gestão Estratégica. Mas, já queremos saber o que você está achando desse assunto. Compartilhe conosco suas impressões!