Estabelecer um Procedimento Operacional Padrão, também conhecido como POP, é uma das maneiras mais estratégicas de garantir a qualidade e eficiência de uma escala de produção. 

Contudo, apesar da sua importância para o dia a dia de uma operação, muitas empresas ainda não implementam este protocolo da melhor forma, abrindo brechas para desalinhamento da equipe e um possível retrabalho. 

Neste artigo, vamos conferir como criar um Procedimento Operacional Padrão da forma mais estratégica para o seu negócio, como mantê-lo atualizado e quais os principais erros a serem evitados. 

Qual é o objetivo do POP dentro das empresas? 

O objetivo do POP dentro das empresas é um só: estabelecer a padronização dos processos e, consequentemente, diminuir os erros e variabilidades em uma operação. 

A padronização de uma operação é a forma mais ágil para aumentar a produtividade de uma equipe e a previsibilidade de um produto, por exemplo, ao estabelecer um POP a empresa estabelece qual a qualidade daquela produção, tornando mais fácil de reproduzi-la. 

Ela também diminui erros de execução e permite que o serviço ou produto tenham qualidade comprovada. Para Shigeo Shingo, um dos principais nomes da qualidade no Lean, os processos devem ser desenhados de forma que o erro seja evitado, e não apenas corrigido.  

Além disso, o Procedimento Operacional Padrão permite a transferência de conhecimento entre um colaborador e outro, o que diminui os custos de treinamento para novos contratados e reduz a dependência de uma pessoa chave. 

Com isso, vale dizer que a POP não é apenas uma documentação padrão que deve ser seguida, mas um mecanismo de execução consistente que permite deixar o cotidiano ainda mais ágil. 

Como fazer procedimento operacional padrão na prática 

O Procedimento Operacional Padrão nada mais é do que um documento relatando o passo a passo de uma operação, por isso, ele deve se moldar de acordo com as necessidades da empresa e da função para qual ele está estabelecido. 

Você pode criar um POP para um produto, por exemplo, onde são estabelecidos os passos necessários para que a matéria prima se transforme no produto em si. Ou, então, ele pode estabelecer o padrão de uma determinada tarefa. 

Vamos conferir como que o Procedimento Operacional Padrão pode ser feito na prática: 

• Observe o que já acontece: na prática, a pessoa que já cumpre aquela função detalha todo o processo do trabalho que é feito hoje, desde como se inicia até como tudo é registrado; 

• Estruture o fluxo: com todos os pontos de melhoria em mente, o próximo passo é registrar todo o fluxo que deve ser seguido, mas atenção, aqui ainda não é o POP, apenas o raciocínio; 

• Defina os elementos: aqui é preciso entender alguns pontos, são eles: 
  • Qual o objetivo do procedimento; 
  • Quem participa de todo o processo; 
  • Quando esse procedimento deve ser seguido; 
  • Qual o resultado esperado para esse procedimento. 

• Escreva o passo a passo: agora sim é a hora de colocar todo o processo no papel, de forma que os colaboradores consigam compreender a estrutura e executar sem qualquer dúvida; 

• Valide com quem executa: por fim, com a estrutura feita é preciso validar com as pessoas que executarão este documento, e se estiver tudo nos conformes, basta publicar e começar a utilizar ele como métrica de qualidade para o trabalho. 

Como elaborar um POP eficiente 

Um POP bem elaborado não é um passo a passo de execução, uma vez que ele precisa ser, de fato, executável. Por isso, processos importantes não podem ser ignorados. 

Como já destacava Taiichi Ohno, criador do Sistema Toyota de Produção, “sem padrões, não pode haver melhoria”. 

Se a gerência não realizar o levantamento das atividades de forma a entrevistar e a entender realmente o que é feito no dia a dia, ela não consegue localizar gargalos e melhorias para aquele processo, o que pode comprometer a produtividade do time a longo prazo. 

Mas mais importante: ela não consegue entender se aquele colaborador poderá, de fato realizar aquele POP ou se precisará de um determinado treinamento ou mesmo da melhoria de equipamentos, por exemplo. 

Na hora de elaborar, tenha sempre em mente: 

• O mapeamento dos processos das atividades; 

• A identificação das entradas e saídas, assim como os responsáveis; 

• O nível de detalhamento, que não pode ser genérico, nem excessivo; 

• Uso de linguagem clara e objetiva. 

Como escrever um Procedimento Operacional Padrão 

Ainda que o documento seja, de certa forma, personalizado para a necessidade de cada empresa, ele costuma abordar uma estrutura clara, com: 

• Título; 

• Objetivo; 

• Escopo; 

• Responsáveis; 

• Passo a passo; 

• Indicadores. 

A linguagem deve ser clara e sem ambiguidade, uma vez que não apenas aquele colaborador deve compreender, mas também possíveis colaboradores que possam substituir aquela pessoa e as novas contratações. 

Para facilitar a leitura, o uso de numerações e bullets são bem-vindos. Não preze pela formalidade, mas pela escrita orientada à execução. 

Leia também: Fluxograma de processos: como usar para fortalecer a governança 

Como referenciar um POP corretamente 

Geralmente, as empresas possuem diferentes documentos de Procedimento Padrão, um para cada produto ou função que necessite dessa padronização, por isso, é extremamente importante referenciar corretamente na hora de armazenar. 

• Evite nomes genéricos, como “POP-001; 

• Sempre revise o documento, mantendo a data atualizada; 

• Estabeleça a área e o processo relacionado, seja em pastas ou logo no título do documento; 

• Faça o controle do armazenamento. 

Se ninguém conseguir encontrar esse documento, o POP não serve para nada. 

Como atualizar um Procedimento Operacional Padrão 

Sempre que houver uma mudança de processo, identificação de falhas ou evolução tecnológica que possa melhorar aquele trabalho, vale a pena atualizar o procedimento, fazendo o mesmo processo anterior, mas focado nessas melhorias. 

É interessante estabelecer um prazo de atualização para os POPs, seja a cada ano ou a cada semestre, dependendo do setor que trabalha a empresa. Por exemplo, empresas de tecnologia, que sempre enfrentam mudanças no setor podem ter um calendário de atualizações mais apertado. 

Vale lembrar que o POP não é estático, ele muda conforme a operação e, para isso, é interessante ouvir os feedbacks de quem está colocando-o em prática no dia a dia. 

Exemplos práticos de aplicação de POP nas empresas 

Na prática, todos os departamentos podem se beneficiar de um Procedimento Operacional Padrão, seja o financeiro, a operação ou o marketing, desde que este reflita as necessidades daquela área. 

Por exemplo, dentro das operações de uma fábrica, o POP serve como um documento que padroniza o processo de criação daquele produto, desde a armazenagem da matéria prima até a rotulagem. 

Já em um setor de marketing o POP pode ajudar na padronização de processos de postagem nas redes sociais, por exemplo, desde a criação da pauta até a análise das métricas. 

Embora o Procedimento Operacional Padrão seja amplamente utilizado no dia a dia, é importante relembrar que sua base está em metodologias consolidadas, como ISO 9001, Lean e Six Sigma, todas orientadas à padronização, controle e melhoria contínua da operação. 

Contudo, é importante entender as necessidades de cada um dos setores antes de estabelecer um processo de padronização. 

Erros comuns ao implementar um POP (e como evitar) 

O erro mais comum do POP é: criar e não usar. Dessa forma todos os problemas analisados durante a criação da padronização continuam a acontecer, trazendo prejuízos incalculáveis para a empresa a longo prazo. 

Na abordagem de Business Process Management (BPM), não basta executar, é necessário definir, documentar e evoluir continuamente os processos. O POP surge, nesse contexto, como a tradução prática da execução no nível operacional. 

Além disso, existem outros problemas que não apenas podem afetar a adesão desse documento, mas colaboram para uma má gestão, alguns deles são: 

• Excesso de complexidade: se o documento tiver mais passos que o necessário o colaborador pode não conseguir colocar ele em prática no dia a dia; 

• Falta de atualização: às vezes aparece uma nova tecnologia que pode melhorar todo o processo, mas o POP continua desatualizado e os colaboradores não utilizam aquilo que poderia facilitar o trabalho; 

• Falta de treinamento: se durante a confecção do POP há novos passos a serem seguidos, os colaboradores podem precisar de treinamento, caso contrário o documento não será utilizado; 

• Desconexão com indicadores: uma vez que o POP venha para padronizar e estruturar os processos, sem olhar os indicadores você não saberá exatamente o que pode ser melhorado para aumentar a qualidade daquele produto ou área. 

Para evitar esse tipo de erro e facilitar a adesão ao Procedimento Operacional Padrão, muitas empresas investem em soluções que já ofereçam espaço para este documento. 

Como conectar POP à gestão estratégica da empresa 

O Procedimento Operacional Padrão é a base de uma boa execução estratégica, já que ele permite padronizar e melhorar a qualidade do trabalho feito no dia a dia, porém, ainda que seja um documento de extrema importância, ele é comumente deixado de lado por muitos gestores. 

Com isso, perdemos a chance de visualizar os processos, sabendo onde cortar e onde melhorar dentro da operação, perde-se uma execução mais estruturada e padronizada e, com isso, o alinhamento organizacional. 

Vale dizer que o POP tem ligação direta com diferentes KPIs, como a taxa de erros e o tempo de ciclos de cada tarefa. 

Além disso, um bom Procedimento Operacional Padrão permite uma maior integração com ferramentas de gestão e, consequentemente há maior escalabilidade organizacional. 

Alguns exemplos seriam as soluções da Actio. Onde é possível alinhar as suas estratégias com os POPs da sua empresa, garantido que todo o processo está sendo seguido e atualizado conforme o dia a dia da operação. 

Isso significa que é possível ter uma melhor visão do projeto, definir as equipes responsáveis de cada parte da estratégia e fazer um melhor levantamento das atividades em um só lugar.