El modelo de trabajo conocido como home office ha ido ganando fuerza en los últimos años, especialmente debido a la influencia de la pandemia. Este escenario ha llevado a varias empresas a comprometerse en la creación de políticas de trabajo a distancia, con el objetivo de establecer directrices para este formato de servicio.
El auge del home office queda patente en las cifras. Aproximadamente el 40% de los trabajadores de Estados Unidos ya han adoptado este método, y se espera que esta tendencia crezca en los próximos años.
Para muchas personas que desean trabajar desde casa, dar prioridad al bienestar y la salud es un factor determinante. Sin embargo, todavía existen varias incertidumbres en torno a la política de home office, en lo que se refiere a las responsabilidades tanto de la empresa como del empleado, así como a las estrategias para mantener la productividad incluso a distancia. Pensando en ello, este texto pretende aclarar todos estos puntos. ¡Sigue leyendo y compréndelo mejor!
¿Cómo surgió el home office?
Las aplicaciones de mensajería, tanto para uso personal (Skype, Messenger, Whatsapp) como para el entorno empresarial (Slack, Google Hangouts), y las soluciones de computación en nube (Dropbox, G Suite) han transformado profundamente la forma en que las personas se comunican, comparten información y llevan a cabo sus actividades laborales.
Estos avances han impulsado el concepto de home office, permitiéndole establecerse como una práctica consolidada. Hoy en día, estas herramientas, basadas en la idea de Cloud Computing, ofrecen la posibilidad de almacenar y compartir diversos tipos de archivos en la web, como textos, imágenes, audios, vídeos y hojas de cálculo.
En este contexto, cualquier tarea que sólo requiere un ordenador y una conexión a Internet puede realizarse en el formato de home office.
¿Cómo funciona la política de home office?
Para que el trabajo a distancia sea eficaz y productivo, son esenciales algunas condiciones. En primer lugar, la empresa debe proporcionar las herramientas y recursos necesarios para que el empleado pueda desempeñar sus funciones de forma productiva. Esto incluye el suministro de un ordenador adecuado, una silla ergonómica y otros equipos necesarios.
Además, la conectividad es crucial. Una conexión a internet estable y de alta velocidad es esencial para que los empleados puedan participar en videollamadas, acceder a los sistemas de la empresa y realizar sus tareas en línea sin problemas. Las plataformas de comunicación y colaboración, como las videoconferencias y las apps de mensajería, también son vitales para mantener al personal conectado.
No contexto da legislação brasileira, o trabalho remoto está regulamentado pela Lei 13.467. Isso significa que, mesmo atuando à distância, os colaboradores ainda estão sujeitos às regras estabelecidas na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). A jornada de trabalho, que é de 44 horas semanais, precisa ser respeitada, assim como os direitos trabalhistas e benefícios previstos.
Es importante subrayar que existen dos formas principales de trabajo a distancia:
1- Trabajo 100% remoto: En este escenario, el empleado no necesita acudir físicamente a la empresa. Todas las interacciones, reuniones y colaboraciones tienen lugar virtualmente, a través de plataformas en línea. Este enfoque ofrece la máxima flexibilidad, permitiendo a los empleados elegir dónde quieren trabajar.
2- Home office híbrido: Esta modalidad combina el trabajo a distancia con la presencia física en la empresa algunos días. Este enfoque equilibra la flexibilidad del trabajo a distancia con la necesidad de interacciones personales y colaboración cara a cara.
¿Cuáles son las ventajas del trabajo home office para empresas y empleados?
Según un estudio realizado en la Universidad de Stanford (California), los efectos positivos del trabajo a distancia se pusieron de manifiesto a través de un análisis realizado en una agencia de viajes.
El director de la investigación, Nicholas Bloom, descubrió un notable aumento del 13% en la productividad de los empleados que adoptaron el trabajo home office. Además de este aumento cuantitativo, los empleados mostraron una mayor satisfacción en el desempeño de sus funciones y tendieron a hacer menos pausas a lo largo de la jornada laboral.
El estudio también reveló que la adopción del trabajo a distancia se asoció a una disminución del índice de enfermedades entre los trabajadores, lo que contribuyó a reducir la tasa de bajas por enfermedad. Sorprendentemente, la empresa experimentó un ahorro de costes del 50% en comparación con los empleados que siguieron trabajando en la oficina convencional.
Otro estudio, realizado por Indeed, profundiza en las ventajas del trabajo a distancia para las organizaciones. Las ventajas destacadas son:
- Una reducción sustancial del 52% en la rotación de personal, lo que indica una mayor fidelidad de los empleados.
- Un notable recorte del 50% en los gastos de explotación, lo que supone un importante ahorro para las empresas.
- Una reducción significativa del 31% en los costes de las prestaciones de los empleados.
- Un aumento del 57% en el compromiso de los empleados, lo que apunta a una mayor motivación e implicación en el trabajo.
- Un descenso del 50% en la tasa de absentismo, lo que indica una mayor presencia de los empleados en las actividades laborales.
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En la práctica, las organizaciones también han observado ventajas adicionales, como la retención eficaz del talento,ya que el trabajo a distancia se percibe como un beneficio que las empresas conceden a sus empleados. Estos resultados ponen de relieve no sólo las ventajas para los empleados, sino también las oportunidades de optimización y crecimiento que el trabajo a distancia puede ofrecer a las organizaciones.
Consejos prácticos para aumentar la productividad en la oficina en casa
El trabajo a distancia ha sacado a la luz la necesidad de adoptar estrategias para mantener la productividad y la eficiencia en un entorno menos estructurado. Aquí tienes algunos consejos para optimizar tu rendimiento mientras trabajas a distancia:
1- Definir un entorno de trabajo adecuado
Para lograr un alto nivel de productividad en la oficina en casa, establezca un espacio de trabajo dedicado. Evite trabajar en la cama o en ambientes ruidosos, ya que pueden comprometer su concentración. Habla con los miembros de tu familia sobre tu horario de trabajo y pídeles que respeten tu espacio durante esas horas.
También es importante dar prioridad a la ergonomía: la silla, el escritorio y el monitor deben estar alineados ergonómicamente para garantizar la comodidad y evitar problemas de salud. Recuerda las recomendaciones de la NR-17 para ajustar la altura del escritorio, la silla y la posición del monitor.
2- Mantener una rutina constante
Mantener una rutina similar a la que tenías en el entorno de oficina es clave. Fija horas para empezar y terminar el trabajo, así como para los descansos a lo largo del día. Evite hacer malabarismos con los horarios, ya que esto puede provocar agotamiento. Programar pausas breves cada 1-2 horas es una forma estupenda de revitalizar la mente y el cuerpo.
3- Vestir adecuadamente
Evita la tentación de trabajar en pijama. Vestirse adecuadamente, aunque no sea formal, ayuda a tu cerebro a ponerse en modo de trabajo. Además, estarás preparado para videoconferencias o llamadas de última hora sin perder la sensación de profesionalidad.
4- Evita la multitarea
Lo creas o no, la multitarea no es tan eficaz como parece. Céntrate en una tarea cada vez para obtener resultados de mayor calidad y evitar el agotamiento mental. Cambiar de una tarea a otra puede disminuir tu productividad.
5- Mantener la comunicación
Quédate en contacto con tu equipo mediante videoconferencias periódicas. Así no sólo se alinean las expectativas y los objetivos, sino que también se evita la sensación de aislamiento. Utiliza herramientas de chat para la comunicación continua, el intercambio de ideas y la colaboración.
6- Establece expectativas claras
Sé transparente con tu equipo en cuanto a objetivos, plazos y responsabilidades. Esto reducirá los malentendidos y garantizará que todos estén de acuerdo con el trabajo que hay que hacer. Mantener claras las expectativas contribuye a crear un entorno de trabajo más fluido y productivo.
7- Aprovecha las ventajas del trabajo a distancia
El trabajo a distancia ofrece flexibilidad, lo que te permite optimizar tu rutina y tu horario. Aprovecha esta ventaja para equilibrar el tiempo entre tareas profesionales y personales, pero recuerda mantener unos límites claros entre ellas para evitar el agotamiento.
¿Cómo implantar eficazmente el home office?
mplantar el home office en tu empresa es un proceso que requiere planificación y cuidado para garantizar la productividad y el bienestar de los empleados. He aquí los tres pasos esenciales para realizar esta transición con eficacia:
1- Define los criterios para la modalidad de home office:
- Comienza por identificar qué funciones de la empresa pueden realizarse a distancia. Por lo general, las actividades que dependen principalmente de un ordenador son las más adecuadas.
- Establece criterios claros para la elegibilidad del trabajo home office. Puede incluir la naturaleza de la función, la capacidad de realizar el trabajo sin depender del equipo físico de la empresa, etc.
2- Crea una política de home office:
- Desarrolla una política detallada que aborde los escenarios en los que se permite el trabajo a distancia, cuántos días a la semana, cómo solicitar la oficina en casa, etc.
- Incluye directrices para la comunicación entre el personal y los directivos, de modo que todos se mantengan conectados y alineados. Esto incluye el uso de herramientas de comunicación en línea, los horarios de las reuniones virtuales y la necesidad de informes de progreso.
3- Refuerza la cultura organizativa:
- Fomenta la autonomía de los empleados permitiéndoles tomar decisiones y resolver los problemas cotidianos del trabajo.
- Mantiene una cultura de trabajo en equipo, incluso a distancia. Valora la colaboración y el intercambio de conocimientos, y anima a los empleados a buscar soluciones juntos.
- Asegúrate de que todo el mundo es consciente de las políticas y responsabilidades asociadas al trabajo desde casa, haciendo hincapié en que, mientras se trabaja a distancia, el trabajo sigue siendo una prioridad.
También es crucial mantener una buena comunicación interna en todos los procesos. Asegúrate de mantener una plataforma de comunicación eficaz para facilitar la colaboración y el seguimiento de los progresos, independientemente de la herramienta utilizada, siempre que sea eficaz y accesible para todos los empleados. Pero en caso de que encuentres dificultades en alguna fase, un buen consejo es recurrir a un software de gestión del desempeño. Estas herramientas te ayudarán a evaluar el rendimiento del equipo, proporcionando información valiosa para determinar la eficacia de este modelo de trabajo.
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En el escenario actual, en el que el trabajo a distancia se ha convertido en una realidad predominante, la gestión de equipos adquiere una importancia aún mayor. En este contexto, la gestión del desempeño surge como un elemento esencial para apoyar el crecimiento de las empresas en este nuevo entorno.
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