El Ciclo PDCA, o Ciclo de Deming, es una herramienta de gestión que está conquistando diversas áreas.
Ésta es capaz de promover la mejora continua, por medio de cuatro etapas que se repiten cíclicamente, y le da al equipo la oportunidad de buscar innovaciones tengan impacto positivo en el trabajo.
El PDCA, además, ayuda en la toma de decisiones, permitiendo a una mejora continua en la gestión de proyectos. Si dejas al final del proyecto corregir el curso de una acción, puede que tus objetivos no sean alcanzados. ¡Aquí sabrás cómo utilizar esta herramienta!
Comparación de PDCA y gestión de proyectos
Si resumimos la gestión de proyectos, llegamos a una estructura bastante parecida a la del ciclo PDCA: Planificamos (plan), ejecutamos (do), monitoreamos los resultados (check) y finalizamos el proceso (act). Sin embargo, podemos citar, como diferencia, que el trabajo no se detiene al finalizar, después de todo, los procesos nunca terminan, son cíclicos. Además de eso, la complejidad del proyecto o de sus procesos es mayor.
Las tres primeras etapas son iguales y requieren el mismo cuidado. Lo que marca la diferencia en la cantidad de trabajo que conlleva cada una de ellas es la complejidad del proyecto o proceso al que nos enfrentamos.
Profundizar en gestión de proyectosTambién nos dimos cuenta de que el PDCA puede aplicarse en cada una de las áreas trabajadas: alcanceTambién es importante reconocer la importancia del tiempo, los costes y las adquisiciones, entre otras cosas. Puede que una mejora no se aplique en el mismo proyecto, pero la lección aprendida puede trasladarse a otras iniciativas.
Utilizando PDCA en la gestión de proyectos
Una de las actividades que tenemos al iniciar la planificación de un proyecto es determinar cómo se ejecutará. Esto es un proceso. Cada área involucrada a lo largo del proyecto también necesita procesos estructurados e indicadores de desempeño para que podamos seguir la evolución del proceso hacia los resultados deseados.
Por eso, podemos decir que el PDCA puede ser utilizado tanto para la mejora global del proyecto, evaluando la planificación ejecución y monitoreo del mismo, como en subáreas esenciales para el éxito de la iniciativa, como la gestión de costos, por ejemplo. Ve los pasos:
En primer lugar, se planifica los costos del proyecto, se define el presupuesto y se identifican los indicadores de rendimiento que permitirán hacer un seguimiento de lo que se ha planificado frente a lo que se ha conseguido. Esta es la etapa del Plan.
Entonces se empieza a ejecutar el presupuesto, a hacer compras, a pagar la mano de obra, a invertir en equipos. Este es el Do. A continuación viene el Check, es decir, analizar los indicadores para ver si se está cumpliendo lo previsto.
Digamos que el equipo gasta más de lo previsto. Es el momento de Act, en otras palabras, encontrar la manera de reducir los costes del proyecto para que pueda completarse dentro del presupuesto previsto.
Una vez hecho esto, el ciclo vuelve a empezar, con el equipo replanificando los costes, ejecutando el presupuesto, supervisando los resultados y actuando de nuevo para garantizar el cumplimiento de los objetivos.
Este ejemplo es válido para cualquier área de la gestión de proyectos y puede aplicarse a todos los tipos de proyectos que tenga tu empresa. Y es que el PDCA es una herramienta sencilla y fácil de aprender.
¿Por qué utilizar el PDCA en la gestión de proyectos?
Con tantas herramientas tecnológicas disponibles, quizá te preguntes por qué utilizar PDCA, algo tan sencillo. Pues exactamente por eso. Porque es sencillo y eficaz.
El PDCA facilita la toma de decisiones, está en el camino de la mejora continua en la gestión de proyectos. Si no corriges el rumbo hasta el final del proyecto, es posible que no alcances tus objetivos.
¿Has pensado alguna vez en desviarte del alcance y entregar un producto final que no satisface las necesidades del cliente? ¿O incumplir el plazo del proyecto y dejar al cliente con una solución obsoleta?
Estas situaciones pueden evitarse con PDCA y una cultura de mejora continua. Piensa en ello.
