O Ciclo PDCA, ou Ciclo de Deming, vem sendo utilizado como ferramenta de gestão há bastante tempo, tendo sua utilidade verificada primeiramente na área de gestão da qualidade.
O intuito da ferramenta é promover a melhoria contínua por meio de quatro etapas que se repetem ciclicamente, dando à equipe a oportunidade de buscar inovações que impactem positivamente no trabalho.
Tamanho é o sucesso do Ciclo PDCA (plan, do, check, act) que ele extrapolou os setores de qualidade e conquistou muitas outras áreas, inclusive a gestão de projetos. Entenda agora como usar essa ferramenta!
Semelhanças entre PDCA e gestão de projetos
Se resumirmos a gestão de projetos, chegaremos a uma estrutura bastante parecida à do ciclo PDCA: planejamos, executamos, monitoramos resultados e encerramos o projeto. A diferença para o PDCA é que o trabalho não para no encerramento, afinal, processos nunca terminam, são cíclicos.
As três primeiras etapas são as mesmas e requerem os mesmos cuidados, o que diferencia a quantidade de trabalho envolvido em cada uma delas é a complexidade do projeto ou do processo com o qual estamos lidando.
Entrando mais a fundo na gestão de projetos, também percebemos que o PDCA pode ser aplicado em cada uma das áreas trabalhadas: escopo, tempo, custos, aquisições, entre outras. Pode até ser que uma melhoria nãos seja implementada no mesmo projeto, mas a lição aprendida pode ser levada para outras iniciativas.
Usando o PDCA na gestão de projetos
Uma das tarefas que temos ao iniciar o planejamento de um projeto é determinar como ele será executado. Isso é um processo. Cada área a ser trabalhada ao longo do projeto também precisa de processos estruturados e indicadores de desempenho para que possamos acompanhar a evolução da equipe rumo aos resultados.
Diante disso, podemos dizer que o PDCA pode ser usado tanto para melhoria global do projeto, avaliando o planejamento, execução e monitoramento do mesmo, como em subáreas essenciais para o sucesso da iniciativa, como a gestão de custos, por exemplo.
Primeiro, você planeja os custos do projeto, define o orçamento e identifica os indicadores de performance que permitirão acompanhar o previsto x realizado. Essa é a fase do Plan.
Em seguida, você começa a executar o orçamento, faz aquisições, paga a mão de obra, investe em equipamentos. Essa é a etapa do Do. Na sequência, vem o Check, isto é, analisar os indicadores para ver se o que foi planejado está sendo cumprido.
Digamos que a equipe esteja gastando mais do que o previsto. É hora do Act, ou seja, verificar uma forma de reduzir os custos do projeto para que ele seja concluído dentro do orçamento previsto.
Feito isso, o ciclo se reinicia, com a equipe replanejando os custos, executando o orçamento, monitorando os resultados e agindo novamente para que os objetivos sejam cumpridos.
Este exemplo serve para qualquer área da gestão de projetos e pode ser aplicada a todos os tipos de projetos que sua empresa tenha. Isso porque o PDCA é uma ferramenta simples e fácil de ser aprendida.
Por que usar o PDCA na gestão de projetos?
Com tantas ferramentas tecnológicas disponíveis, você pode estar se perguntando por que usar o PDCA, algo tão simples? Exatamente por isso! Porque ele é simples e eficaz.
O PDCA auxilia na tomada de decisão, trilha o caminho para a melhoria contínua na gestão de projetos. Se você deixar para corrigir o curso de uma ação apenas ao final do projeto, pode ser que seus objetivos não sejam atingidos.
Já pensou em ter um desvio de escopo e entregar um produto final que não atende ao que o cliente precisa? Ou então perder o prazo de entrega do projeto e deixar o cliente com uma solução obsoleta?
Essas situações podem ser evitadas com o PDCA e uma cultura voltada à melhoria contínua. Pense nisso!
