Guilherme Barbassa concede una entrevista a la revista SBPC/ML sobre la importancia de la gestión estratégica en los laboratorios de análisis clínicos
Es común encontrar laboratorios que no invierten en gestión estratégica por falta de tiempo y acaban descuidando diversas mejoras que podrían aumentar la eficiencia de su negocio en un mercado altamente competitivo y con márgenes cada vez más reducidos. Pensando en ello, Stratec y la SBPC/ML - Sociedad Brasileña de Patología Clínica/Medicina de Laboratorio - acaban de lanzar Stratec Laboratórios, un software especialmente desarrollado para ayudar en la gestión de este tipo de empresas.
Entrevistamos al director de Stratec, Guilherme Barbassa, ideólogo del producto en conjunto con la presidenta de SBPC/ML, Paula Távora.
SBPC/ML: ¿Qué es la gestión estratégica?
Guilherme: La gestión estratégica es una forma de dirigir una empresa para garantizar que alcance resultados a largo plazo, es decir, para lograr la visión de la organización. Para ello, primero es necesario definir una estrategia, planificar cómo se implementará esta estrategia, garantizar que esta planificación se lleve a cabo y, siempre que sea necesario, activar la replanificación. Para que se alcancen los resultados, es necesario que exista un ciclo PDCA (Planificar, Hacer, Comprobar y Actuar) en esta capa más global de la gestión de la empresa.
SBPC/ML: ¿Por qué es importante la gestión estratégica para los laboratorios clínicos? ¿Cuáles son sus ventajas?
Guilherme: Muitos laboratorios, por questões históricas e até pelas formações dos donos serem muito técnicas, trabalham no nível de qualidade operacional, mas têm pouca visão do desempenho empresarial e, até mesmo, de estratégias. Por isso, focam muito na qualidade do produto e do serviço e não trabalham tanto nos projetos de negócio da organização. A gestão estratégica força as pessoas a dedicar um mínimo de tempo para pensar na empresa como um todo e no desempenho empresarial, em como alcançar a visão esperada. O que vejo acontecer muito com pequenos e médios laboratórios é que se define a visão da empresa, mas não se define um plano para alcançar essa visão. Então, com a gestão estratégica, o gestor é “forçado” a dedicar um tempo para essa perspectiva da organização como um negócio, que deve gerar resultados de forma sustentável através de uma estratégia definida.
SBPC/ML: ¿La gestión estratégica sólo se aplica a los grandes laboratorios o también a los medianos y pequeños? ¿Por qué?
Guilherme: La gestión estratégica se aplica a laboratorios de cualquier tamaño. Por supuesto, las herramientas y prácticas utilizadas variarán en función de la madurez de gestión de cada empresa, pero el concepto de gestión estratégica se aplica a cualquier laboratorio, independientemente de su tamaño.
SBPC/ML: ¿Cuáles son las metodologías y herramientas de apoyo a la gestión estratégica y cuáles son sus ventajas?
Guilherme: Hay varios conceptos que funcionan en esta área de la gestión estratégica. El primero de ellos es el PDCA, que es genérico y está detrás de varias metodologías. Incluso puede aplicarse junto con otras metodologías, como el BSC y el GPD y el VBM. El BSC es una metodología americana, desarrollada en Harvard, cuya principal diferencia es que define que monitorizar sólo los objetivos financieros de la organización no garantiza la sostenibilidad a largo plazo, sino que es necesario monitorizar también los clientes y mercados, los procesos internos y el aprendizaje y crecimiento. La GPD - Gestión por Directrices, por su parte, tiene origen japonés (Hoshin Kanri) y su principal diferenciador es el despliegue de los objetivos globales de la organización para todas las áreas y toda la estructura organizativa, garantizando la coherencia entre los objetivos de los procesos operativos y los objetivos globales de la empresa. Y por último, existe otra metodología llamada VBM - Value Based Management, también de origen americano, que tiene un enfoque más económico, buscando identificar las actividades que generan valor para la organización y vincular los objetivos de estas actividades al objetivo global de generación de valor económico. Lo más interesante es que estas metodologías no son mutuamente excluyentes y pueden utilizarse conjuntamente. Cada organización, conociendo las metodologías existentes, puede crear su propio modelo de gestión estratégica, incorporando las prácticas que considere pertinentes para su empresa.
SBPC/ML: ¿Y cómo se controla la gestión estratégica? ¿Cómo se sabe si funciona?
Guilherme: Bueno, el producto final de la planificación estratégica se compone de algunos elementos: objetivos estratégicos, indicadores, planes de acción, proyectos e informes de seguimiento. Estos elementos pueden agruparse para facilitar la interpretación y el seguimiento de esta planificación estratégica. Una forma tradicional de organizarla es mediante mapas estratégicos, que se utilizan especialmente en la metodología del BSC. Muestran cómo se relacionan entre sí los objetivos estratégicos para alcanzar los resultados financieros finales. Los mapas estratégicos son la traducción de la estrategia de la organización en una figura fácil de seguir y comunicar. Otra forma de agrupar los elementos de la planificación puede ser a través de cuadros de mando o paneles de contribución, donde podemos crear una agrupación temática de indicadores y proyectos. Así, estos cuadros de mando pueden crearse para agrupar indicadores y proyectos por temas. Por ejemplo, podría tener cuadros de mando de rendimiento por unidad de recogida, mostrando el comportamiento de cada una, o un cuadro de mando con información sobre las relaciones con los operadores, entre otros.
SBPC/ML: Ha mencionado los indicadores. Pero, ¿para qué sirven y cómo se utilizan?
Los indicadores de gestión estratégica sirven para dar seguimiento a los resultados obtenidos por todos los esfuerzos de la empresa. Mientras que los planes y proyectos son medios para alcanzar los resultados esperados, es a través de los indicadores que sabemos si se han alcanzado o no y si es necesario iniciar una replanificación. Por ejemplo, en el caso de laboratorios, se pueden crear indicadores como el índice de recolecta, el tiempo promedio de atención, el beneficio neto, etc. En el sistema que estamos planeando con SBPC/ML para laboratorios, ya existe un conjunto de indicadores dirigidos específicamente a este segmento preestablecidos, que pueden servir como orientación para los gestores.
SBPC/ML: ¿Ayuda la gestión estratégica a fijar objetivos para el laboratorio? ¿Cómo se hace?
Guilherme: Sí, la gestión estratégica ayuda a fijar objetivos porque se pueden fijar objetivos para alcanzar la visión de la organización. Así que los objetivos no sólo se fijan en función de la historia de la empresa, sino también en función de hacia dónde quiere ir la empresa. Utilizando el concepto PDCA en los objetivos operativos, si tienes un objetivo de mejora, ya deberías crear un plan de acción, porque nada mejora por sí solo. Alguien siempre tiene que hacer algo para conseguir una mejora. Y hay prácticas como las reuniones de seguimiento de resultados o el uso de software de apoyo a la gestión estratégica que garantizarán las “C” y “D” del PDCA. Si no se cumplen los objetivos, el responsable de los mismos debe rellenar un informe de seguimiento antes de acudir a la reunión de resultados, con información que analice el objetivo no cumplido y, sobre todo, las acciones propuestas para garantizar que el objetivo se cumpla el mes que viene. Existen algunos formatos típicos para estos informes de seguimiento, como el informe de hechos-causas-acciones, el informe de tres generaciones o el informe de los cinco porqués.
SBPC/ML: ¿Existe un software de gestión estratégica?
Guilherme: Sí, existen softwares diseñados específicamente para apoyar este proceso de gestión estratégica en las organizaciones, como el software de Stratec. Hemos preparado un programa con el apoyo del SBPC/ML que incluye el software y un conjunto de indicadores, objetivos estratégicos y mapas estratégicos específicos para los laboratorios. Corresponde a los laboratorios definir los objetivos que se alcanzarán y los proyectos que apoyarán el mejor rendimiento de la organización, así como los planes de acción para alcanzar cada indicador individualmente. En Stratec, también es posible supervisar los resultados a través de cuadros de mando, que pueden filtrarse por áreas o proyectos o incluso un cuadro de mando individual con los objetivos e indicadores del usuario. El software está 100% basado en la web y se puede acceder a él desde cualquier tableta, teléfono móvil u ordenador conectado a Internet.
Esta entrevista fue publicada originalmente en la revista de la SBPC/ML - Sociedad Brasileña de Patología Clínica y Medicina de Laboratorio.
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