Gestionar proyectos requiere organización para actuar con el fin de lograr los objetivos determinados, con la calidad esperada, obedeciendo un cronograma y siguiendo la planificación de costes. Todo esto es más fácil cuando el sistema de gestión de proyectos es ajustado a un software de gestión estratégica, ya que todo puede ser visto y controlado en una sola herramienta, lo que facilita el control y la toma de decisiones.
Muchas empresas utilizan el Enterprise Project Management o solamente Microsoft Project para controlar sus proyectos. Estos softwares se pueden integrar fácilmente a Gestión Estratégica, software de Actio. Según Eduardo Costa Ribeiro, director de tecnología de la empresa, el software de Stratec se integra con el EPM de Microsoft desde hace un tiempo. “La integración se realiza proporcionando la base de datos del portafolio de proyectos del cliente en el EPM, los cuales se importan al GE”, explica. Según Costa Ribeiro, la integración se realiza la mayoría de las veces de forma automatizada, sin generar doble trabajo para la empresa.
Helineida Ferreira Silva Gonçalves, analista de TI del Tribunal Superior de Trabajo, participó en la integración de los dos sistemas en su departamento. "Teníamos la exigencia de integrar los proyectos informáticos con la estrategia general del área. Ya teníamos el EPM, que gestionaba la cartera de TI en su conjunto, y con la implantación del software de Gestión Estratégica tuvimos que integrarlo para visualizar el grado de ejecución de los proyectos y facilitar la gestión", explica.
Según Helineida, el proceso de alimentación del software en el TST aún no es automático, pero existen procesos dentro de la organización que se siguen para mantener ambos actualizados. "Tenemos una rutina que fue desarrollada por Stratec, y la llevamos a cabo regularmente para actualizar el sistema. No se hace todos los días, sino cada tres meses", explica.
Para Helineida la integración trajo más facilidad al momento de generar información para la toma de decisiones y para verificar el progreso de los proyectos. “Ahora podemos supervisar la ejecución de los proyectos en una sola herramienta. Quedó mucho más práctico”, menciona.
Costa Ribeiro también resalta que con la integración, es posible ir más allá de la gestión de proyectos: “los datos importados posibilitan que el cliente vea la información proporcionada por el EPM de forma integrada a su sistema de gestión estratégica, identificando impactos en objetivos estratégicos y metas. Con eso, refuerza su proceso de gestión, incluyendo no solamente el seguimiento de la ejecución de las acciones, sino también los resultados organizacionales que dependen de esas acciones o proyectos”, dice.
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