Caso de Éxito
Ciudad de Gatineau
Impulsando el desempeño estratégico en la gobernanza municipal con Actio
La ciudad de Gatineau está ubicada al sudoeste de Québec, en la margen norte del río Ottawa. Con una población de aproximadamente 300.000 habitantes, Gatineau es la cuarta ciudad más grande de la provincia.
Hace unos años, Gatineau estableció un nuevo Departamento de Desempeño Organizacional para impulsar la mejora continua en los servicios de la ciudad. La misión de este departamento es fomentar una cultura orientada al desempeño y garantizar que cada iniciativa, ya sea a nivel organizacional o departamental, tenga un impacto tangible en la calidad de los servicios prestados a los ciudadanos.
Para apoyar esta misión, Gatineau adoptó la plataforma Actio, utilizando los módulos de Gestión Estratégica y Gestión de Desempeño Corporativo. Esta iniciativa tuvo como objetivo digitalizar el proceso de gestión estratégica de la ciudad, rompiendo silos y alineando cientos de iniciativas y métricas de desempeño con los objetivos estratégicos de la ciudad.
Ciudad de Gatineau
Sitio web gatineau.ca
Sector Administración pública
Tamaño de la organización: 1.001 – 5.000 empleados
Sede Gatineau, Québec, Canadá
Solución Actio: Actio Gestión Estratégica
+400
iniciativas gestionadas en una única plataforma.
100%
de seguimiento en tiempo real de todos los indicadores de desempeño y proyectos.
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estrategia unificada, desde los ejecutivos hasta la línea de frente.
Reducción significativa en el tiempo dedicado a elaborar reportes manuales.
Se eliminaron presentaciones estáticas mensuales en PowerPoint con presentaciones dinámicas.
El software se utiliza completamente en francés.
Desafíos
Los dirigentes de Gatineau reconocieron que sus métodos tradicionales de gestión estratégica no se ajustaban a las necesidades de la ciudad. Varios factores impulsaron la necesidad de digitalizar el proceso de gestión estratégica:
Gran volumen de iniciativas
La ciudad administra más de 400 iniciativas, objetivos y métricas de desempeño. Hacer seguimiento de todas esas iniciativas estratégicas y asegurar que estén alineadas con los objetivos generales era extremadamente complejo sin un sistema unificado.
Falta de visibilidad en tiempo real
La planificación estratégica y los reportes se manejaban con herramientas básicas como hojas de Excel y presentaciones en PowerPoint. Esto dificultaba ver el avance en tiempo real y comunicar actualizaciones de manera efectiva.
Reportes manuales
El equipo dedicaba mucho tiempo a recopilar datos y preparar presentaciones para reuniones de resultados. Esas presentaciones se creaban desde cero cada vez, agregando datos de varias hojas. El proceso era lento y propenso a errores, distrayendo el foco de la verdadera mejora del desempeño.
Alineación estratégica limitada
Puede que lo más importante sea que los empleados no siempre comprendían el “porqué” detrás de su contribución. Con metas y métricas registradas en documentos distintos, había una desconexión entre los objetivos de alto nivel y las actividades operativas.
Solución
Actio suministró la plataforma única que Gatineau necesitaba para centralizar la planificación estratégica y el seguimiento del desempeño.
Todos los departamentos ahora actualizan el estado de sus proyectos y KPIs dentro de Actio Gestión Estratégica, vinculando cada iniciativa con los objetivos estratégicos de la ciudad. Los paneles intuitivos y los informes automatizados de la plataforma han transformado los planes estáticos de Gatineau en una estrategia viva y dinámica. Interesados de todos los niveles pueden iniciar sesión para ver el progreso en tiempo real hacia las metas.
Implementación e impacto
Los aspectos principales de la solución incluyeron:
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Despliegue estratégico y alineamiento:
Se introdujo el recurso “Despliegue Estratégico” de Actio para visualizar la jerarquía desde los objetivos de más alto nivel hasta los proyectos individuales. El software hizo que el mapa estratégico de la ciudad fuera claro y accesible. Esta cascada aseguró que cada proyecto y KPI estuviese explícitamente ligado a prioridades más amplias. El equipo de Gatineau eligió este recurso para explicar el objetivo y la dirección detrás de cada proyecto, aplicándolo al mapear todas las iniciativas departamentales hacia el plan estratégico de la ciudad.
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Compromiso y responsabilidad:
Esa vía estratégica que va de las prioridades principales de la ciudad hasta los proyectos individuales también fomentó la rendición de cuentas: los equipos comprenden el “significado” detrás de sus tareas y se sienten motivados.
Cuando los usuarios ingresan actualizaciones de KPIs, pueden ver inmediatamente qué meta influye la métrica y “por qué” es importante. El resultado fue un cambio drástico de mentalidad.
Esta claridad motivó a los equipos a enfocarse en los resultados y asumir la responsabilidad por los resultados, en lugar de solo reportar números.
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Eficiencia y toma de decisiones:
Gatineau afrontó el problema de los reportes manuales y la unificación de datos aprovechando los paneles dinámicos, informes y presentaciones de Actio. El equipo configuró paneles y presentaciones en vivo que extraen el estado más reciente de los proyectos y los valores de los KPIs, eliminando la necesidad de rehacer presentaciones cada mes.
Esto significa que el Departamento de Desempeño y los gerentes de proyecto dedican menos tiempo a preparar reportes y más tiempo a ejecutar y analizar resultados.
Además, Actio posibilitó visibilidad en tiempo real. Con información actualizada al alcance, los líderes de Gatineau pueden tomar decisiones más rápidamente. Los altos funcionarios pueden iniciar sesión y verificar el progreso en cualquier momento, y el equipo pasa menos tiempo respondiendo solicitudes no planificadas o inesperadas.
"Después de actualizar un proyecto, ya no tienen que enviar un correo electrónico cada vez a su gerente. El gerente simplemente puede iniciar sesión y ver el progreso... Eso es todo", explica Eric, destacando cómo la transparencia ha mejorado la eficiencia de la gestión.
Lo que podemos aprender de Ville de Gatineau
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Cambio cultural y madurez organizacional:
Aunque la tecnología ha sido el facilitador, la transformación de Gatineau es fundamentalmente una historia de cambio cultural. Reconocen que este recorrido es continuo y requiere desarrollar la madurez organizacional paso a paso. “Todo comienza con la cultura”, dice Eric. “En este momento, en cuanto a madurez, estamos progresando, pero aún no hemos llegado allí. Todavía estamos desarrollando nuestra cultura de desempeño.” Según su estimación, la ciudad se encuentra aproximadamente al 60 % del camino hacia donde desea estar en términos de adoptar completamente una gestión basada en datos y enfocada en resultados.
Esta evaluación honesta refleja que la verdadera transformación no es instantánea. Se necesita un esfuerzo continuo en capacitación, gestión del cambio y demostrar el valor.
Una transformación cultural significativa observada es que los gerentes están pasando gradualmente de una mentalidad orientada a la acción hacia otra orientada a los resultados. Con Actio haciendo más visibles los resultados, el éxito se mide por el hecho de que las acciones hayan logrado el impacto esperado. Este cambio promueve una mentalidad distinta: los gerentes comienzan a preguntarse “¿estamos alcanzando nuestros objetivos?” en lugar de solo “¿terminamos las acciones/proyectos?”.
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Crecimiento gradual y mejora continua:
La ciudad primero asegura que todos estén familiarizados con las funcionalidades principales de Actio (objetivos estratégicos, proyectos, KPIs y paneles básicos). La siguiente fase planificada consiste en incorporar la capa de gestión de riesgos, integrando registros de riesgos y acciones de mitigación en las métricas estratégicas y los proyectos. A largo plazo, Gatineau podría usar Actio para respaldar un enfoque robusto de gestión de portafolio de proyectos.
Actio se ajusta a las necesidades actuales de la organización y está preparado para la madurez futura de la gestión.
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Apoyo y visión del liderazgo:
Los ejecutivos de Gatineau no solo patrocinaron la implantación de Actio, sino que también promueven de forma activa la cultura del desempeño.
Comunican frecuentemente la visión de ser una organización orientada a los resultados. Eric menciona que parte de su visión es “posicionarnos como líderes entre los municipios canadienses” en la forma en que gestionan el desempeño.
Esta meta ambiciosa ayuda a unir la cultura interna alrededor de la búsqueda de la excelencia, no solo del cumplimiento. Envía un mensaje claro: usar Actio y focalizarse en los datos no significa añadir burocracia, sino convertirse en una de las ciudades mejor gestionadas en términos de gestión estratégica.
Resumen
El caso de Gatineau ilustra que la adopción de la tecnología y la madurez cultural van de la mano. Actio proporcionó las herramientas para cambiar la forma de trabajar, pero el componente humano —cambiar mentalidades y construir nuevos hábitos— es una jornada constante. La ciudad ha logrado grandes avances, pero continúa comprometida con la mejora continua a medida que avanza en la madurez de su gestión estratégica.
Con un liderazgo visionario, un enfoque en la cultura y las herramientas digitales adecuadas, como Actio, una ciudad puede reinventar sus prácticas de gestión estratégica. Gatineau ahora es más ágil, transparente y alineada en la ejecución de su estrategia — todo en beneficio de sus ciudadanos.
La experiencia pionera de Gatineau es un ejemplo convincente de cómo la adopción de la digitalización estratégica puede empoderar a un municipio para alcanzar nuevas cotas de rendimiento y responsabilidad.
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