La identificación de problemas y desvíos en proyectos es una de las actividades más importantes para la correcta mitigación de los riesgos, impidiendo que haya trabas en la entrega al cliente o incluso impactos negativos en la calidad del producto final. Una forma de evitar esos problemas y promover una gestión de proyectos más eficiente es aplicar el informe de hecho, causa y acción (HCA), una herramienta simple y de fácil aplicación que permite identificar con precisión la fuente de los problemas enfrentados.
Qué es informe de hecho, causa y acción (FCA)
El HCA es un proceso bastante simple que puede ser desarrollado por el equipo del proyecto en cualquier momento, frente a cualquier problema. Inicialmente, identificado el hecho, que es el problema, se pregunta por qué esa anormalidad ocurrió. Con la respuesta del porqué, es hora de pensar en la causa, o sea, lo que generó el hecho.
Identificada la causa del problema, es necesario desarrollar un plan de acción para eliminar la causa o corregirla, desapareciendo los riesgos para el proyecto. Si no es posible eliminar la causa, el equipo debe centrarse en alternativas para eludir el problema y así concluir el proyecto de acuerdo con el contrato.
Finally, a person responsible for risk mitigation is identified and a schedule for applying the solution is defined, in order to finish the process as soon as possible and resume work naturally.
¿Dónde se puede aplicar el informe de HCA?
El informe de HCA es bastante flexible y sirve para diversos propósitos y puede ser aplicado en situaciones como:
Problemas en la producción
Si existe un problema como el descenso de la producción, es posible utilizar el informe de hecho, causa y acción para identificar lo que está afectando la producción de la empresa y así eliminar el factor de riesgo y dar continuidad al trabajo.
Compromiso humano
La motivación de un equipo de proyectos es esencial para que el trabajo sea hecho de acuerdo con lo planeado, cumpliendo plazos y requisitos. Si hay un descenso en la motivación del equipo, aparece la rotación de personal, las ausencias y el desarrollo del proyecto queda perjudicado. En ese sentido, el informe de HCA auxilia a encontrar el motivo de la falta de motivación, como fallas del liderazgo, carga de trabajo muy pesada, falta de recursos, entre otros, y así acabar con la causa verdadera del problema.
Seguimiento de metas e indicadores
Another application for the fact, cause, and action report is tracking a project's performance through goals and indicators. If the goals are within the plan, perfect. However, if they are not, it is possible to use the FCA to identify what is causing the performance deficit and thus address the problem before it becomes too big for the company or even for the client.
Hay miles de aplicaciones para el informe HCA, basta que usted tenga un problema y haga las preguntas correctas.
¿Por qué usar el informe de hecho, causa y acción?
En primer lugar, porque no existe la necesidad de una tecnología avanzada para realizar este análisis. Basta con que usted reúna a su equipo y dialogue con él para identificar las causas de un problema y las actitudes que deben ser tomadas a corto, medio y largo plazo. Además de la facilidad de aplicación del método, el HCA es versátil y puede ser utilizado en cualquier contexto, es decir, independientemente del proyecto en el que su equipo esté comprometido, el HCA es altamente eficaz para ayudar a mitigar los riesgos.
El HCA es también una manera ágil de combatir los riesgos que surgen a lo largo de un proyecto, lo que permite que el equipo trabaje proactivamente en el mantenimiento de las fallas y problemas que puedan ocurrir a lo largo del esfuerzo común.
¿Usted ya conocía el informe de hecho, causa y acción? ¿En qué contexto acostumbra aplicarlo? ¿Cuál es el grado de efectividad de este método en su empresa? ¡Comparta sus experiencias con nosotros!
