La identificación de problemas y desvíos en proyectos es una de las actividades más importantes para la correcta mitigación de los riesgos, impidiendo que haya trabas en la entrega al cliente o incluso impactos negativos en la calidad del producto final. Una forma de evitar esos problemas y promover una gestión de proyectos más eficiente es aplicar el informe de hecho, causa y acción (HCA), una herramienta simple y de fácil aplicación que permite identificar con precisión la fuente de los problemas enfrentados.
Qué es informe de hecho, causa y acción (HCA)
El HCA es un proceso bastante simple que puede ser desarrollado por el equipo del proyecto en cualquier momento, frente a cualquier problema. Inicialmente, identificado el hecho, que es el problema, se pregunta por qué esa anormalidad ocurrió. Con la respuesta del porqué, es hora de pensar en la causa, o sea, lo que generó el hecho.
Identificada la causa del problema, es necesario desarrollar un plan de acción para eliminar la causa o corregirla, desapareciendo los riesgos para el proyecto. Si no es posible eliminar la causa, el equipo debe centrarse en alternativas para eludir el problema y así concluir el proyecto de acuerdo con el contrato.
Por último, se identifica un responsable por realizar la mitigación de los riesgos y se define un cronograma de aplicación de la solución, con el fin de terminar el proceso tan pronto como sea posible y reanudar el trabajo de manera natural.
¿Dónde es posible aplicar el informe de HCA?
El informe de HCA es bastante flexible y sirve para diversos propósitos y puede ser aplicado en situaciones como:
Problemas en la producción
Si existe un problema como el descenso de la producción, es posible utilizar el informe de hecho, causa y acción para identificar lo que está afectando la producción de la empresa y así eliminar el factor de riesgo y dar continuidad al trabajo.
Compromiso humano
La motivación de un equipo de proyectos es esencial para que el trabajo sea hecho de acuerdo con lo planeado, cumpliendo plazos y requisitos. Si hay un descenso en la motivación del equipo, aparece el turnover, las ausencias y el desarrollo del proyecto queda perjudicado. En ese sentido, el informe de HCA auxilian a encontrar el motivo de la falta de motivación, como fallas del liderazgo, carga de trabajo muy pesada, falta de recursos, entre otros, y así acabar con la causa verdadera del problema.
Seguimiento de metas e indicadores
Otra aplicación para el informe de hecho, causa y acción es el seguimiento del desempeño de un proyecto a través de metas e indicadores. Si las metas están dentro de lo planeado, perfecto. Sin embargo, si no están, es posible utilizar el HCA para identificar lo que está causando el déficit en el desempeño y así tratar el problema antes de que se vuelva muy grande para la empresa o incluso para el cliente.
Hay millares de aplicaciones para el informe HCA, ¡basta que usted tenga un problema y haga las preguntas correctas!
Por qué usar el informe de hecho, causa y acción
En primer lugar porque no hay necesidad de una tecnología avanzada para hacer este análisis. Basta que usted reúna su equipo y converse con él para identificar las causas de un problema y las actitudes que deben ser tomadas en el corto, medio y largo plazo. Además de la facilidad de aplicación del método, el HCA es versátil y puede ser usado en cualquier contexto, o sea, independientemente del proyecto en que su equipo esté comprometido el HCA es altamente eficaz en el auxilio a mitigar los riesgos.
El HCA es también una manera ágil de combatir los riesgos que surgen a lo largo de un proyecto, lo que permite que el equipo trabaje proactivamente en la manutención de las fallas y problemas que puedan ocurrir a lo largo del esfuerzo común.
¿Usted ya conocía el informe de hecho, causa y acción? ¿En cuál contexto acostumbra aplicarlo? ¿Cuál es el grado de efectividad de este método en su empresa? ¡Comparta sus experiencias con nosotros!
