En la administración de proyectos, tenemos una tríada esencial para el éxito de cualquier iniciativa: alcance, tiempo y costoUn alcance mal dimensionado afecta el tiempo y el costo, y a su vez, el retraso de un cronograma puede afectar el costo y el alcance del proyecto. Los costos mal dimensionados pueden terminar con todo lo que fue planeado en el alcance y en el cronograma. En otras palabras, un lado del triángulo afecta a los demás.
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En la publicación de hoy hablaremos de uno de estos vértices: el tiempo. Según un estudio del Standish Group, menos de un tercio de todos los proyectos se completan dentro del plazo estimado.
¿Estarás en este grupo? A partir de hoy, ya no lo estarás más. Sigue estos consejos y garantiza el cumplimiento de plazos en tus proyectos:
Determina la secuencia de las actividades
Esperar que tu mente registre y ordene absolutamente todas las tareas que debes realizar tú y tu equipo es un gran riesgo. Nuestra mente es selectiva, aún más en momentos donde tenemos exceso de información llegando a cada instante.
La mejor forma de comenzar a organizar los plazos del proyecto es crear una lista de quehaceres, ordenándolos según una secuencia lógica. Podrás tener tareas ejecutadas concomitantemente y otras que dependen de actividades anteriores a ser iniciadas. Es importante determinar estas interdependencias, creando un mapa, también llamado diagrama de red.
Existen varios tipos de diagramas de red, entre los más conocidos están el Gráfico PERT (Program Evaluation and Review Technique) y el PDM (Precedence Diagramming Method).
Ambos métodos de análisis permiten identificar dónde están los cuellos de botella del proyecto, es decir, actividades que pueden comprometer el desarrollo y acarrear atrasos. Así, puedes dimensionar un plazo mayor para estas actividades, encontrar maneras de reducir los riesgos de retraso y asignar más personas para estas tareas para que sean concluidas dentro del plazo estimado.
Identifica responsables, recursos y plazos
Cada actividad de su cronograma tendrá recursos físicos y humanos asignados. Saber exactamente qué será necesario para concluir cada tarea es esencial para dejar todo a mano y evitar retrasos.
Una vez hecho esto, también es necesario definir fechas límite para las entregas. Haz una reunión con tu equipo y estima el tiempo necesario para cada actividad, siempre considerando un tiempo adicional para cada fase del proyecto para ganar holgura para los momentos más difíciles.
Una vez más, no confíes solamente en la memoria de las personas o en los post-its colados frente al computador. Una herramienta de gestión te dará mayor poder de control sobre las actividades del proyecto, como semáforos de señalización para que tú y tu equipo sepan de inmediato qué actividades están atrasadas, cuáles están en el límite y cuales aún disponen de tiempo para ser concluidas.
Las alertas por medio de correo electrónico son una buena forma de mantener a todos centrados en los objetivos del proyecto y en el cumplimiento de los plazos, algo que puede perfectamente ser realizado por una solución tecnológica desarrollada para optimizar resultados.
Monitorea el desempeño del equipo
Luego de la planificación del cronograma, el estimado de las actividades y plazos, todo lo que necesitas es crear un mecanismo para hacer seguimiento al desempeño del equipo y el cumplimiento de plazos.
Aquí los recursos son varios: puedes hacer una gestión simplificada, por medio de un cuadro Kanban; con ayuda de un software que indique tal información en un tablero de control; o incluso con un Gráfico de Gantt.
En nuestro postLos indicadores de rendimiento que usted no puede perder de vista al gerenciar sus proyectosencontrarás algunas fórmulas que ayudan a calcular el desvío del cronograma y las implicaciones de esto en tu proyecto.
Los plazos se hicieron para cumplirse. La falta de cuidado en esta parte de la planificación de un proyecto puede acarrear serias consecuencias para ti y tus clientes, llegando a lograr que un proyecto no sea viable, por ejemplo, por la pérdida del time to market. Siendo así, utiliza un sistema de gestión que auxilie en este proceso, desde el estimado del tiempo de cada tarea a realizarse hasta el seguimiento del previsto X realizado.
¿Cómo garantizas el cumplimiento de plazos en sus proyectos? ¡Comparte tu experiencia con nosotros!
