No gerenciamento de projetos, temos um tripé essencial para o sucesso de qualquer iniciativa: escopo, tempo e custo. Um escopo mal dimensionado afeta no tempo e no custo, assim como o atraso de um cronograma pode afetar o custo e o escopo do projeto. Custos mal dimensionados podem acabar de vez com tudo o que foi planejado no escopo e no cronograma. Em outras palavras, um lado do triângulo afeta os demais.
Leia também: gestão de custos em projetos – o que você precisa saber?
No post de hoje vamos falar sobre um destes vértices: o tempo. De acordo com estudo do Standish Group, menos de um terço de todos os projetos são concluídos dentro do prazo estimado.
Você está neste grupo? A partir de hoje, não mais. Siga essas dicas e garanta o cumprimento de prazos em projetos:
Determine o sequenciamento de atividades
Esperar que sua mente registre e ordene absolutamente todas as tarefas que devem ser realizadas por você e sua equipe é um grande risco. Nossa mente é seletiva, ainda mais em tempos onde temos um excesso de informações chegando a todo instante.
A melhor forma de começar a organizar os prazos do projeto é criar uma lista de afazeres, ordenando-as segundo uma sequência lógica. Você poderá ter tarefas executadas concomitantemente e outras que dependem de atividades anteriores para serem iniciadas. É importante determinar essas interdependências, criando um mapa, também chamado de diagrama de rede.
Existem vários tipos de diagramas de rede, entre os mais conhecidos estão o Gráfico PERT (Program Evaluation and Review Technique) e o PDM (Precedence Diagramming Method).
Ambos métodos de análise permitem identificar onde estão os gargalos do projeto, isto é, atividades que podem comprometer o andamento e acarretar em atrasos. Assim, você pode dimensionar um prazo maior para essas atividades, encontrar maneiras de reduzir os riscos de atraso e alocar mais pessoas nessas tarefas para que elas sejam concluídas dentro do prazo estimado.
Identifique responsáveis, recursos e prazos
Cada atividade do seu cronograma terá recursos físicos e humanos alocados. Saber exatamente o que será preciso para concluir cada tarefa é essencial para deixar tudo à mão e evitar atrasos.
Feito isso, também é preciso definir datas limites para os entregáveis. Faça uma reunião com seu time e estime o tempo necessário para cada atividade, sempre considerando um tempo adicional a cada fase do projeto para ganhar aquele fôlego em momentos mais difíceis.
Mais uma vez, não confie somente na memória das pessoas ou em post-its colados frente ao computador. Uma ferramenta de gestão te dará maior poder de controle sobre as atividades do projeto, como faróis de sinalização para que você e sua equipe saibam de imediato quais atividades estão atrasadas, quais estão no limite e quais ainda gozam de tempo para serem concluídas.
Alertas via e-mail são uma boa forma de manter todos focados nos objetivos do projeto e no cumprimento de prazos, algo que pode muito bem ser feito por uma solução tecnológica desenvolvida para a otimização de resultados.
Monitore o desempenho da equipe
Após o planejamento do cronograma, estimativa de atividades e prazos, tudo o que você precisa é criar um mecanismo para acompanhar o desempenho da equipe e o cumprimento de prazos.
Aqui os recursos são vários: você pode fazer uma gestão simplificada, por meio de um quadro Kanban; com auxílio de um software que indique tais informações em um dashboard de controle; ou ainda com um Gráfico de Gantt.
Em nosso post “Os indicadores de performance que você não pode perder de vista ao gerenciar projetos”, você encontra algumas fórmulas que ajudam a calcular o desvio do cronograma e as implicações disto no seu projeto.
Prazos foram feitos para serem cumpridos. A falta de cuidado nesta parte do planejamento de um projeto pode acarretar em sérias consequências para você e seus clientes, chegando a inviabilizar um projeto pela perda do time to market, por exemplo. Sendo assim, use um sistema de gestão que auxilie neste processo, desde a estimativa de tempo de cada tarefa a ser realizada até o monitoramento do previsto X realizado.
Como você garante o cumprimento de prazos nos seus projetos? Compartilhe sua experiência conosco!
