En un mundo de evolución increíblemente rápida, de exceso de información y globalización, que implica la descentralización y tercerización de los servicios, los gestores requieren rodearse cada vez más de buenos informes para fundamentar su toma de decisiones. Sin embargo, el acceso a la información estratégica no es suficiente. Se necesita tener control de los procesos y proyectos para transformar la información en buenos resultados.

En la administración, la máxima “lo que no se mide, no se gestiona” de Deming,   es un lema que orienta a muchos gestores en organizaciones de todos los tamaños. Pero, solo medir ya no es suficiente. Se necesita controlar lo que se mide. Con esta mentalidad, Joseph Moses Juran en 1992, ya decía: “Gestión es controlar y actuar correctamente. Sin control no hay gestión. Sin medición no hay control" (Juran, 1992).

La medición se realiza a través de la definición de indicadores de desempeño y sus respectivas metas con desglose en toda la organización, que son monitoreados constantemente. El indicador ayuda al gerente a comprender cómo va su negocio y le permite identificar qué esfuerzos son necesarios para alcanzar los resultados planificados, ya sea reducción de costos, aumento de la productividad, satisfacción del cliente, etc. Para un monitoreo efectivo, los informes y los dashboards son herramientas útiles para seguir las metas e indicadores, sin embargo, para tener control es necesario algo más.

Implementando efectivamente el control de la gestión

Cuando el gestor verifica por medio de informes que una meta no se alcanzó, necesita tener a la mano herramientas que le permitan tomar medidas. Lo ideal es hacerlo en un sistema automatizado que controle los indicadores, metas, procesos y proyectos en un único lugar.

Con un sistema de gestión automatizado, actividades de control que llevarían tiempo para ser implementadas y demandarían innumerables procesos internos, pueden ser realizadas rápidamente y automáticamente. Por ejemplo, en el Tune by Actio. de Stratec (GE), el gestor, cuando observa un resultado indeseable, puede identificar inmediatamente al responsable del indicador y evaluar la informe con el análisis del resultado obtenido, eso con unos pocos clics. El gestor también puede evaluar el plan de acción original y las correcciones que se le han hecho o incluso sugerir nuevas acciones que puedan contribuir a la consecución de la meta el próximo mes.

El gestor puede también solicitar un informe justificativo, que puede ser un informe de hecho, causa y acción o un informe de tres generaciones, donde el responsable por la meta va a contar lo que sucedió que resultó en no alcanzar la meta, el análisis de las causas y lo que está proponiendo hacer en el mes siguiente para no tener el mismo mal desempeño. Es posible saber cuáles son las actividades que van a ser ejecutadas, por quien y cuando. Además de eso, el gestor puede programar por el software una reunión con el responsable para definir un nuevo plan de acción.

Otro punto que vale resaltar en la implementación del control , es la complejidad de cada objetivo estratégico de la organización. En informes y dashboards comunes, la información necesita ser sucinta y de rápida interpretación, para que se tenga agilidad en las decisiones. Sin embargo, el gestor en estos casos, corre el riesgo de interpretar un resultado de forma equivocada, simplista.  Sabemos que los objetivos estratégicos tienen una infinidad de indicadores y metas, que reflejan los procesos de la organización, pero también dependen del éxito en la ejecución de proyectos corporativos o iniciativas estratégicas. Por lo tanto, muchas veces no es suficiente trabajar con solamente metas en los indicadores o en los procesos existentes. También es necesario controlar proyectos corporativos para garantizar la consecución del objetivo estratégico.

En el GE, si analizamos un objetivo estratégico, además de los indicadores, se puede ver los proyectos que están soportando ese objetivo. De este modo, es posible distribuir a los gerentes y posiciones de liderazgo, una cartera de proyectos a ejecutar. Los proyectos pueden entonces ser monitoreados por el cronograma y por el plan de acción y el gestor puede ver si las actividades del proyecto se llevan a cabo en el plazo acordado o existen actividades atrasadas. Además de eso, se puede avanzar en detalle, al entrar en cada proyecto y ver quiénes son los responsables, el alcance, el presupuesto y el estado. También se puede configurar el sistema para que cada vez que una actividad clave esté atrasada se notifique al responsable por el proyecto por correo electrónico. Las alertas del sistema se pueden configurar de acuerdo con la jerarquía de la organización.

De esta manera, el gestor tiene a la mano una herramienta que le permite controlar de hecho las operaciones de la empresa y no solamente supervisarlas, proporcionando análisis y decisiones más asertivas y disminuyendo riesgos.

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