Cuando se trata de viajar o de poner en marcha un nuevo proyecto empresarial, la planificación es esencial para que todo vaya sobre ruedas. De la misma manera que se crea un itinerario de viaje con las actividades y lugares más interesantes para visitar, una empresa necesita establecer un alcance detallado del proyecto, definiendo qué, por qué y cómo se llevará a cabo.
Al definir el alcance del proyecto, es posible cumplir los objetivos dentro del plazo y el presupuesto establecidos, evitando sobrecargar al equipo. Con esto en mente, este blog cubrirá la información más importante sobre cómo definir y gestionar el alcance de tu proyecto, para ayudarte a alcanzar el éxito empresarial deseado. ¡Disfruta de la lectura!
¿Qué es el alcance del proyecto?
El alcance del proyecto es la descripción del trabajo necesario para entregar un producto, servicio o resultado. Representa el mapa completo de todas las tareas y actividades que se llevarán a cabo para completar el proyecto.
Además, esta metodología desempeña un papel fundamental a la hora de establecer límites claros y definir los parámetros esenciales del proyecto. Por cierto, el alcance del proyecto también abarca aspectos esenciales como:
1- Justificación: la razón por la que se emprende el proyecto y los beneficios esperados tras su finalización con éxito.
2- Objetivos las metas específicas que el proyecto pretende alcanzar, proporcionando una dirección clara para el trabajo a realizar.
3- Restricciones: cualquier limitación o restricción que pueda afectar a la ejecución del proyecto, como limitaciones de tiempo, financieras o de recursos tecnológicos.
4- Recursos disponibles: los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto, como personas, competencias, equipos, materiales, entre otros.
Es importante destacar que la definición del alcance del proyecto no debe ser realizada por una sola persona. Al contrario, es necesario involucrar y alinear a todos los participantes del proyecto, garantizando que todos estén de acuerdo. Por ejemplo, si estás trabajando en el lanzamiento de un producto de marketing, es esencial estar alineado con los sectores responsables de esta novedad en tu empresa, como los equipos de producto, diseño y contenido. Esto garantiza la coherencia y la alineación durante todo el proceso.
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¿Qué ventajas tiene definir el alcance de un proyecto desde el principio?
Definir el alcance de forma clara y detallada desde el principio permite determinar con precisión los objetivos, plazos y resultados del proyecto. Así se evitan ambigüedades y malentendidos y se garantiza que todas las partes implicadas entienden lo que se va a entregar y cómo se va a conseguir.
Además, un alcance bien definido de antemano ayuda a evitar retrasos o sobrecarga de trabajo, ya que proporciona una guía clara para la ejecución del proyecto. El alcance también sirve de base sólida para una planificación, gestión y control eficaces del proyecto, lo que permite al equipo centrarse en las tareas adecuadas y establecer prioridades.
Llevar a cabo la delimitación del ámbito también aporta otra serie de beneficios, como:
- Claridad sobre los límites del proyecto;
- Reducción de riesgos;
- Presupuestación y gestión adecuadas de los recursos
- Alineación con los objetivos;
- Prevención de desviaciones del alcance.
¿Qué ocurre si se produce una desviación del alcance?
La desviación del alcance se produce cuando lo planificado previamente para la ejecución del proyecto supera los límites. Por ejemplo, imagina que participas en el lanzamiento de un producto pero aún no has establecido una declaración del alcance del proyecto. Durante el proceso, un participante sugiere añadir una entrada en el blog sobre el nuevo producto. Unos días después, otro participante añade la necesidad de un comunicado de prensa. Estas adiciones imprevistas al alcance pueden causar un estrés innecesario al equipo e incluso retrasos en las entregas originales del proyecto.
Cuando se produce una desviación del alcance, se llevan a cabo trabajos no previstos originalmente. Esto puede provocar retrasos, sobrecarga de trabajo o incluso la entrega de artículos de baja calidad.
Por eso, la mejor forma de evitar desviaciones del alcance es crear una declaración del alcance del proyecto y compartirla con todas las partes interesadas lo antes posible en el proceso.
Lee también: ¿Cómo garantizar que se cumplan los plazos del proyecto?
Aprende a definir el alcance de tu proyecto en 7 pasos
Para definir eficazmente el alcance del proyecto, sigue estos pasos:
1- Empieza por fijar los objetivos del proyecto, es decir, los resultados que quieres conseguir. Esto ayudará a definir el alcance y a garantizar que todo el mundo sabe lo que quiere conseguir.
2- Ten a la vista los recursos disponibles, como el presupuesto y el personal, para poder planificar en consecuencia. Esto te permitirá ajustar el alcance en función de la disponibilidad de recursos.
3- Elabora una declaración sobre el alcance del proyecto que describa claramente lo que se va a conseguir y lo que no. Esta declaración debe incluir los objetivos del proyecto, así como sus limitaciones y restricciones.
4- Obtén el apoyo y la aprobación de las partes interesadas antes de finalizar el alcance del proyecto. Asegúrate de que todos están de acuerdo con los elementos incluidos en el alcance.
5- Si es necesario, establece un proceso de control de cambios para gestionar los cambios que puedan surgir a lo largo del proyecto. Esto garantizará que los cambios se revisen y aprueben adecuadamente antes de incorporarlos al ámbito de aplicación.
6- Comparte la declaración del alcance del proyecto con el equipo del proyecto, asegurándote de que todos tienen acceso a ella y comprenden su información.
7- Revisa periódicamente el alcance del proyecto a lo largo del mismo. Esto ayudará a mantener el enfoque y evitar desviaciones, y animará a las partes interesadas a presentar formalmente cualquier nueva idea de cambio.
Siguiendo estos pasos, podrás definir esta metodología de forma clara y evitar desviaciones no deseadas, manteniendo a todos los implicados alineados y centrados en los objetivos establecidos.
La tecnología como aliada en la realización del alcance del proyecto
Si has seguido todos los pasos hasta ahora, pero aun así tu equipo no sabe lo que hace cada miembro o tiene dificultades para llegar al final del proyecto, reflexiona bien, ¡porque algo hay que mejorar!
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