Las nuevas características del programa informático facilitan la dirección de emprendimientos en las colectividades.
La novedad no está ausente en el software de Gestión Estratégica. Con la política de siempre apostando por la innovación y la personalización de la herramienta para servir mejor a los usuarios, el software ahora incluye otras funciones en el sistema: Gantt y Red PERT. Con estas nuevas formas de ver e interpretar la información, cada vez es más fácil hacer la gestión de proyectos de la organización.
Fernando Quintans, Gerente de proyectos de GD Consult, fue responsable de la implementación del software de gestión estratégica en SAE – Secretaría de Asuntos Estratégicos de la Presidencia de la República. Él dice que la herramienta fue una indicación del Ministerio de Planificación y, como el software está más centrado en la planificación estratégica y el plan de acción de gestión, fue necesario hacer algunas personalizaciones para facilitar la gestión de proyectos. Pero después de eso, ha funcionado muy bien en la Secretaría.
Guilherme Barbassa, director de Stratec, afirma que los cambios fueron los mismos en un software diseñado para ayudar a la gestión de proyectos. “Lo que hicimos fue crear un software de red PERT, estableciendo una relación entre las actividades. Cuando usted tiene una red PERT, puede crear la ruta crítica del proyecto, que consiste en identificar las actividades que, si se retrasa, retrasará la fecha límite del proyecto. Hay actividades que pueden retrasarse sin retrasar la fecha límite. Pero hay las actividades principales para el cumplimiento de la fecha límite“, explica. Además, incluimos el diagrama de Gantt, que convierte el plan de acción en un gráfico visual de interpretación rápida. “Con el plan de acción, se tiene toda la información, lo que facilita su interpretación”, dice.
Quintans dice que el software de Gestión Estratégica controla todos los proyectos estratégicos de la Secretaría de Asuntos Estratégicos de la Presidencia. “Toda la metodología que SAE tiene para gestionar los proyectos se encuentran en la herramienta, así como todo el control de los costos del proyecto, control del presupuesto y de los indicadores”, dice. Además, Quintans cuenta que han aprovechado pasado otras funciones, tales como los parámetros para separar por área. “El SAE se divide en varias áreas, con el secretario ejecutivo, el área del desarrollo sostenible, el secretario de Defensa, entre otros… Con el software, consigo hacer la gestión de proyectos separados por área”, revela.
Quintans agrega que controla todos los indicadores a través de software. Según él, el objetivo de SAE es la formulación de políticas públicas en todo el país y los indicadores de evaluar no solo la formulación de políticas, así como su aprobación por la presidencia. “Hay dos indicadores que muestran bien esto, uno de los indicadores controla la efectividad en SAE y el otro controla la eficacia ante la presidencia”, dice.
Otra de las mejoras en el software sugerido por el SAE, fue el calendario de aplicación que le permite ver las fechas y los costos de cada artículo en la página de cada proyecto. “Dentro de un proyecto que tiene otros proyectos, y dentro de este último, tengo otras más. Hay tres niveles: el abuelo del proyecto, el padre y el diseño de proyectos niño “, bromea. Explica que antes no podía ver la macro en los costos del proyecto, en el proyecto principal (el abuelo), sólo los proyectos que siguen en la jerarquía, pero ahora se puede ver de manera más amplia.
Barbassa muestra otra novedad en el sistema. “Además de las innovaciones mencionadas, el usuario podrá elegir si desea utilizar el software en el modelo de plan de acción o proyecto. El plan de acción no se ocupa de la red PERT, por lo que es prioridad de las actividades, no tiene un camino crítico, es una manera sencilla de supervisar las actividades. Ya la gestión de proyectos es más compleja, estamos hablando de planes para una mayor escala, los planes corporativos, que cubren diversas áreas, muchas actividades y los altos presupuestos que requieren una metodología más completa para la gestión de proyectos“, explica.
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