Para la construcción de la planeación estratégica de la empresa, hay que considerar algunos factores esenciales, que cuando se descuidan, impactan negativamente la ejecución y el mantenimiento de la estrategia de la empresa. Ellos son: la comunicación, la supervisión, el establecimiento de metas y objetivos claros, la definición de la frecuencia de las reuniones estratégicas y la participación en equipo. En este artículo vamos a analizar cada uno de ellos con la finalidad de que usted no cometa ninguno de estos errores en el momento de poner en práctica la planeación estratégica de tu empresa.
En primer lugar debes entender los objetivos y metas de la empresa, es decir, donde se pretende llegar. Más que saberlo, hay que difundir esta información en toda la empresa a fin de que todos los empleados puedan ser inspirados y quieran ser parte de este plan más grande. Comunicar la planeación estratégica de manera clara y objetiva, con metas y acciones claramente definidas para toda la organización, promueve una cultura de crecimiento en conjunto, lo que permite la armonización entre los planes de los colaboradores, de manera personal y profesionalmente.
Para comunicarse con eficacia, primero debemos definir muy bien las metas y objetivos. Uno de los errores más frecuentes en la propuesta de un plan estratégico es el momento de definición de la visión y misión de la empresa y los objetivos que se deben alcanzar. Es muy común que en lugar de ampliar las posibilidades de negocio, las visiones dejan a la gente confundida y no crean la percepción de pertenencia. Para que una visión sea clara, tiene que tener una dimensión tangible con plazos específicos, lo que refleja el propósito superior de los negocios, y en la que tiene previsto estar ahí en un momento determinado. La visión se utiliza para dividir los objetivos más pequeños, que a su vez se dividen en metas e indicadores que pueden medirse claramente.
Con la división de la visión en metas más pequeñas, que a su vez se dividen en objetivos, normalmente la planeación estratégica genera un plan de acción lleno de actividades para cada área o equipo. Si no hay ningún rígido seguimiento de este plan de acción durante el año, llegan a fracasar. Así que le corresponde a los administradores establecer un programa de monitoreo de rutina del plan de acción para asegurar que será cumplido.
Además del seguimiento de las metas con frecuencia, también se debe dar seguimiento a los indicadores, que son las subdivisiones más pequeñas de la planeación estratégica. Por ejemplo: La compañía determinó que quieren mejorar el servicio al cliente. El indicador es el promedio de quejas que el SAC recibe por mes. El objetivo es disminuir el número de denuncias a la mitad para el próximo semestre. Son los indicadores que permiten a los administradores realizar un seguimiento del progreso de las acciones de la empresa y tomar decisiones más asertivas y rápidas si se encuentra con un obstáculo en el camino. Así que debe ser monitoreado constantemente y su estado debe ser comunicado en toda la empresa, como un medio de difusión de los resultados y la creación de un sentido de responsabilidad colectiva de todo el equipo. Es un buen estímulo el reconocimiento e incentivos a las áreas que han logrado buenos resultados en el período.
Y, por último, es un error bastante común de las empresas realizar planeación estratégica sólo a nivel de la alta dirección de la empresa sin envolver al personal en la planeación. Dejar de lado el equipo, especialmente los líderes de cada área en la creación de la planeación, no genera la sensación de trabajar juntos, sino da una impresión de una orden jerárquica, la cual no es favorable. Crear metas y objetivos en conjunto fortalecerá su negocio y promoverá el compromiso con el bien común de la empresa.
Para no cometer errores, lo ideal es utilizar un sistema que automatice todos estos procesos y llevar a cabo la planeación estratégica de una manera sistemática. El Software Gestión Estratégica de Actio posee tableros de control que facilitan la transmisión de información en paneles, ayudando a la implantación de una cultura de la gestión a la vista en las empresas y la notificación de resultados de una manera democrática. Además, sostiene y organiza todos los objetivos, metas e indicadores de la organización de una manera sencilla y amigable, definiendo responsables de cada acción y ayudando a los gestores a tener una visión más clara de si una acción se retrasa o no se ha cumplido y por qué. También con el GE, las reuniones de seguimiento son mucho más simples, ya que toda la información está disponible en formatos fáciles de interpretar y gráficos, permitiendo a los administradores tomar decisiones más asertivas y ágiles, entre otros beneficios.
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