Understand o que é OCR vai muito além de saber como esse sistema funciona na prática, mas compreender como essa tecnologia pode ajudar a sua empresa a gerir os documentos.
A tecnologia, que se popularizou nos anos 90 para transformar jornais e documentos impressos em arquivos digitais, ganhou uma nova roupagem com o crescimento da inteligência artificial.
Hoje, essa é uma das principais formas de transformar imagens e documentos em arquivos editáveis, pesquisáveis e catalogáveis, sendo essencial para muitos negócios modernos
O que é OCR?
Actio’s OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres) é uma tecnologia que utiliza a extração automatizada de dados para converter imagens de texto em um arquivo legível para as máquinas.
Basicamente, um software de OCR extrai e reutiliza os dados de diferentes tipos de documentos, físicos ou digitais, como imagens de câmeras e PDFs.
Este software reconhece as palavras presentes em imagens, as extrai e permite o acesso e a edição dos conteúdos originais.
O sistema OCR surgiu em 1974, com a fundação da Kurzweil Computer Products pelo Ray Kurzweil, e possibilitava a digitalização de qualquer impresso, independentemente da fonte.
Contudo, ele só se popularizou em 1990 com a digitalização de jornais históricos. Atualmente, esse sistema teve um salto de melhoria, oferecendo uma digitalização com precisão quase perfeita.
Como funciona o OCR?
O software de OCR utiliza um software para escanear e digitalizar documentos e imagens e transformá-los em um arquivo editável.
Para arquivos físicos, é preciso um scanner para transformar o arquivo em algo acessível, mas no caso de arquivos digitais basta um software para transformar esse documento, foto ou imagem em um arquivo editável.
O processo para utilizar um OCR é o seguinte:
- Captura de imagem: o software recebe a imagem, seja foto, um scanner, print ou PDF;
- Pré-processamento: o sistema melhora a imagem, ajustando contraste e removendo ruídos para facilitar a separação do fundo e do texto;
- Segmentação: o software divide a imagem em partes, separando blocos de texto, linhas, palavras e caracteres;
- Reconhecimento dos caracteres: o sistema compara os padrões visuais encontrados, separando as formas e reconhecendo letras;
- Interpretação do contexto: o OCR reconhece os caracteres isolados, formando palavras e frases, corrigindo possíveis erros;
- Texto finalizado: por fim, o arquivo é convertido em texto digital, que pode ser copiado, pesquisado e editado.
Os sistemas atuais ainda contam com a Artificial Intelligence para agilizar o processo, atuando na detecção de caracteres e na interpretação do contexto.
Quais os tipos de arquivos OCR?
Atualmente, existem 4 tipos distintos de OCR, sendo o mais simples, o de reconhecimento ótico de marcas (OMR), o de reconhecimento inteligente de caracteres (ICR) e o reconhecimento inteligente de palavras.
Basicamente, suas diferenças são:
- OCR simples: reconhece caracteres impressos em imagens e documentos e os transforma em texto editável;
- Reconhecimento ótico de marcas: identifica marcas preenchidas em campos específicos, como bolinhas, caixas de seleção ou quadrados;
- Reconhecimento inteligente de caracteres: usa inteligência artificial para interpretar letras e números escritos de formas diferentes;
- Reconhecimento inteligente de palavras: reconhece palavras inteiras em vez de analisar apenas caractere por caractere.
Os benefícios dos Softwares de OCR
Os benefícios dos softwares de OCR estão ligados à transformação dos documentos físicos ou digitalizados em arquivos editáveis e a redução de trabalho manual.
Para sumarizar, os benefícios desses softwares de OCR incluem:
- Redução de trabalho manual: diminui a necessidade de digitar informações manualmente, economizando tempo e reduzindo o esforço operacional;
- Mais agilidade nos processos: documentos que antes precisavam ser lidos e transcritos por pessoas podem ser processados de forma muito mais rápida;
- Menos erros de digitação: ao automatizar a captura de dados, o OCR reduz falhas humanas comuns em tarefas repetitivas;
- Facilidade para buscar informações: textos extraídos por OCR se tornam pesquisáveis, permitindo encontrar palavras, números, nomes ou dados específicos com muito mais facilidade;
- Digitalização e organização de documentos: ajuda empresas a converter arquivos físicos em documentos digitais, facilitando o armazenamento, a classificação e o acesso;
- Maior produtividade: equipes conseguem dedicar menos tempo a tarefas operacionais e mais tempo a atividades estratégicas;
- Integração com outros sistemas: os dados extraídos podem ser enviados para ERPs, CRMs, planilhas, sistemas financeiros ou plataformas de gestão;
- Melhor controle e segurança da informação: documentos digitalizados podem ser armazenados com permissões de acesso, backups e rastreabilidade.
Em resumo, os softwares de OCR tornam a gestão de documentos mais rápida, eficiente e confiável, contribuindo para a automação de processos e para a redução de custos operacionais.
How Christopher Bishop diz em Pattern Recognition and Machine Learning, os sistemas inteligentes de OCR utilizam classificação probabilística para interpretar padrões documentais e inferir categorias a partir de evidências estatísticas.
Como a IA auxilia o OCR?
A integração da IA com o OCR facilitou o processo de análise e confecção dos arquivos editáveis. Com isso, enquanto o OCR identifica os caracteres de forma mais rígida, a IA analisa o contexto e os diferentes formados de escrita e fonte.
Com isso, a IA ajuda a OCR a compreender os textos com maior precisão, interpresar manuscritos, entender o contexto das palavras, melhorar as imagens antes das leituras e classificar os documentos automaticamente.
Alguns modelos modernos de OCR, como o ABBYY ou a Microsoft já possuem a IA integrada, auxiliando no processo de transcrição, nesses casos o sistema também é conhecido como ICR.
Na gestão, enquanto a OCR disponibiliza os dados dos arquivos, a IA trabalha as informações para gerar insights para a gestão, colaborando com o gerenciamento de documentos e facilitando a tomada de decisão.
E essa parceria não precisa se limitar ao sistema de OCR, sendo também percebida fora dele.
Por exemplo, na solução de Gestão de Documentos da Actio a os agentes de IA integrados possibilitam que os gestores coletem os dados presentes no documento OCR e processe essas informações com facilidade, gerando relatórios e insights para a gestão.
Como fazer uma Gestão de Documentos com OCR?
Fazer uma gestão de documentos com OCR significa transformar documentos físicos, PDFs escaneados e imagens em informações digitais que podem ser pesquisadas, organizadas e utilizadas em processos corporativos.
Para isso, é preciso transformar os arquivos físicos ou digitais em documentos editáveis e pesquisáveis pelo sistema de software OCR. Dessa forma, a empresa possui as informações estruturadas, permitindo que encontre e classifique os arquivos com facilidade.
Esse modelo é especialmente útil para empresas que lidam com contratos, formulários, evidências regulatórias, documentos de auditoria, checklists, comprovantes, notas, laudos e registros operacionais.
Com o OCR, o documento deixa de ser apenas um arquivo armazenado e passa a gerar dados que podem alimentar fluxos de trabalho, controles, auditorias, indicadores e processos de compliance.
Uma arquitetura comum para esse tipo de gestão é:
Documento, PDF ou imagem → OCR especializado → texto estruturado e metadados → plataforma de gestão documental e governança
Dessa forma, o OCR atua como uma ferramenta de captura e extração de informações, enquanto a gestão documental organiza, controla e acompanha o uso desses documentos dentro da empresa.
Como a Actio ajuda sua Gestão de Documentos?
A Actio é o ecossistema que dá propósito aos dados extraídos pelo OCR, sendo a inteligência que direciona esses dados para o sucesso da sua estratégia corporativa.
Atualmente, a plataforma não é uma solução nativa especializada em OCR, ou seja, não atua como um motor próprio de leitura automática de documentos.
Seu foco está na gestão corporativa integrada, conectando estratégia, riscos, performance, processos e pessoas em uma única plataforma, com centralização de dados e automação de processos.
Na prática, isso significa que a Actio pode receber, armazenar, organizar e gerenciar documentos dentro dos processos da empresa.
Por meio da sua solução de Gestão de Documentos da Actio, a plataforma apoia o controle documental, anexos, evidências, auditorias, fluxos de aprovação, rastreabilidade e integração com outras frentes de gestão.
Ou seja, a OCR permite que seus documentos sejam editáveis e a Actio garante que eles estejam bem gerenciados, o que garante um bom workflow para a sua gestão documental.
Dessa forma, o OCR lê e estrutura os dados enquanto a Actio organiza, controla e transforma essas informações em processos acompanháveis, auditáveis e conectados à gestão da empresa.
Descubra como a Actio pode ajudar a transformar seus arquivos estáticos em documentos que auxiliam na alta performance da sua gestão. Fale com um de nossos consultores para conhecer o módulo de Gestão de Documentos da Actio.
