Visando auxiliar ainda mais os gestores na execução da estratégia de seus negócios, o software Gestão Estratégica conta com mais uma melhoria para gerenciamento de projetos: o sinalizador de ações em atraso.
Com essa melhoria, os gestores conseguem ver se uma ação prevista para determinada data ainda não foi iniciada. Caso a data inicial seja ultrapassada, imediatamente o software sinaliza com um farol vermelho, indicando que o responsável por aquela ação deve começar a executar a ação planejada imediatamente.
No entanto, esta funcionalidade funciona apenas diante da ativação do gestor no sistema. Para que o alerta seja ativado, é preciso solicitá-lo clicando no checkbox “Deixar o farol de ações vermelho se a data de início prevista for ultrapassada e a ação não for iniciada”. Para ativar essa opção, basta acessar o Menu > Cadastro > Configurações > Aba Ações . O checkbox estará logo abaixo do cabeçalho “Cálculo do Farol”.
A sugestão dessa melhoria veio por parte da empresa RTM, empresa que funciona como canal de comunicação do setor financeiro brasileiro, conectando cerca de 500 instituições e mais de 25 provedores de informações/serviços em ambiente de nuvem privada.
A responsável por planejamento estratégico, processos de negócio e riscos da RTM, Luciene Reis, conta que o que acontecia no software antes de sugerir a mudança é que se o usuário não desse o ponto partida na ação prevista, o software não enviava um alerta, nem uma cobrança pro usuário até que o prazo final da ação fosse ultrapassado. Então, os gerentes não tinham noção se o usuário havia ou não começado a atividade.
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“Por não ser obrigado a cadastrar o início do atividade, a gente sempre ficava na dúvida se os responsáveis tinham começado a executar a ação. E, sem o alerta, às vezes, a gente só recebia o aviso quando a ação já deveria ter sido finalizada, e na verdade não tinha sido nem iniciada”, ressalta.
Outra melhoria que já foi sugerida para a equipe de suporte da Stratec pela RTM, será inaugurada na próxima atualização do software, na versão 6.04 que entrará em vigor no dia 30/06. Em breve, quando algum projeto for encerrado em atraso, o sistema irá demonstrar a data final e data prevista, sinalizando diferentemente se o projeto foi cumprido no prazo ou não. “Atualmente o software não compara a data prevista com a data realizada. Quando o projeto encerra, mesmo atrasado, ele ganha uma bolinha azul, como se tivesse encerrado no tempo certo. Então a gente pediu uma sinalização diferenciada, para avisar que o projeto foi finalizado, mas com atraso”, conta Luciene. Segundo Neidson Silva, coordenador de suporte e homologação da Stratec, na nova versão do software, quando o projeto for finalizado com atraso, ele será sinalizado com uma luz vermelha e azul, indicando o retardo.
Com o objetivo de atender melhor às demandas por customizações no sistema, recentemente a Stratec instituiu um novo processo de acolhimento e processamento das demandas. A partir de agora, o cliente envia a sugestão de melhoria para a área de suporte, onde é encaminhada para um comitê de avaliação para ser aprovada ou não. Em seguida, o cliente recebe a resposta da aprovação já com a indicação de prazo. Logo, a melhoria segue para o planejamento e desenvolvimento. “Recebemos sugestões diariamente. O volume às vezes é muito grande e nem todas indicações de melhoria são viáveis” explica o coordenador.
Luciene comenta ainda que na RTM o software é utilizado não só para o acompanhamento de projetos, mas para a aplicação e monitoramento da gestão estratégica também. “No planejamento estratégico, você consegue executar e acompanhar as metas através dos indicadores no software. O sistema funciona bem e em relação à isso, a gente não tem nenhum questionamento”, elogia.
