Toda empresa está sujeita a fazer planos e, em determinado momento, perceber que as coisas não estão caminhando exatamente como o previsto. Isso pode ocorrer por influências externas, como as rápidas transformações no mercado e nas preferências dos clientes, mas também por causa de problemas internos, como problemas de comunicação e interpretação.

Por causa disso, é muito comum que surja a necessidade de questionar o modelo de negócio e avaliar o que está funcionando bem e o que precisa de melhorias. Uma ferramenta interessante para ajudar nessa avaliação é o Gap analysis, também chamado de Análise de lacunas.

Entenda melhor o que é esse método e quais os benefícios ele pode trazer para sua organização:

O que é uma análise de lacunas?

Gap analysis ou análise de lacunas é um método utilizado para avaliação do desempenho real da empresa diante de seu potencial. É um exame do desempenho atual que visa identificar quais são as diferenças entre o estado atual do negócio e onde ele poderia/gostaria de estar.

Um Gap — ou lacuna — é uma dissonância que pode decorrer de problemas internos ou não e que gera consequências, como problemas de entendimento e interpretação, prejudicando as tomadas de decisão.

A análise de lacunas pode ser capaz de apontar a forma como recursos e ativos estão sendo utilizados e facilitar que os objetivos do negócio sejam alcançados de maneira mais rápida e eficiente, sejam os de curto ou longo prazo.

Para que serve?

O propósito da realização de uma análise de lacunas é auxiliar a empresa na melhoria de sua eficiência comercial, de seu produto ou sua lucratividade, já que permite a identificação de lacunas ou pontos que precisam de atenção.

Após a conclusão da análise, é possível que os recursos e energia da equipe sejam direcionados às áreas que precisam de melhoria. Isso quer dizer que o Gap analysis serve para apontar mudanças que poderão tornar a organização mais competitiva, bem como os riscos e oportunidades encontrados durante a averiguação.

Quais os benefícios para a gestão do negócio?

Além de responder às perguntas sobre onde a empresa está e em que ponto gostaria de estar, o Gap analysis traz outras diversas vantagens, dentre as quais destacamos:

• auxilia a empresa a rever a atual abordagem de sua gestão e a implementar melhorias necessárias;
• promove mais engajamento na equipe, com esforços concentrados e ações direcionadas;
• produz uma visão mais abrangente do sistema de gestão praticado;
• permite melhor distribuição de recursos e melhora o ROI (Retorno sobre Investimento);
• facilita a percepção de riscos e oportunidades de mercado.

Como fazer?

É importante dizer que uma análise de lacunas pode ser realizada em um departamento específico, em um único processo ou mesmo na empresa toda. São necessárias algumas etapas para a identificação de problemas e como eles podem ser corrigidos, a partir dos seguintes passos:

1.   Identificação do estado atual

A primeira tarefa para o Gap analysis é identificar que tópico da empresa estará sujeito à avaliação. Vale dizer que o estado atual não precisa ser necessariamente financeiro, mas remeter a métricas ou atributos diversos.

2- Identificação de onde se quer estar

Este é o momento de identificar metas a serem atingidas em determinado período de tempo, que é o estado desejado da organização. Se a empresa possui um planejamento estratégico, é possível encontrar nele as metas já estabelecidas.

Mapas e gráficos podem ser úteis nessa etapa, para facilitar uma representação clara do estado atual e o desejado.

3- Identificação das lacunas

Uma lacuna é basicamente a diferença entre onde a empresa está e onde ela gostaria de estar. E este é o momento de descobrir o motivo de existir uma lacuna. É preciso se aprofundar e fazer algumas perguntas que determinarão por que essa lacuna ocorreu, por exemplo, se o problema é com a maneira que a empresa trabalha, com os clientes ou com os preços.

4- Elaboração de melhorias para fechar as lacunas

Depois de entender o que ocasionou as lacunas, começa a etapa de traçar as ações mais adequadas para que elas sejam fechadas. Para que se chegue a soluções sólidas e possíveis, é necessário considerar o custo de implementação de cada solução, avaliando os recursos disponíveis. Também é essencial determinar prazos para as ações e marcos para determinar seu desenvolvimento e progresso.

Por fim, é fundamental dizer que não basta fazer o Gap analysis, é preciso certificar-se de que as soluções projetadas sejam colocadas em prática e as melhorias sejam acompanhadas. Também é essencial não tentar fechar muitas lacunas de uma só vez, a não ser que estejam todas relacionadas. Se esse não for o caso, existe o risco de se colocar muita ênfase na organização e acabar não fechando lacuna nenhuma.

Agora que você já sabe tudo sobre Gap analysis e como isso pode ser feito, conheça também as  Análises de Pareto e para que servem.