A gestão de uma empresa envolve monitorar métricas e resultados com frequência, não é mesmo? Mais do que isso, é fundamental que gestores avaliem constantemente seus processos para garantir o alcance de seus objetivos estratégicos.
A questão é que ninguém consegue medir processos durante sua implementação, é preciso que ele já esteja rodando há algum tempo para que seja possível a coleta de dados suficientes para conferir sua efetividade e decidir formas de melhoria.
Afinal, como essa avaliação pode ser feita e como medir o sucesso dos processos organizacionais? Neste artigo, esclarecemos o que precisa ser avaliado e apontamos bons indicadores para essa tarefa. Confira!
Variáveis de resultado X Variáveis de execução do processo
Após a implementação de um processo, algumas questões podem ser levantadas, como:
- Que variáveis podem ser utilizadas para medir a qualidade e a quantidade de insumos do processo?
- Que variáveis de execução são capazes de interferir no resultado final?
- Como pode ser feito o gerenciamento do impacto de cada variável?
- Quais variáveis de resultado representam a produtividade do processo?
- Quais variáveis representam a qualidade do resultado obtido?
Para facilitar sua resolução, vamos entender melhor de que tipos de variáveis estamos falando:
Variáveis de resultado
A finalidade básica de um processo é conduzir uma equipe na execução de atividades específicas com o propósito de alcançar um resultado. Sem medir o processo, é impossível saber se o resultado está sendo atingido.
Cada empresa tem sua forma de medir os resultados finais de seus processos, pois os objetivos podem ser diferentes em cada caso, podendo ser, por exemplo, novos clientes, lucro ou unidades produzidas.
Após medir o resultado, é importante chegar a informações como: quantidade do que foi produzido, qualidade da entrega e tempo gasto para tal.
Variáveis de execução do processo
As variáveis de resultado são dados provenientes do funcionamento do processo e nelas não é possível fazer uma interferência direta. Portanto, uma forma de garantir que o resultado final esteja de acordo com as expectativas iniciais ou para que seja possível interferir nele, é fundamental que se faça o gerenciamento dos elementos que o afetam.
Dessa forma, é possível prever o resultado e analisar como uma ou mais variáveis de execução podem impactar nas variáveis de resultado, o que exige que se meça e controle tudo que pode afetar o resultado final.
Indicadores para medir processos internos
Para que uma organização possa aprimorar seus processos internos, é essencial escolher bons indicadores que poderão medir se o que está sendo feito funciona bem ou se precisa mudar. A escolha dos indicadores depende do seu objetivo, e alguns deles são:
Eficácia do processo
A ideia é medir o desempenho do processo para requisitos específicos dos clientes. Como o processo precisa ter um propósito que apresente uma proposta de valor para o cliente, é essencial que ele tenha bem definidos quem é o cliente, qual o seu problema e qual a maneira específica do processo resolvê-lo. Cumprir esse propósito é o que torna o processo eficaz.
Eficiência do processo
Aqui a proposta é medir os insumos e recursos consumidos pelo processo, de acordo com padrões previamente estabelecidos, o que permite verificar se a empresa é rentável. Medir a eficiência do processo é medir características como confiabilidade e valor agregado.
Empresas menos eficientes são aquelas que operam em desvantagem competitiva, ou seja, praticam custos mais elevados e oferecem serviços e produtos menos confiáveis ou com tempo de resposta mais lento.
Eficácia do fornecedor
Esta mede o desempenho de um fornecedor segundo os requisitos de processos especificados, ou seja, verifica se ele atende as necessidades do processo. Para evitar problemas nesse sentido, a empresa precisa especificar adequadamente que processos dependem de seus fornecedores para que seja possível atender o cliente em suas próprias proposições de valor.
Unidades em processo
Esse indicador mede quantidades unitárias de entradas e saídas, que representam a quantidade do que está inacabado, ou seja, está contido no processo do fornecedor ao cliente. Esta resposta é útil para que se tenha real noção sobre saldo de oferta e demanda do processo.
Custo do produto
A proposta é medir o custo total necessário para produção e entrega de um resultado, o que deve incluir entradas, processamentos e custos de recursos. O custo de um bem vendido se refere a custo dos insumos, da transformação do processo e custos de suporte que permitem processar para executar sua finalidade.
É fundamental para a empresa que um processo entregue retorno do capital investido que signifique um resultado financeiro bem-sucedido.
Produtividade dos recursos
Aqui se mede a proporção entre os resultados produzidos pelo processo e os recursos consumidos por ele, desde os referentes a equipamentos e instalações aos que se referem a pessoas envolvidas e tecnologia da informação.
Todo ativo adquirido por uma empresa tem o propósito de produzir lucros para a mesma, por isso deve-se medir se as saídas de recursos consumidos na execução do processo correspondem à utilização dos ativos de forma produtiva.
Tempo de ciclo do processo
Nesse caso, o que é medido é o tempo necessário desde o fornecimento de entradas até a entrega das saídas. Deve-se avaliar o tempo desde a solicitação de um pedido ao fornecedor até a entrega do produto já produzido ao cliente.
Alinhamento do processo
Esse indicador mede o quanto correspondem demanda do cliente, saídas do processo e entradas do fornecedor. Um processo alinhado consegue projetar a saída de acordo com as capacidades de entradas para que se cumpra a demanda do cliente no prazo desejado por ele.
E então? Tendo como base estes indicadores, ficará mais fácil avaliar sua gestão de processos? Compartilhe conosco sua opinião no espaço para comentários.
