Existem ferramentas de gestão que podem ajudar sua empresa a se tornar mais competitiva no mercado. São elas que auxiliam na organização de processos, garantindo maior produtividade e, portanto, trazem melhorias nos  resultados. 

Escolhemos neste artigo algumas ferramentas para vários tipos de gestão (comunicação, planejamento, documentação, concorrência, tempo etc) exatamente para você refletir de forma panorâmica sobre a sua empresa, e melhorar seus gerenciamentos. Continue lendo!

A importância do gerenciamento de tempo

O sucesso de um profissional, e até mesmo de uma organização, está atrelado a um bom gerenciamento de tempo. Isso porque, a produtividade utiliza-se dos recursos disponíveis da melhor forma possível, otimizando os processos realizados.

No entanto, para conseguir fazer isso é necessário que o colaborador seja disciplinado e reconheça alguns hábitos que podem ser prejudiciais. Por isso, antes de utilizar uma ferramenta para gerenciar o tempo, é importante responder 4 questões importantes:

• Quais atividades demandam mais tempo?
• Quais são minhas principais dificuldades?
• Quais hábitos estão prejudicando a produtividade?
• O que posso fazer para melhorar minha performance?

Chegando a essas respostas, é possível trabalhar nos pontos negativos para obter mais eficiência e controle das atividades e projetos desenvolvidos.

Para que isso seja possível, adotar algumas ferramentas é uma boa alternativa, porque permite obter mais produtividade, independentemente do segmento em que a empresa atua ou da atividade desempenhada pelo colaborador.

Gestão de comunicação

Se comunicar de forma ágil é algo cada vez mais exigido dos times de alta performance. Por esta razão, usar ferramentas de gestão de equipes para turbinar a comunicação é determinante para o sucesso do grupo.

Podemos citar como exemplo de ferramentas o Slack, o Skype e o WhatsApp:  

Slack

Para muitos, o Slack veio para acabar com os e-mails. Exageros à parte, esse chat colaborativo turbinado já é mania nas startups.

Afinal, o Slack é um ícone para esse tipo de empresa. E, além disso, proporciona uma série de funcionalidades que realmente ajudam as equipes a trabalhar as informações com agilidade.

Skype

O Skype é um software de comunicação de áudio e vídeo via internet, que permite que você realize chamadas entre usuários de forma gratuita de qualquer parte do mundo.  O mais comum é que ele seja usado por equipes diferentes para realizar conferências e reuniões com membros alocados em outra cidade, estado ou país.

Além disso, a ferramenta é muito utilizada para unir colaboradores que estejam alocados em diversas regiões do país (ou até mesmo do mundo), permitindo que você passe até mesmo apresentações e relatórios em tempo real por meio do compartilhamento de tela e aumente sua presença ao conversar com possíveis clientes.

WhatsApp

A verdade é que muitas equipes já usam o WhatsApp para se comunicar de forma rápida e instantânea. Percebendo isso, foi criado o WhatsApp para empresas. Ele tem muitas funcionalidades voltadas para o marketing digital e o público externo, mas também pode ser usado no gerenciamento de equipes

Existem inúmeras formas de facilitar a comunicação dentro da empresa e em todas essas plataformas, além de permitir conversas diretas apenas entre duas pessoas, também há canais de conversa aberta, com grupos, onde podem ser discutidos determinados projetos ou assuntos, e comunicados importantes.

Ferramenta de gestão de planejamento

Separamos aqui algumas ferramentas importantes para a sua Gestão de Planejamento, entenda como elas funcionam e melhore seus resultados! Veja:

Missão, Visão e Valores

Basicamente, a missão fala da sua razão invariável de abrir as portas. A visão é como você se enxerga no futuro – e varia à medida que o negócio avança – e os valores falam de quais tópicos você não pode abrir mão ao longo dos anos de atuação.

Então, se você não tem esses três itens bem definidos, é melhor começar a colocar a mão na massa, pois esse é o ponto de partida do planejamento estratégico. Repasse a Missão, a Visão e os Valores de sua organização, para certificar-se de que ela continue no rumo certo!

Matriz SWOT

O SWOT é outra ferramenta com a qual você já deve estar bastante familiarizado. Afinal, não existe metodologia mais eficaz de planejamento para um cenário do que a análise das Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças) envolvidos nele.

Cabe a análise SWOT definir como suas forças vão potencializar oportunidades e defender sua empresa de ameaças, e quais fraquezas precisam ser fortalecidas para não ampliarem as ameaças ou prejudicarem o aproveitamento das oportunidades.

Softwares como aliado

Por fim, uma das melhores ferramentas nesse processo de Planejamento Estratégico é o uso de softwares. Não adianta você estudar, pesquisar, conversar com funcionários, criar um excelente plano, mas não monitorá-lo. Para seu planejamento atingir os melhores resultados e, assim, sua empresa conseguir chegar aos objetivos, ter agilidade na obtenção da informação e conseguir acompanhar tudo em tempo real pode ser um diferencial de mercado importante. Benefícios que podem ser adquiridos facilmente por meio de softwares.

Com uma ferramenta de gestão online, como o Gestão de Projetos da Stratec, você pode ajudar a sua empresa a enfrentar esses desafios e possibilita o controle e a comunicação das metas por vários pontos de vista. Com a ferramenta, é possível verificar desde o mais tradicional cronograma, passando pelo escopo com seu produto final, pelos custos alocados até os riscos.

Simplifique o gerenciamento da sua ação com a disponibilidade de um planejamento integrado, com planilhas, calendários e task managers. Entregue projetos de sucesso e faça sua organização evoluir com uma ferramenta de gestão eficaz! Solicite uma apresentação!

Outras técnicas de organização

Além de utilizar ferramentas, quem busca maior produtividade deve reconstruir hábitos, eliminando hábitos ruins e moldando sua rotina de forma mais certeira.

De nada adianta ter a tecnologia em sua mão se, todas as vezes que uma nova tarefa aparecer, você continuar fazendo o mesmo que fazia antes: adiando, postergando ou inventando desculpas para não a concluir.

Por isso, separamos alguns hábitos que você deve adotar junto com as ferramentas de organização para acelerar sua produtividade.

• Reconheça a prioridade real de cada projeto;
• Acorde cedo;
• Seja disciplinado com suas tarefas;
• Realize uma atividade de cada vez;
• Aprenda a se manter focado;
• Faça exercícios físicos;
• Mantenha seu local de trabalho limpo e arrumado;
• Faça pequenas pausas a cada 2 horas de trabalho;
• Relaxe durante o horário de almoço;
• Trabalhe escutando suas músicas favoritas;
• Coma alimentos saudáveis;
• Tenha uma boa noite de sono;
• Leia notícias;
• Mantenha uma vida social ativa.

Esses novos hábitos vão lhe ajudar a estar mais disposto para finalizar as tarefas necessárias: quando você está descansado e com a mente livre de problemas, o trabalho flui mais naturalmente.

Como todos nós sabemos, a tecnologia revolucionou a rotina moderna, e é uma mão na roda quando falamos em organização. As ferramentas que turbinam a produtividade comprovam como a vida pessoal e profissional podem ser facilmente organizada, basta que você escolha o software que se aplica melhor às suas necessidades e que tem as funções que mais lhe agradam.

Além de contar com a ajuda de um aplicativo, lembre-se de criar hábitos saudáveis, que lhe ajudem a ter mais energia para produzir mais. Conheça também duas das ferramentas mais importantes que não podem ser esquecidas na hora de fazer seu plano estratégico!