Mapeamento de processos consiste em uma atividade de diagnóstico organizacional. Com ele, sua empresa entende como as atividades são desenvolvidas, quais são as interdependências entre setores, quais são as falhas recorrentes e assim pode criar um plano de ação para melhoria dos processos e consequente ganho de produtividade e eficiência.
Muitas empresas optam por contratar consultorias para realizarem esse diagnóstico interno e então retornarem para a alta gerência um relatório de medidas a serem implementas. Mas saiba que você mesmo pode conduzir o mapeamento de processos, basta seguir esses 7 passos:
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Reúna sua equipe e conscientize
Antes de partir para o levantamento de informações a respeito dos processos é importante que você reúna sua equipe e conte o que será feito. Fale sobre as vantagens do mapeamento de processos e como eles poderão melhorar o seu próprio desempenho e peça ajuda.
Para que o mapeamento de processos seja efetivo, não há pessoas mais recomendadas para fazer esse diagnóstico do que as pessoas que realizam as tarefas. Sendo assim, envolva sua equipe neste projeto independente de estar conduzindo-o sozinho ou com o auxílio de uma consultoria.
Identifique os processos atuais
Comece o mapeamento de processos realizando um levantamento de como cada atividade é realizada atualmente. Não importa se está certa ou errada, se deveria ser feita de outra maneira. O importante é saber como as pessoas conduzem os processos e que tipo de resultados eles trazem. Com certeza você encontrará processos ágeis e eficientes e outros morosos e burocráticos. O intuito é justamente esse, entender como sua empresa está funcionando e onde você pode mudar.
Determine as entradas de cada processo
Frequentemente os processos organizacionais envolvem mais de um setor. Por exemplo, na contratação de um novo funcionário, estão envolvidos: o setor que demanda a contratação, a gestão de pessoas, o financeiro e a contabilidade. Ou seja, é um processo extenso, com muitos decisores envolvidos. Determinando as entradas de cada processo você pode seguir o fluxo, isto é, a sequência de atividades que são desencadeadas até que o processo termine.
Determine as saídas dos processos
As saídas, também conhecidas como produto final, também são importantes no mapeamento de processos para que você saiba onde cada um termina. No nosso exemplo anterior, a saída do processo de contratação seria um novo funcionário. Mas, para que tudo corra bem durante o processo é fundamental que cada parte entenda suas responsabilidades e aja conforme alguns procedimentos e instruções de trabalho, visando padronizar o processo e torná-lo mais fácil de ser aprendido por todos.
Identifique os pontos de melhoria
Ao mapear os processos da empresa, você e sua equipe já podem ir identificando quais são as falhas, erros, gaps de competência que acontecem em cada uma das fases. Assim fica fácil começar a pensar nas melhorias que virão após a consolidação da informação.
Lembre-se que ditar um novo modelo de processo sem que sua equipe esteja envolvida na elaboração do mesmo pode minar todos os seus esforços. Somente quem está envolvido diariamente com as tarefas sabe dizer quais são as reais dificuldades.
Crie um plano de ação
Para cada processo mapeado, reúna os envolvidos para que estes debatam sobre as melhores formas de conduzi-lo. Sessões de brainstorming são muitas boas para levantamento de ideias e soluções. Peça que uma pessoa fique responsável por registrar as decisões do grupo e montar o fluxo do processo ao final do debate e um plano de ação para implementação do mesmo.
Monitore
Manter a melhoria contínua na sua empresa é, em parte, resultado do monitoramento que você faz a respeito dos seus processos. Nenhum processo é tão bom que não possa ser melhorado, portanto, motive sua equipe a criar uma cultura de melhoria contínua, mapeando os processos frequentemente e sugerindo mudanças que possam impactar na produtividade, redução de custos e eficiência.
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Mapeamento de processos deve ser uma prática contínua na sua empresa e envolver todos os setores na busca por melhorias. Se você treinar seus funcionários para que eles desenvolvam uma cultura de processos eficientes, não precisará mais se preocupar com os resultados do seu negócio, o sucesso estará garantido!
