¿Qué es la gestión por directrices?

El gran cuello de botella de la mayoría de las empresas no está en la falta de planes, sino en la incapacidad de ejecutarlos. Por ello, es muy común ver a la dirección diseñar metas anuales brillantes que terminan olvidadas en una diapositiva, simplemente porque la operación, en el día a día, no tiene idea de cómo su trabajo se conecta a aquellos objetivos macro.

Para corregir esta ruptura de sincronía, las grandes organizaciones recurren al Gestión por Directrices (GPD), metodología conocida como Planificación Hoshin e consagrada en Brasil por el Profesor Vicente Falconi. Pero ¿qué es este método y cómo aplicarlo?

Continúe leyendo este artículo para comprender a fondo cómo funciona el GPD, cuáles son sus etapas y cómo puede usar esta estructura.

¿Qué es, después de todo, la Gestión por Directrices?

Para entender el PIB, es necesario comprender que una directriz solo existe cuando combina dos elementos inseparables: una meta y Uhm plan de acción. Y el método parte del principio de que establecer un objetivo sin diseñar su proceso de ejecución es solo un deseo, no una gestión.

Es decir, en la práctica, el GPD funciona como un engranaje de despliegue que conecta la estrategia con el día a día de la operación por medio de:

• Directrices anuales: las grandes prioridades y desafíos definidos por la presidencia y la junta directiva para el año fiscal;
• Metas desdobladas la división matemática y lógica de estas grandes metas para los directores de área, gerentes y supervisores;
• Planes de acción (Método): el mapeo detallado de las causas que impiden el logro de los resultados y la definición de acciones correctivas en la rutina.

Cuál es el objetivo de la Gestión por Direcciones

El objetivo central de la Gestión por Directrices es garantizar la ejecutabilidad de la estrategia. Es decir, en términos prácticos, el método sirve para cerrar la brecha entre lo que la directiva planea y lo que la operación ejecuta, transformando metas globales en responsabilidades individuales y metas menores.

Sin embargo, para que este desarrollo se concrete y se convierta en rutina, el GPD utiliza un ecosistema de herramientas consagradas de gestión:

• Ciclo PDCA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar): el motor del GPD, utilizado para planificar las metas, ejecutar las acciones, verificar las desviaciones y actuar correctivamente;
• Matriz 5W2H planes de acción prácticos que definen claramente qué se hará, por qué, por quién, dónde, cuándo, cómo y cuánto costará;
• Indicadores de desempeño y cuadros de mando. métricas centralizadas para el monitoreo en tiempo real de la evolución de los resultados de cada departamento;
• Análisis SWOT utilizada en la fase embrionaria del proceso para mapear las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que fundamentarán la elección de las directrices del año.

Ventajas de la Gestión por Direcciones

Los beneficios de la Gestión por Directrices van mucho más allá de la simple organización de metas. Al fin y al cabo, el impacto real de la metodología se siente en la madurez operacional de la empresa, que pasa a trabajar con base en la previsibilidad, los datos y el enfoque absoluto en la eficiencia.

De esta manera, al crear una cultura donde cada error se trata como un desvío de proceso a ser corregido, la organización conquista ventajas consistentes:

• Estabilidad operacional y protección contra errores: o GPD traz estabilidade porque substitui o “combate a incêndios” por uma abordagem estruturada e sistemática de solução. Assim, por meio de rituais de checagem, a empresa aprende a identificar a causa-raiz das falhas, criando padrões que previnem a repetição dos mesmos erros;
• Eficiencia máxima y eliminación de desperdicios: la eficiencia en el PNB ocurre de forma orgánica y matemática. Como el método exige que cada acción sea justificada por una meta clara, inversiones sin retorno y desperdicios de recursos son drásticamente mitigados;
• Fin del retrabajo a través de la estandarización: con el uso del ciclo PDCA y de planes de acción claros, los equipos saben exactamente qué hacer y cómo hacerlo. Esto elimina el “creo” en la ejecución de las tareas diarias, reduciendo drásticamente las tasas de rehacer;
• Alineación cultural y meritocracia justa: como las metas son desdobladas de forma clara y los indicadores son transparentes, cada colaborador entiende perfectamente cuál es su entrega y cómo impacta el todo. 

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Los dos sistemas de Gestión por las Directrices

Para facilitar la aplicación del método en los distintos niveles de gestión, GPD introduce dos sistemas de gestión:

1- Gestión transversal

Este sistema tiene como foco principal anticipar el futuro de la empresa. Para ello, mantiene una conexión directa con la alta gerencia, siendo responsable del despliegue de las directrices corporativas y su distribución entre los diversos departamentos. 

Además, la gestión interfuncional pretende alinear estratégicamente las acciones de la organización para cumplir los objetivos a largo plazo.

2 – Gestión funcional

Orientada a la mejora continua y al mantenimiento de las rutinas organizativas, la gestión funcional está directamente relacionada con la administración y el control de calidad de las actividades diarias de la empresa. 

Así pues, hace énfasis en la eficiencia operativa, tratando de mejorar constantemente los procesos rutinarios y garantizar la coherencia en las operaciones cotidianas.

Estos dos sistemas complementarios del GPD trabajan en conjunto para proporcionar un enfoque integral. 

Cómo implementar la Gestión por Directrices en 3 pasos?

La aplicación del GPD no debe verse como un evento único, sino como un proceso cíclico y vivo de gobernanza. Después de todo, la metodología funciona como un engranaje que transforma grandes ambiciones de negocio en rutinas predecibles y transparentes para todos los involucrados. 

Y para sacar esta estructura del papel sin complicaciones, la implementación se puede resumir en tres grandes etapas macro. 

Despliegue estratégico de objetivosDe arriba hacia abajo)

El primer paso consiste en rebanar los grandes objetivos anuales definidos por el ecosistema de liderazgo. Así, la presidencia establece las directrices macro y, a partir de ahí, cada dirección, gerencia y supervisión recibe una “rebanada” matemática de este desafío. 

El objetivo aquí es asegurar la alineación vertical: cuando todos los niveles operativos alcanzan sus metas específicas, la meta global de la compañía se logra como consecuencia.

2. Construcción de los planes de acción con enfoque en el método

Una meta sin un plan de acción es solo un deseo. Por lo tanto, en el segundo paso, cada gerente y su respectivo equipo deben reunirse para diseñar el “cómo”. 

Usando herramientas como la matriz 5W2H, el equipo mapea las causas de los problemas actuales y establece iniciativas claras, plazos y responsables. Es en esta fase que la estrategia gana impulso y se transforma en tareas prácticas en el día a día de la operación.

3. Rituales de revisión continua y aplicación del PDCA

El GPD solo sobrevive con disciplina y seguimiento diario. Por ello, el tercer paso exige la creación de una rutina rígida de revisiones periódicas para analizar hechos, datos y resultados. 

Aquí es donde el ciclo PDCA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) funciona de forma transparente: los equipos verifican las desviaciones entre lo planeado y lo realizado y actúan correctivamente de inmediato. Esta cultura de verificación constante garantiza la mejora continua e impide que los problemas sean olvidados.

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Como vimos, el Gerenciamiento Por Direttrizes (GPD) es una metodología de gestión que proporciona una variedad de beneficios para las organizaciones que optan por adoptarla. Y además, al establecer metas de manera clara y alineada a los objetivos estratégicos, el GPD desempeña un papel fundamental en la mejora del desempeño empresarial.

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Preguntas frecuentes sobre Gerenciamiento por Objetivos

Consulte a continuación algunas de las preguntas más comunes sobre el tema: