O que é Gerenciamento pelas Diretrizes?

O grande gargalo da maioria das empresas não está na falta de planos, mas na incapacidade de executá-los. Por isso, é muito comum ver a diretoria desenhar metas anuais brilhantes que acabam esquecidas em um slide, simplesmente porque a operação, no dia a dia, não faz ideia de como o seu trabalho se conecta àqueles objetivos macro.

Para corrigir essa quebra de sincronia, grandes organizações recorrem ao Gerenciamento pelas Diretrizes (GPD), metodologia conhecida como Hoshin Kanri e consagrada no Brasil pelo Professor Vicente Falconi. Mas o que é esse método e como aplicá-lo?

Continue lendo este artigo para entender a fundo como o GPD funciona, quais são as suas etapas e como você pode usar essa estrutura!

O que, afinal, é o Gerenciamento pelas Diretrizes?

Para entender o GPD, é preciso compreender que uma diretriz só existe quando combina dois elementos indissociáveis: uma meta e um plano de ação. E o método parte do princípio de que estipular um alvo sem desenhar o seu processo de execução é apenas um desejo, não gestão.

Isto é, na prática, o GPD funciona como uma engrenagem de desdobramento que conecta a estratégia ao dia a dia da operação por meio de:

• Diretrizes anuais: as grandes prioridades e desafios definidos pela presidência e pela diretoria para o ano fiscal;
• Metas desdobradas: a divisão matemática e lógica dessas grandes metas para os diretores de área, gerentes e supervisores;
• Planos de ação (Método): o mapeamento detalhado das causas que impedem o alcance dos resultados e a definição de ações corretivas na rotina.

Qual o objetivo do Gerenciamento pelas Diretrizes?

O objetivo central do Gerenciamento pelas Diretrizes é garantir a executabilidade da estratégia. Ou seja, em termos práticos, o método serve para fechar o abismo entre o que a diretoria planeja e o que a operação executa, transformando metas globais em responsabilidades individuais e metas menores.

Porém, para que esse desdobramento saia do papel e se transforme em rotina, o GPD utiliza um ecossistema de ferramentas consagradas de gestão:

• Ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act): o motor do GPD, utilizado para planejar as metas, executar as ações, checar os desvios e agir corretivamente;
• Matriz 5W2H: planos de ação práticos que definem com clareza o que será feito, por que, por quem, onde, quando, como e quanto vai custar;
• Indicadores de desempenho e dashboards: métricas centralizadas para o monitoramento em tempo real da evolução dos resultados de cada departamento;
• Análise SWOT: utilizada na fase embrionária do processo para mapear as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças que vão embasar a escolha das diretrizes do ano.

Vantagens do Gerenciamento pelas Diretrizes

AOs benefícios do Gerenciamento pelas Diretrizes vão muito além da simples organização de metas. Afinal, o impacto real da metodologia é sentido na maturidade operacional da empresa, que passa a trabalhar com base em previsibilidade, dados e foco absoluto em eficiência.

Dessa forma, ao criar uma cultura onde todo erro é tratado como um desvio de processo a ser corrigido, a organização conquista vantagens consistentes:

• Estabilidade operacional e blindagem contra erros: o GPD traz estabilidade porque substitui o “combate a incêndios” por uma abordagem estruturada e sistemática de solução. Assim, por meio de rituais de checagem, a empresa aprende a identificar a causa-raiz das falhas, criando padrões que previnem a repetição dos mesmos erros;
• Eficiência máxima e eliminação de desperdícios: a eficiência no GPD acontece de forma orgânica e matemática. Como o método exige que cada ação seja justificada por uma meta clara, investimentos sem retorno e desperdícios de recursos são drasticamente mitigados;
• Fim do retrabalho através da padronização: com o uso do ciclo PDCA e de planos de ação claros, as equipes sabem exatamente o que fazer e como fazer. Isso elimina o “achismo” na execução das tarefas diárias, reduzindo drasticamente as taxas de refação;
• Alinhamento cultural e meritocracia justa: como as metas são desdobradas de forma clara e os indicadores são transparentes, cada colaborador entende perfeitamente qual é a sua entrega e como ela impacta o todo. 

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Os dois sistemas de Gerenciamento pelas Diretrizes

Com o intuito de facilitar a implementação do método nos diferentes níveis de gestão, o GPD introduz dois sistemas de gerenciamento:

1- Gerenciamento interfuncional

Este sistema tem como foco principal antecipar o futuro da empresa. Para isso, ele mantém uma conexão direta com a alta administração, sendo responsável pelo desdobramento das diretrizes corporativas e sua distribuição entre os diversos departamentos. 

Além disso, o gerenciamento interfuncional visa alinhar estrategicamente as ações da organização para atender aos objetivos de longo prazo.

2 – Gerenciamento funcional

Voltado para a melhoria contínua e a manutenção das rotinas organizacionais, o gerenciamento funcional está diretamente ligado à administração e ao controle da qualidade das atividades diárias da empresa. 

Assim, sua ênfase reside na eficiência operacional, buscando aprimorar constantemente os processos rotineiros e garantir a consistência nas operações do dia a dia.

Esses dois sistemas complementares do GPD trabalham em conjunto para proporcionar uma abordagem abrangente. 

Como implementar o Gerenciamento pelas Diretrizes em 3 passos?

A aplicação do GPD não deve ser vista como um evento único, mas sim como um processo cíclico e vivo de governança. Afinal, a metodologia funciona como uma engrenagem que transforma grandes ambições de negócio em rotinas previsíveis e transparentes para todos os envolvidos. 

E para tirar essa estrutura do papel sem complicações, a implementação pode ser resumida em três grandes etapas macro. 

1. Desdobramento estratégico de metas (Top-Down)

O primeiro passo consiste em fatiar os grandes objetivos anuais definidos pelo ecossistema de liderança. Assim, a presidência estabelece as diretrizes macro e, a partir daí, cada diretoria, gerência e supervisão recebe uma “fatia” matemática desse desafio. 

O objetivo aqui é garantir o alinhamento vertical: quando todos os níveis operacionais batem suas metas específicas, a meta global da companhia é atingida como consequência.

2. Construção dos planos de ação com foco no método

Uma meta sem um plano de ação é apenas um desejo. Por isso, no segundo passo, cada gestor e sua respectiva equipe devem se reunir para desenhar o “como”. 

Utilizando ferramentas como a matriz 5W2H, o time mapeia as causas dos problemas atuais e estabelece iniciativas claras, prazos e responsáveis. É nessa fase que a estratégia ganha tração e se transforma em tarefas práticas no dia a dia da operação.

3. Rituais de revisão contínua e aplicação do PDCA

O GPD só sobrevive com disciplina e acompanhamento diário. Por isso, o terceiro passo exige a criação de uma rotina rígida de revisões periódicas para analisar fatos, dados e resultados. 

É aqui que o ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) roda de forma transparente: os times checam os desvios entre o planejado e o realizado e agem corretivamente de imediato. Essa cultura de checagem constante garante a melhoria contínua e impede que os problemas sejam esquecidos.

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Como vimos, o Gerenciamento Pelas Diretrizes (GPD) é uma metodologia de gestão que proporciona uma variedade de benefícios para as organizações que optam por adotá-la. E além disso, ao estabelecer metas de maneira clara e alinhada aos objetivos estratégicos, o GPD desempenha um papel fundamental na melhoria do desempenho empresarial.

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Perguntas frequentes sobre Gerenciamento pelas Diretrizes

Confira abaixo algumas das perguntas mais comuns sobre o tema: