Entenda as vantagens de se aplicar o método PDCA dentro de um sistema automatizado.

O ciclo PDCA também conhecido como ciclo de Shewhart (quem o desenvolveu) ou ciclo de Deming (quem o efetivamente aplicou) é uma metodologia utilizada por organizações que buscam por desenvolvimento de processos e prezam pela melhoria contínua. Esse método de gestão pode ser usado em qualquer tipo de empresa e é aplicado principalmente para tornar mais claros e ágeis os processos de gestão e mensuração de resultados.

O ciclo do PDCA é composto pelos seguintes passos: planejamento (Plan), execução (Do), a verificação ou mensuração (Check) e ação corretiva (Act). Com esses passos fica mais fácil a tomada de decisão, garantindo o alcance das metas.
Na fase de planejamento são levantados os fatos, dados da empresa, processos, itens de controle, são estabelecidos os objetivos. A partir desse passo é possível a elaboração de diretrizes que orientam a execução dos processos de forma eficiente e eficaz.

Na fase de execução os processos são colocados em prática, inclusive com treinamentos para garantir a melhoria dos mesmos. O plano de ação orientará as atividades de cada área para garantir que todas as metas serão atingidas.

Na fase de mensuração, verifica-se se os procedimentos foram claramente entendidos e realizados. Identifica-se nesse momento quais são os pontos que ainda precisam de melhoria ou correção. Esta checagem pode ser feita continuamente ou por meio de monitoramento de índices de qualidade e produtividade.

Se na fase anterior foi diagnosticada a necessidade de correção ou alguma anormalidade, é hora de agir corretivamente, trabalhando nas causas que atrapalharam os procedimentos, evitando novos erros.

É importante ressaltar que o PDCA é um ciclo e por isso, deve ser aplicado continuamente. A eliminação de uma fase causa prejuízos ao processo inteiro, trazendo perdas para o negócio. Por isso a Stratec criou um software que auxilia no gerenciamento desse processo. Com o ciclo automatizado, o controle das fases e das ações fica mais claro e mais fácil de monitorar.

Segundo Guilherme Barbassa, diretor da Stratec, “o software módulo gestão estratégica serve para garantir que as etapas do PDCA sejam cumpridas. Porque embora o conceito seja simples, sua aplicação sistemática é de difícil incorporação na empresa, já que exige mudança de atitude e uma mudança cultural na atividade”, afirma.

Luiz Henrique, diretor executivo da Atual Consultoria e Gestão Empresarial, comenta que uma das vantagens do PDCA automatizado é garantia de uma aderência fiel ao método. “Como tem toda uma sequência a ser seguida no PDCA, através do sistema temos maior aderência, pois com a ferramenta ninguém fica pulando etapa, segue o ciclo certinho”, explica.

Barbassa acrescenta que ao implementar um processo de gestão como esse na empresa, é preciso quebrar uma barreira cultural, criar novos hábitos de planejamento e monitoramento. “O software entra como solução de quebra dessa barreira cultural, baixando as resistências naturais da implantação do método. Quando se mostra o caminho das pedras para as pessoas cumprirem a metodologia, a aceitação fica mais fácil”, diz.

Luiz Henrique chama atenção para o fato de que no software a comunicação é distribuída pra todas as pessoas envolvidas no processo. “Por exemplo, quando alguém estrutura um plano de ação ou estabelece uma meta, muitas vezes as outras pessoas envolvidas nem ficam sabendo da alteração. Com a comunicação estruturada no software, ninguém corre esse risco porque a informação chega para todas as pessoas envolvidas com aquela meta especifica”, explica.

Outra vantagem do software é manter as pessoas lembrando sempre qual será a próxima etapa a ser cumprida, evitando atrasos e postergação de ações. “A tendência das organizações é sempre dar foco para os problemas mais urgentes. O software então lembra as pessoas de fechar o PDCA e não de somente resolver aquele problema imediato”, explica Barbassa.

Luiz Henrique salienta ainda que para quem vai executar as ações, o PDCA automatizado é uma ferramenta fácil para consultar a situação das metas, a posição das ações que ele vai cumprir, o prazo e o agendamento das reuniões. “O executor tem acesso às informações necessárias que ele vai precisar para trabalhar”, conta. Pra quem está coordenando, o sistema também facilita o trabalho já que oferece diversas funções e relatórios onde ele pode visualizar o status de cada meta, as ações, reuniões de acompanhamento e consequentemente, pode tomar ações ou decisões que vão garantir a execução do método e a realização das metas.