“O que não é medido, não é gerenciado”, já dizia Edward Deming. Por isso é tão importante realizar o monitoramento das metas, dos projetos e dos resultados das organizações. Apresentamos nesse artigo uma funcionalidade essencial para quem busca acompanhar de perto a gestão de sua organização. Os relatórios presentes na funcionalidade “análise da gestão” são de suma importância para identificar o grau de maturidade da gestão na empresa. São eles: o relatório de projetos, de ações e de resultados.
Ao utilizar os relatórios acima mencionados, pode-se ter a visualização de uma análise estatística feita pelo sistema acerca dos faróis dos indicadores a cada período. Os dados aparecem em formato de gráfico em pizza e numérico, além da frequência de cada cor do farol. Essa análise é programada para que seja feita automaticamente pelo sistema, diariamente.
O relatório de resultados mostra como está o alcance de metas da empresa. Qual a porcentagem das metas que foram alcançadas, quantas estão na faixa de tolerância e quantas não foram alcançadas. As informações são separadas por área, o que dá ao gestor uma percepção de onde estão os problemas e quais áreas estão tendo mais dificuldade.
O relatório de projetos funciona seguindo a mesma lógica do relatório de resultados, dando uma visão bem consolidada do status dos projetos em andamento. Com essa funcionalidade, é possível ver quantos projetos estão atrasados, quantos estão no prazo, gerando uma visão da eficiência do gerenciamento global de projetos.
O relatório de ação já fornece informações mais profundas, separando por nível de detalhamento do projeto e engloba também os planos de ação vinculados aos indicadores, além dos replanejamentos ligados aos relatórios de acompanhamento e as ações de mitigação de risco. Todo plano, seja ele micro (de alcance de uma meta operacional) ou um projeto corporativo, tem ações a serem cumpridas e monitoradas e nesse relatório é possível ter uma visão consolidada de todas as ações da empresa. A visualização também é ilustrada com os faróis, mas separados por área. Existem também outras formas de filtro como por exemplo por tipo de ação.
De acordo com Guilherme Barbassa, diretor da Stratec, os relatórios dão uma visão global do status da gestão da empresa. “O objetivo não e nem tanto monitorar o desempenho individual de cada indicador, mas sim identificar o grau de maturidade da gestão e se os colaboradores estão efetivamente usando o software”, diz. Barbassa explica que mais que mostrar uma foto atual do momento, esses três relatórios dão à liderança, uma visão de evolução da gestão.
Neidson Silva, coordenador de suporte e homologação da Stratec, acredita que os relatórios da análise de gestão são importantíssimos para o cliente analisar as áreas, os projetos. “Esses relatórios são muito utilizados nas reuniões de acompanhamento mensal, pois a apresentação já está pronta. O coordenador pode prestar contas de sua área e propor ações corretivas direto do software”, afirma.
Segundo Regys Almeida, analista de processos da Hapvida, o uso do software para monitoramento da gestão é constante. “Todo mês tem uma reunião de resultados onde a gente apresenta o gráfico do período. Além disso, usamos o relatório de ações que é interessante, porque a gente vê as ações que foram concluídas no prazo, as que foram concluídas fora do prazo, as que estão atrasadas, as que fecharam em atraso por mais de cinco dias, etc, tudo isso separado por área”, ressalta.
Almeida chama ainda atenção para o fato de que os relatórios permitem que a equipe gestora possa mensurar os resultados comparando um período com o outro. “Comparando os períodos posso inferir questões como: onde eu estava e onde eu estou? Qual a rotatividade dos indicadores que vem trabalhando nesse período na empresa?”, questiona. “Dentro da análise de gestão, o relatório que mais utilizamos é o relatório de resultados e o de ações. A gente sempre quer finalizar o período atual melhor que o do ano anterior. Por exemplo, a performance alcançada em outubro de 2012, a gente quer que em outubro de 2013 esteja melhor. Por isso, analisamos os indicadores, o que tem que melhorar, fazemos a análise sobre o período e sobre o valor acumulado”, conta.
Barbassa ressalta que ainda há um quarto relatório que pode ser muito útil para as análises: o relatório geral. Segundo ele, esse relatório mostra quantos projetos estão em planejamento ainda e quantos indicadores da gestão temos na empresa. “Tenho no relatório geral, desde ações de anomalia, quantas metas canceladas, até dados estatísticos a respeito da gestão da empresa”, afirma.
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