“Lo que no se mide, no se gestiona”, ya decía Edward Deming. Por eso es tan importante realizar el seguimiento de las metas, los proyectos y los resultados de las organizaciones. Presentamos en este artículo una funcionalidad esencial para quienes buscan acompañar de cerca la gestión de su organización. Los informes presentes en la funcionalidad “análisis de la gestión” son de suma importancia para identificar el grado de madurez de la gestión en la empresa. Estos son: el informe de proyectos, de acciones y de resultados.
Al utilizar los informes mencionados anteriormente, se puede tener la visualización de un análisis estadístico realizado por el sistema acerca de los semáforos de los indicadores en cada período. Los datos aparecen en formato de gráfico de pastel y numérico, además de la frecuencia de cada color del semáforo. Este análisis está programado para que sea realizado automáticamente por el sistema, diariamente.
El informe de resultados muestra cómo está el alcance de metas de la empresa. Cuál es el porcentaje de metas que fueron alcanzadas, cuántas están en el rango de tolerancia y cuántas no fueron alcanzadas. La información se separa por área, lo que da al gestor una percepción de dónde están los problemas y qué áreas están teniendo más dificultad.
El informe de proyectos funciona siguiendo la misma lógica que el informe de resultados, dando una visión bien consolidada del estado de los proyectos en curso. Con esta funcionalidad, es posible ver cuántos proyectos están atrasados, cuántos están en plazo, generando una visión de la eficiencia de la gestión global de proyectos.
El informe de acción ya proporciona información más profunda, separando por nivel de detalle del proyecto, e incluye también los planes de acción vinculados a los indicadores, además de los replanificaciones ligadas a los informes de seguimiento y las acciones de mitigación de riesgos. Todo plan, ya sea micro (de alcance de una meta operativa) o un proyecto corporativo, tiene acciones a ser cumplidas y monitoreadas, y en este informe es posible tener una visión consolidada de todas las acciones de la empresa. La visualización también está ilustrada con los semáforos, pero separados por área. Existen también otras formas de filtro como por ejemplo por tipo de acción.
De acuerdo con Guilherme Barbassa, director de Stratec, los informes dan una visión global del estado de la gestión de la empresa. “El objetivo no es tanto monitorear el desempeño individual de cada indicador, sino identificar el grado de madurez de la gestión y si los colaboradores están utilizando efectivamente el software”, dice. Barbassa explica que más que mostrar una foto actual del momento, estos tres informes dan a la dirección una visión de la evolución de la gestión.
Neidson Silva, coordinador de soporte y homologación de Stratec, cree que los informes del análisis de gestión son importantísimos para que el cliente analice las áreas y los proyectos. “Estos informes se utilizan mucho en las reuniones de seguimiento mensual, pues la presentación ya está lista. El coordinador puede rendir cuentas de su área y proponer acciones correctivas directamente desde el software”, afirma.
Según Regys Almeida, analista de procesos de Hapvida, el uso del software para el monitoreo de la gestión es constante. “Todos los meses hay una reunión de resultados donde presentamos el gráfico del período. Además, usamos el informe de acciones que es interesante, porque vemos las acciones que se completaron a tiempo, las que se completaron fuera de tiempo, las que están atrasadas, las que se cerraron con retraso por más de cinco días, etc., todo esto separado por área”, resalta.
Almeida también llama la atención sobre el hecho de que los informes permiten al equipo de gestión medir los resultados comparando un período con otro. “¿Comparando los períodos puedo inferir cuestiones como: ¿dónde estaba y dónde estoy? ¿Cuál es la rotación de los indicadores que se han estado trabajando en este período en la empresa?”, pregunta. “Dentro del análisis de gestión, el informe que más utilizamos es el informe de resultados y el de acciones. Siempre queremos finalizar el período actual mejor que el del año anterior. Por ejemplo, el rendimiento alcanzado en octubre de 2012, queremos que en octubre de 2013 sea mejor. Por eso, analizamos los indicadores, lo que tiene que mejorar, hacemos el análisis sobre el período y sobre el valor acumulado”, cuenta.
Barbassa resalta que aún hay un cuarto informe que puede ser muy útil para los análisis: el informe general. Según él, este informe muestra cuántos proyectos están en planificación aún y cuántos indicadores de la gestión tenemos en la empresa. “Tengo en el informe general, desde acciones de anomalía, cuántas metas canceladas, hasta datos estadísticos respecto a la gestión de la empresa”, afirma.
Para conocer mejor el software Gestión Estratégica, vea nuestros videos o solicite una presentación.
