Num mundo de evolução incrivelmente rápida, de excesso de informações e da globalização, que implica na descentralização e terceirização dos serviços, os gestores precisam cada vez mais se cercar de bons relatórios para fundamentar sua tomada de decisão. Porém, ter acesso às informações estratégicas não basta. É preciso ter controle dos processos e projetos para transformar as informações de desempenho em bons resultados.
Na administração, a máxima “o que não é medido não é gerenciado” do Deming, é um lema que norteia diversos gestores em organizações de todos os portes. Porém, apenas medir não é mais suficiente. É preciso controlar o que foi medido. E com essa mentalidade, Joseph Moses Juran, em 1992, já dizia: “Gerenciar é controlar e agir corretamente. Sem controle não há gerenciamento. Sem medição não há controle”. (Juran, 1992).
A medição se dá através de definição indicadores de performance e respectivas metas com desdobramento pela organização, que são monitorados constantemente. O indicador ajuda o gestor a compreender como está o seu negócio e o permite identificar quais são os esforços necessários para alcançar os resultados planejados, sejam eles redução de custos, aumento da produtividade, satisfação do cliente, etc. Para um monitoramento efetivo, relatórios e dashboards são ferramentas úteis para acompanhar as metas e indicadores, porém para ter controle é preciso algo mais.
Implementando efetivamente o controle da gestão
Quando o gestor verifica, por meio de relatórios que uma meta não foi alcançada, ele precisa ter em mãos ferramentas que o permitam tomar uma atitude. O ideal é fazer isso em um sistema automatizado que controle os indicadores, metas, processos e projetos em um único lugar.
Com um sistema de gestão automatizado, atividades de controle que levariam tempo para ser implementadas e demandariam inúmeros processos internos, podem ser realizadas rapidamente e automaticamente. Por exemplo, no Software Gestão Estratégica da Stratec (GE), o gestor ao verificar um resultado indesejado, pode imediatamente identificar o responsável pelo indicador e avaliar o relatório com a análise do resultado alcançado, isso com poucos cliques. O gestor pode ainda avaliar o plano de ação original e de correção ou até mesmo sugerir novas ações que poderão contribuir para o atingimento da meta no próximo mês.
O gestor pode ainda solicitar um relatório de justificativa, que pode ser um relatório de fato, causa e ação ou um relatório de três gerações, onde o responsável pela meta vai relatar o que aconteceu que implicou no não alcance da meta, a análise das causas e o que ele está propondo fazer no mês seguinte, não ter o mesmo mau desempenho. É possível saber quais são as atividades que vão ser executadas, por quem e quando. Além disso, o gestor pode agendar pelo software uma reunião com o responsável para definir um novo plano de ação.
Outro ponto que vale ser ressaltado na implementação do controle é a complexidade de cada objetivo estratégico da organização. Em relatórios e dashboards comuns, as informações necessitam ser sucintas e de rápida interpretação, para que se tenha agilidade nas decisões. Porém, o gestor nesses casos, corre o risco de interpretar um resultado de forma equivocada, simplista. Sabemos que os objetivos estratégicos têm uma infinidade de indicadores e metas, que refletem os processos da organização, mas também dependem do sucesso na execução de projetos corporativos ou iniciativas estratégicas. Por isso mesmo, muitas vezes, não é suficiente trabalhar com somente metas nos indicadores, ou nos processos existentes. É necessário controlar também projetos corporativos para garantir a o alcance do objetivo estratégico.
No GE, se analisarmos um objetivo estratégico, além dos indicadores, é possível visualizar os projetos que estão suportando esse objetivo. Sendo assim, é possível distribuir aos gerentes e cargos de liderança, uma carteira de projetos a serem executados. Os projetos podem então ser acompanhados pelo cronograma e pelo plano de ação e o gestor pode visualizar se as atividades do projeto estão sendo executadas no prazo combinado ou existem atividades atrasadas. Além disso, é possível detalhar ainda mais, entrando em cada projeto e visualizando quem são os responsáveis, o escopo, orçamento e status. Pode-se ainda configurar o sistema para que sempre que uma atividade chave estiver atrasada, o responsável pelo projeto seja notificado via e-mail. Os alertas do sistema podem ser configurados de acordo com as hierarquias da organização.
Dessa maneira, o gestor tem em mãos uma ferramenta que o possibilita controlar de fato as operações da empresa e não somente monitorá-las, proporcionando análises e decisões mais assertivas e diminuindo riscos.
Para conhecer melhor o software e suas funcionalidades, veja nossos vídeos.
