A gestão de aquisições em projetos — ou gerenciamento de aquisições — é uma importante área de conhecimento abordada iente, a organização contratante ou solicitante do serviço, e o do vendedor, que é o prestador de serviços, fornecedor ou empresa contratada.
Como os serviços terceirizados são cada vez mais comuns, o projeto passa a envolver diferentes fornecedores, o que exige uma gestão eficaz que evite problemas que impactem no seu cumprimento e realização.
Conheça melhor as boas práticas da gestão de aquisições que podem garantir o bom andamento e sucesso de seus projetos:
Para que serve a gestão de aquisições?
O principal a dizer que esta área de conhecimento compõe-se de alguns processos:
Planejamento
Planejar a gestão de aquisições envolve documentar todas as decisões de compras do projeto, incluindo especificação da abordagem e identificação de possíveis fornecedores.
Este processo pode ser dividido em algumas etapas:
- definição do que se pretende fazer ou adquirir;
- especificação do produto ou serviço;
- estabelecimento de critérios de avaliação;
- preparação do pedido;
- solicitação de propostas.
Condução
Conduzir as aquisições significa passar ao próximo passo, que consiste na obtenção de respostas dos fornecedores, análise e seleção do fornecedor e, por último, a redação e assinatura do contrato.
Controle
Este processo diz respeito ao acompanhamento que visa controlar as relações da aquisição, o que significa que o desempenho do contrato é monitorado e, se necessário, são realizadas mudanças e correções no mesmo.
Boas práticas
O primeiro passo a ser executado é a decisão de adquirir ou não um bem ou serviço externamente para o projeto. A partir daí, deve surgir o plano de gerenciamento de aquisições, em que são documentadas informações como objetivos, normas a serem verificadas e rotinas para a administração do contrato.
Como não é fácil lidar com a gestão de aquisições durante a implantação do projeto, o recomendado é buscar as melhores práticas segundo o Guia PMBOK, dentre as quais podemos destacar alguns elementos:
SOW
Na fase de planejamento das contratações, deve-se elaborar o SOW (Statement of Work), ou Declaração de Trabalho, em que são feitas descrições detalhadas do serviço que deverá ser realizado ou dos produtos que deverão ser entregues.
A partir desse documento, os fornecedores conseguirão entender o requisitado e poderão elaborar suas propostas. A elaboração do SOW deve ser minuciosa, pois eventuais omissões ou equívocos poderão se tornar um risco de ameaça para o projeto, bem como um risco de oportunidade para o fornecedor.
Critérios
A elaboração dos critérios a serem considerados durante a avaliação das propostas também exige cuidado. Isso porque eles precisam ser adequados às necessidades do projeto, ou podem acabar provocando aumento desnecessário nos preços ou eliminando precocemente potenciais proponentes.
Os critérios podem ser obrigatórios, ou seja, um pré-requisito eliminatório, ou facultativos e classificatórios. Eles podem estar relacionados a preços, prazo de entrega, especificações e qualificações no produto ou serviço, entre outros.
Contrato
O documento legal entre comprador e fornecedor é um dos principais elementos da gestão de aquisições. Ele descreve um acordo mútuo que gera obrigações entre as partes, o que inclui o que está sendo adquirido e quais são os direitos e deveres de cliente e contratado.
O contrato precisa ser redigido de modo a expressar a complexidade das entregas e o esforço necessário para tal, com termos e condições detalhados de maneira objetiva, clara e sem problemas de interpretação.
Por se tratar de um documento que faz com que as partes compartilhem riscos potenciais, o contrato deve ser aprovado e revisado por especialistas em questões jurídicas e técnicas.
Com estas práticas de gestão de aquisições e um bom planejamento, é possível encontrar fornecedores de maior qualidade e garantir que seu projeto seja concluído de acordo com o previsto.
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