Gerenciar essas partes é fundamental para o sucesso do projeto, tanto que na quinta edição do Guia PMBOK foi incluído como nova área: o gerenciamento de partes interessadas, em que é feita a identificação dos stakeholders, além do planejamento, gerenciamento e controle das informações sobre as influências, expectativas e interesses desse grupo.

A gestão de partes interessadas serve para antecipar oportunidades e facilitar a prevenção de problemas e a melhoria na comunicação do projeto. Continue lendo e entenda como o gestor de projetos pode fazer isso.

O que é a gestão de partes interessadas?

O Guia PMBOK considera como gestão de stakeholders todos os processos realizados com o objetivo de identificar as pessoas, instituições ou grupos capazes de impactar ou serem impactados por um projeto.

Na prática, é feita uma análise das expectativas dos intervenientes e sua influência no projeto, para a partir daí, serem desenvolvidas as melhores estratégias para o gerenciamento que visa resultar em um engajamento eficaz por parte dos stakeholders.

De acordo com o Guia elaborado pelo instituto PMI (Project Management Institute), o gerenciamento de partes interessadas requer o cumprimento das seguintes etapas:

• Identificação dos stakeholders
• Planejamento da gestão de stakeholders
• Gerenciamento do envolvimento dos stakeholders
• Controle do envolvimento dos stakeholders

Como fazer?

Para facilitar o entendimento de como a gestão de partes interessadas é feita na prática, vamos explicar melhor cada uma das etapas a serem seguidas.

1- Identificar os envolvidos

Fazer a identificação dos intervenientes consiste em listar todas as pessoas ou grupos que podem influenciar o sucesso do projeto de alguma forma. Para isso, é interessante fazer um brainstorming e registrar todas as partes que potencialmente têm algum interesse no projeto, independentemente do tamanho do impacto de/em cada um.

É importante descrever esses grupos e seus participantes de maneira a conhecer bem os stakeholders, para que seja possível identificar como podem impactar ou serem impactados por alguma atividade, decisão ou resultado do projeto.

2- Analisar seus interesses e expectativas

Essa etapa serve para entender o que cada stakeholder quer, para isso é necessário descrever quais são as expectativas e interesses de cada um dos envolvidos a respeito do projeto.

Nesse momento é fundamental avaliar tanto o aspecto positivo quanto o negativo desses interesses, pois alguns podem ser prejudiciais à iniciativa. A partir dessa análise é que será possível conhecer profundamente os interessados e definir como devem ser tratados.

3- Classificar os envolvidos

Depois de saber quem são os envolvidos e o que pretendem, deve-se definir qual o nível de influência de cada interveniente sobre o projeto. Para isso, o próximo passo é classificá-los por ordem de importância, de acordo com seu grau de poder, impacto, susceptibilidade e interesse.

Essa classificação serve para esclarecer qual a capacidade de cada stakeholder para alavancar ou paralisar o projeto. Também tem por finalidade facilitar o desenvolvimento de uma estratégia específica para cada um.

4- Criar um plano de abordagem

Depois de ter os envolvidos identificados e classificados, bem como suas expectativas e necessidades, é hora de definir como será a abordagem de cada um para controlar seu envolvimento, o que requer do gestor duas competências: negociação e comunicação.

É essencial planejar de maneira detalhada como será o relacionamento com cada diferente tipo de stakeholder, de maneira a conseguir evitar embates desnecessários, manter um diálogo aberto e aumentar o engajamento das partes interessadas.

Planejar a comunicação com os intervenientes garante que os objetivos de todos fiquem alinhados e que as partes do projeto possam se envolver quando necessário. Vale dizer que o ideal é que, na gestão de partes interessadas, os stakeholders sejam envolvidos desde o início dos trabalhos.

O gestor deve focar sua atenção naqueles que desde o início “compraram a ideia”, pois estes podem motivar as demais partes e diminuir possíveis resistências. Também é válido estabelecer alianças com os responsáveis pelos recursos necessários para o desenvolvimento do projeto.

O segredo é sempre manter um canal aberto de prestação de contas do andamento do projeto, para eliminar desconfiança e resistência que podem prejudicar o resultado.

Seguindo essas etapas e dicas, será possível fazer uma boa gestão de stakeholders e, consequentemente, uma boa gestão de projetos, com bons resultados para todos os envolvidos.

Se este artigo foi útil para você, acreditamos que também poderá se interessar pelo que ensina como fazer a gestão da qualidade em projetos.