A gestão de projetos é uma das áreas que mais cresce em todo o mundo. Segundo dados do PMI – Project Management Institute, até 2020 o setor deve crescer cerca de 30%, demandando mais de 15 milhões de profissionais.
Um segmento com tamanho potencial deveria estar vivendo um de seus melhores momentos em questão de resultados, contudo, 75% dos executivos de TI consideram que seus projetos já nascem fadados ao fracasso.
Os motivos são os mais diversos para que haja esse tipo de pessimismo: desde subestimar os recursos necessários para a execução da empreitada até uma atitude de soberba por parte do gerente de projetos, principal responsável pelo sucesso ou fracasso de cada iniciativa.
Neste post, você vai conferir os 5 erros mais graves cometidos na gestão de projetos e como evitá-los:
1. Escopo mal definido
A definição do escopo do projeto é uma das etapas mais importantes de toda a gestão de projetos, pois é onde você identifica o que estará contemplado na execução e o que não.
Quando o escopo fica aberto demais, sem listar as premissas e restrições, o cliente tem brechas para exigir mudanças a todo momento, o que pode impactar tanto nos prazos quanto no orçamento.
A má definição do escopo também pode resultar em um produto final que não condiz com as necessidades do cliente, gerando prejuízos financeiros e insatisfação.
Leia também: Como definir corretamente o escopo dos projetos
2. Não obter aprovação de todos os envolvidos
Sempre que houver uma iniciativa, procure documentar todos os encontros, os itens negociados, as falas dos clientes e da equipe, as informações repassadas, tudo.
Compile as informações em documentos que devem ser verificados, aprovados e assinados por todos, para que não haja questionamentos posteriores.
Um diretor que não se sinta envolvido com o projeto pode se tornar um entrave para a aprovação de orçamentos, contratações e aquisições, por exemplo.
Portanto, obtenha o aval dos stakeholders prioritários do projeto e mantenha todos atualizados sobre o status das atividades.
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3. Falhas de comunicação
90% do tempo do gerente de projetos é dedicado à comunicação. Seja com o cliente, com o time ou qualquer outro stakeholder, ele precisa promover um fluxo de duas vias, onde seja possível enviar e receber informações de forma ágil e assertiva.
Se esse fluxo falha, alguém ficará de fora do processo, poderá perder o momento certo para executar uma tarefa ou tomar uma decisão, prejudicando a performance do projeto.
Neste sentido, é essencial criar mecanismos que permitam a troca de conhecimento de maneira rápida, como o uso de softwares de gestão de projetos e aplicativos mobile, os quais permitem integrar pessoas dispersas geograficamente.
Veja também: como combinar comunicação efetiva e gestão de projetos?
4. Estimar prazos incorretamente
A criação do cronograma do projeto deve ser feita com base em métodos precisos de avaliação, como o método do caminho crítico. Fazer apenas suposições pode ser muito arriscado para a concretização do projeto, pois muitos percalços podem ser subestimados.
No momento de definir o cronograma do projeto, reúna sua equipe, converse com especialistas em cada área para determinar o menor e o maior tempo necessário para cada atividade. Em seguida, você consegue estimar um prazo médio, alcançando um cronograma factível.
Uma indústria, por exemplo, pode sofrer com a falta de uma determinada matéria-prima e acabar com um projeto inteiro parado por esse tipo de acontecimento. Uma empresa de construção civil pode ser impactada por fortes chuvas. Deixe uma margem para os imprevistos.
Aprenda a garantir o cumprimento de prazos em projetos neste outro artigo!
5. Não estar pronto para mudanças
O ambiente mercadológico sofre mudanças constantemente e as empresas precisam estar prontas para elas, inclusive na gestão de projetos. Se você gerencia projetos de forma engessada, sem flexibilidade, corre sérios riscos de ver sua iniciativa terminada muito aquém do esperado.
Procure implementar metodologias de gestão de projetos, como metodologia RACI – Responsible, Accountable, Consulted e Informed, Scrum, Prince (Project in Controlled Enviroment), MPMM (Project Management Methodology), entre outras, e seu time aprenderá a lidar melhor com as nuances de cada iniciativa. Contar com um sistema que automatize o controle também pode ser de grande ajuda!
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