Projetos são conduzidos por pessoas que precisam saber claramente quais são suas responsabilidades e papéis ali dentro. Esse é um principio fundamental, sem o qual nenhum projeto poderá ser realizado plenamente. Para conduzir o processo de alocação de recursos humanos no projeto, muitas equipes usam a metodologia RACI, que em inglês significa Responsible, Accountable, Consulted e Informed.
Em cada um desses itens, são definidas as pessoas e como elas irão atuar. Na categoria Responsible, são definidos os responsáveis por cada atividade, podendo ser mais de uma pessoa por tarefa. Na categoria Accountable, será escolhido quem vai prestar contas sobre aquela atividade. Nesse caso, designa-se apenas uma pessoa para a função. Para Consulted, são eleitos os consultores, pessoas com mais conhecimento sobre o assunto, responsáveis por fornecer informações importantes para execução da atividade. Nessa função, a comunicação é essencial. E na última categoria, Informed, são alocadas as pessoas que tem que ser informadas sobre os status e a execução de cada tarefa.Usando a metodologia dessa matriz, fica mais evidente quem são os responsáveis pelo projeto e quem são as pessoas envolvidas. Para ficar ainda mais eficiente, é aconselhável ter uma função apenas para cada pessoa, a não ser que o responsável pelo projeto seja também o prestador de contas. Se houver necessidade de mais de uma pessoa por atividade, considere dividir a atividade em duas outras tarefas menores.
Dica: No mínimo tenha uma pessoa responsável e uma pessoa executora atribuídas para cada linha da matriz.
A metodologia RACI é muito eficiente no momento do planejamento do projeto, no entanto, na prática, pode apresentar algumas dificuldades como: se o executor faltar no dia da entrega da atividade, quem irá conduzi-la? Para isso, recomenda-se uma variação da matriz RACI com a indicação de substitutos no caso de uma falta ou licença.
Segundo Priscila Nogueira, diretora de alianças estratégicas da Stratec, a melhor forma de gerenciar um projeto de forma eficiente é definir claramente as responsabilidades de cada um, negociando com cada um individualmente. “A ferramenta RACI ajuda a definir claramente as responsabilidades, o que é fundamental para o projeto e para reduzir conflitos”, afirma.
Claudio Bastos, gerente de negócios e projetos da Stratec, em entrevista para outro artigo, chamou atenção para as causas do sucesso de um projeto. “Muitas organizações atualmente ainda se iludem achando que o sucesso de um projeto é entregar um conjunto de atividades para uma pessoa com uma “varinha mágica” que será intitulada de “gerente do projeto”, sem a preocupação se há um planejamento adequado e um plano de monitoramento e controle compatíveis com a complexidade do projeto em questão, de maneira que possam ser identificados os riscos e estes solucionados. Sem isso, o que resta é colocar a culpa na “varinha mágica”, mas como ela é um elemento imaginário, a culpa sempre recai para pessoa que foi nomeada como “gerente do projeto”’, brinca.
Priscila ressalta ainda que a principal vantagem do RACI é que ele permite identificar, de forma bastante simples e direta, quem deve ser envolvido num projeto ou numa atividade específica. O principal desafio é como utilizá-lo dentro dos planos de ação, uma vez que temos somente o campo de responsável. “Minha sugestão é que os planos de ação contenham ações prevendo a consulta ou o levantamento de informações junto às áreas que possuem informação (o “C” do RACI), a validação do resultado de ações junto a áreas ou pessoas que precisam validar, e a divulgação junto a áreas ou pessoas que precisam conhecer o resultado das ações (o “I” do RACI). Ou seja, incluir ações de levantamento, validação e divulgação nos planos de ação. Outra questão é que para trabalhar com responsável e executor no plano de ação, costumo orientar que o “o que” contenha o nome do responsável (o “A” do RACI), e os “comos” tenham o nome do executor (o “R” do RACI). Assim, de alguma forma, fica claro que a ação, como um todo, tem um responsável que irá responder pelo trabalho executado pelos demais”, explica Priscila.
Outro ponto importante que a empresa deve considerar ao delegar funções nos projetos é a colaboração entre áreas diversas. De acordo com Priscila, é importante negociar não somente com os responsáveis, como também com suas hierarquias, de forma que, havendo necessidade, as atividades do projeto sejam priorizadas dentro da área.
Além disso, é importante que haja uma comunicação fluida entre os colaboradores. “É essencial que todos conheçam o projeto e recebam informação sobre seu andamento, o que pode ser realizado através da gestão a vista, de reuniões de divulgação, de boletins internos, de intranets e de contatos pessoais. A comunicação deve fazer parte de um programa de comunicação, onde todos possam identificar benefícios corporativos e pessoais com a implementação do projeto”, alerta Priscila.
O software Gestão Estratégica da Stratec, possibilita o acompanhamento e a gestão dos projetos na organização. Dentro do software, é possível monitorar os planos de ação, indicadores dos projetos, além de garantir a transparência corporativa na medida em que o software disponibiliza as informações cruciais do projeto no modelo gestão a vista. Há também no sistema um fórum, onde as pessoas podem trocar ideias e opiniões sobre o que está ocorrendo dentro da organização ou mesmo propor sugestões para o projeto. Isso sem falar no agendamento automático de reuniões, que ajuda a lembrar e convidar todos os colaboradores requisitados para o encontro, já informando também a pauta.
