Una de las formas más accesibles de iniciar la priorización de riesgos corporativos es creando una matriz de riesgo en Excel.
Siendo las hojas de cálculo herramientas simples, suelen ser ideales para empresas que aún están estructurando sus metodologías y consolidando la clasificación de riesgos u organizando los primeros ciclos de evaluación.
Entretanto, a medida que la gestión de riesgos madura, estas herramientas dejan de ser suficientes y pasan a ser completamente limitantes en diferentes puntos del mapeo de riesgos.
Cómo hacer una matriz de riesgo en Excel
Para hacer una matriz de riesgo Excel será preciso cadastrar os riscos, definir las escalas de probabilidad e impacto de cada riesgo, calcular el puntaje multiplicando los dos criterios, aplicar la clasificación y crear visualizaciones que permitan identificar responsables, controles y planes de acción.
En la práctica, este modelo suele funcionar con una escala de 1 a 5 para probabilidad e impacto. Cuanto mayor sea el valor de la escala, mayor será la puntuación y mayor la clasificación de este riesgo.
Este proceso está de acuerdo con el enfoque de la ISO 31000, que trata la gestión de riesgos como un proceso estructurado de identificación, análisis y monitoreo de los riesgos dentro de una organización.
Vale decir que el proceso a seguir también puede ser aplicado en otras herramientas de hoja de cálculo y no solo a la de Microsoft.
1. Registre los riesgos de forma estandarizada
El primer paso es crear la base de la hoja de cálculo, con los principales campos de análisis, como:
| Field | Finalidad |
| ID de riesgo | Identificar cada riesgo de forma única |
| Categoría | Estratégico, operacional, financeiro, regulatório, cibernético, reputacional, etc. |
| Descripción del riesgo | Explicar el evento de riesgo de forma objetiva |
| Causa | Indicar factores que provacan el riesgo |
| Consecuencia | Describir impactos potenciales |
| Área responsable | Definir el propietario del riesgo |
| Probabilidad | Evaluación de ocurrencia |
| Impacto | Evaluación de consecuencia |
| Actio Remuneración Variable | Resultado de la multiplicación entre probabilidad e impacto |
| Clasificación | Bajo, moderado, alto o crítico |
| Controles existentes | Mecanismos ya implementados |
| Plan de acción | Acciones para tratar o mitigar el riesgo |
Este es un paso más importante de lo que parece, ya que si los riesgos se describen de forma genérica, las interpretaciones pueden ser dudosas, lo que dificulta una buena interpretación.
2. Defina escalas y probabilidad de impacto
Las escalas deben ser lo suficientemente simples como para poder aplicarse en diferentes áreas y generar comparabilidad. Un modelo común es utilizar calificaciones de 1 a 5, como podemos ver en el siguiente modelo:
| Nota | Probabilidad | Impacto |
| 1 | Rara | Insignificante |
| 2 | Baja | Pequeño |
| 3 | Posible | Moderado |
| 4 | Probable | Alto |
| 5 | Casi segura | Crítico |
En esta etapa, la empresa debe definir criterios claros para cada riesgo. Por ejemplo, en riesgos financieros el impacto puede asociarse a rangos de pérdida monetaria, mientras que en riesgos estratégicos el impacto puede involucrar retraso de iniciativas o pérdida de cuota de mercado.
Esta conexión entre riesgo, estrategia y desempeño es especialmente relevante en el contexto de COSO ERM, que posiciona la gestión de riesgos como parte de la estrategia y del desempeño, y no solo como un proceso de control aislado.
3. Calcule la puntuación de riesgo
Uno de los cálculos más utilizados para crear la puntuación de una matriz de riesgo en Excel es multiplicar la probabilidad por el impacto.
De esta manera, si el valor de la probabilidad de un riesgo es 2 y el impacto es 3, ese riesgo tiene una puntuación de 6, ahora, si tanto la probabilidad como el impacto son 5, la puntuación es de 25, indicando que es mucho más grave.
En una hoja de cálculo, la forma más fácil de calcular la puntuación sería crear una columna con la fórmula de la puntuación. De esta forma, si la probabilidad está en la celda C2 y el impacto en D2, la fórmula sería la siguiente:
- =C2*D2
A continuación, es posible crear una columna de clasificación con la función SI. Un ejemplo simple sería:
- =SI(E2<=5;”Bajo”;SI(E2<=10;”Moderado”;SI(E2<=15;”Alto”;”Crítico”)))
La clasificación debe reflejar la escala de riesgos de la organización. En otras palabras, no basta con calcular la puntuación: es necesario definir qué acepta la dirección, qué monitorea, qué mitiga o qué escala para los comités ejecutivos.
4. Cree la matriz visual de colores
La etapa visual transforma la tabla en una lectura facilitada. Para ello, es posible aplicar formato condicional, recurso usado para destacar patrones y tendencias relevantes dentro de la hoja de cálculo.
La forma más común es crear una cuadrícula de 5x5, en la que el eje vertical representa el impacto y el eje horizontal representa la probabilidad. Cada celda recibe un color según la puntuación resultante:
| Actio Remuneración Variable | Clasificación | Color sugerido |
| del 1 al 4 | Bajo | Falda |
| 5 a 9 | Moderado | Amarillo |
| 10 a 16 | Alto | Naranja |
| 17 a 25 | Crítico | Rojo |
Este gráfico de matriz de riesgos en Excel Ayuda a la alta dirección a comprender rápidamente dónde están los riesgos prioritarios.
Aun así, debe ser interpretado con cuidado: un riesgo de baja probabilidad y altísimo impacto puede requerir atención ejecutiva, incluso si su puntuación combinada no es la mayor de la matriz.
5. Vincule los riesgos a controles y planes de acción
Para que la matriz de riesgos genere valor, es obligatorio que oriente las decisiones, para ello, cada riesgo clasificado como alto o crítico debe estar vinculado a planes de acción para mitigarlos.
De esta manera, un buen modelo necesita responder a preguntas como:
- ¿Qué control reduce la probabilidad o el impacto de este riesgo?
- El control es preventivo, detectivo o correctivo?
- ¿Quién es responsable de su ejecución?
- Cómo se monitoreará la efectividad?
- ¿Qué plan se activará si el riesgo excede el límite aceptable?
Es en este punto que la matriz de riesgo de Excel comienza a aproximarse a lo que entendemos como una lógica de gobernanza. Cuando el riesgo deja de ser solo una línea para convertirse en un plan de mitigación.
Un buen ejemplo de cómo quedaría una matriz de riesgos en Excel después de estos pasos sería el siguiente:
| Riesgo | Probabilidad | Impacto | Actio Remuneración Variable | Clasificación | Plan de acción |
| Indisponibilidad de sistema crítico | 4 | 5 | 20 | Crítico | Revisar plano de continuidad y pruebas de contingencia |
| Retraso en proyecto estratégico | 3 | 4 | 12 | Alto | Reevaluar marcos, recursos y gobernanza de la cartera. |
| Fallo en la obligación regulatoria | 2 | 5 | 10 | Alto | Actualizar matriz regulatoria y controles de cumplimiento |
| Pérdida de proveedor relevante | 3 | 3 | 9 | Moderado | Crear plan de proveedores alternativos |
| Error manual en informe gerencial | 2 | 2 | 4 | Bajo | Automatizar validaciones básicas |
Este ejemplo muestra que la matriz no debe ser vista solo como un mapa de calor. Ella necesita funcionar como punto de partida para decisiones: aceptar, mitigar, transferir, evitar o monitorear riesgos conforme el apetito definido por la organización.
¿Cuáles son las principales limitaciones de la matriz de riesgo en Excel?
La matriz de riesgo en Excel puede ser una buena solución para empresas más pequeñas y procesos más simples o fases iniciales de la estructuración de la gestión de riesgos.
Sin embargo, cuando una organización comienza a operar en múltiples áreas, alto volumen de riesgos y auditorías recurrentes, la necesidad de rendir cuentas convierte a la hoja de cálculo en una herramienta obsoleta y limitada.
Con esto, las principales limitaciones incluyen:
- Control manual y mayor riesgo de inconsistencia: con múltiples personas teniendo acceso a la hoja de cálculo y la necesidad de control manual, la confiabilidad de la información puede verse comprometida;
- Múltiples versiones del mismo archivo: Cuando diferentes equipos trabajan en copias separadas de la hoja de cálculo, se vuelve difícil garantizar qué versión contiene los datos más recientes;
- Ausencia de flujos de trabajo estructurados: la hoja de cálculo no ofrece, de forma nativa, flujos de revisión, validación y aprobación;
- Poca integración con controles, indicadores y planes de acción la conexión entre riesgos, controles, KRIs, responsables e iniciativas de mitigación suele depender de actualizaciones manuales, lo que reduce la visibilidad ejecutiva;
- Limitaciones para auditoría y gobernanza: La hoja de cálculo podría no satisfacer plenamente los requisitos de auditoría, cumplimiento y rendición de cuentas en entornos más complejos.
Claro, muchas empresas todavía gustan de la buena y vieja hoja de cálculo de datos, como señala el El Wall Street Journal.Mientras tanto, con la evolución de la IA y de los softwares de gestión, cada vez más organizaciones migrarán a modelos más tecnológicos debido a la necesidad de alto rendimiento.
Cómo saber que la matriz de riesgos en Excel necesita evolucionar
Cuando la organización comienza a lidiar con múltiples áreas y auditorías, las hojas de cálculo dejan de ser una buena herramienta para convertirse en una opción limitada. Por eso, muchas empresas más grandes utilizan programas unificados para ayudar en este proceso.
Generalmente, estos programas condensan datos, responsables y planes de acción y, algunos de ellos, todavía cuentan con IA integrada para asistir en la auditoría de la información.
De esta manera, la empresa deja de hacer una gestión operativa con diferentes puntos de limitación para actuar en un proceso corporativo, integrado y escalable.
Cómo Actio transforma la matriz de riesgo en gestión corporativa integrada.
La solución de Gestión del Riesgo de Actio lleva la lógica de matriz a un entorno estructurado de gobernanza, automatización e integración.
Por lo tanto, en lugar de mantener las evaluaciones dispersas en diferentes archivos manuales, las empresas centralizan la información de registro de riesgos en una sola plataforma, automatizando el cálculo de puntuación y permitiendo evaluar los riesgos inherentes y residuales.
Con esto, la diferencia entre las hojas de cálculo de Excel y el programa de Gestión de Riesgos de Actio son los siguientes:
| No Excel | Na Gestión de Riesgos de Acción |
| Registro manual de riesgos | Registro centralizado y estandarizado |
| Fórmulas sujetas a error | Cálculo automático de puntaje |
| Baja rastreabilidad | Registro de auditoría e historial |
| Controles paralelos | Gestión integrada de controles |
| Paneles manuales | Paneles ejecutivos en tiempo real |
| Baja integración entre áreas | Conexión entre riesgos, estrategia, indicadores y proyectos |
En la práctica, Actio se recomienda más para empresas que necesitan lidiar con muchos riesgos, múltiples áreas, auditoría, cumplimiento, comités ejecutivos y exigencia de trazabilidad.
Además, la solución se integra con herramientas como Power BI, Teams y Microsoft 365, ampliando la visibilidad y la consolidación de la información.
Conoce la solución de Gestión de Riesgos de Actio y vea cómo evolucionar de la matriz en Excel a una gestión integrada, automatizada y conectada a la estrategia.
