La gestión de adquisiciones en proyectos – o gestión de adquisiciones – es un área importante de conocimiento abordada por la Guía PMBOK y trata de los procesos exigidos para la compra o adquisición de productos, servicios o resultados que sean externos al equipo del proyecto en cuestión.

Esta gestión implica dos lados, el del comprador, que es el cliente, la organización contratante o solicitante del servicio, y el del vendedor, que es el proveedor de servicios, proveedor o empresa contratada.

Conozca mejor las buenas prácticas de gestión de adquisiciones que podemos garantizar el buen desarrollo y éxito de sus proyectos:

¿Para qué sirve la gestión de adquisiciones?

El propósito principal de la gestión de adquisiciones es promover la creación de relaciones comerciales equilibradas entre comprador y vendedor, es decir, el cliente y el proveedor, buscando el buen desarrollo del proyecto y su conclusión.

Planeación

Planificar la gestión de adquisiciones implica documentar todas las decisiones de compras del proyecto,incluyendo la especificación del enfoque y la identificación de los posibles proveedores.

Este proceso se puede dividir en algunos pasos:

• definición de lo que se pretende hacer o adquirir;
• especificación del producto o servicio;
• establecimiento de criterios de evaluación;
• preparación de la solicitud;
• solicitud de propuestas.

Conducción

Conducir las adquisiciones significa pasar al siguiente paso, que consiste en la obtención de respuestas de los proveedores, análisis y selección del proveedor y, por último, la redacción y firma del contrato.

Control

Este proceso se refiere al seguimiento que busca controlar las relaciones de la adquisición, lo que significa que el desempeño del contrato es monitoreado y, si es necesario, se realizan cambios y correcciones en el mismo.

Buenas prácticas

El primer paso a ser ejecutado es la decisión de adquirir o no un bien o servicio externamente para el proyecto. A partir de ahí, debe surgir el plan de gestión de adquisiciones, en el que se documentan informaciones como objetivos, normas a ser verificadas y rutinas para la administración del contrato.

Como no es fácil manejar la gestión de adquisiciones durante la implementación del proyecto, lo recomendado es buscar las mejores prácticas según la Guía PMBOK, entre las cuales podemos destacar algunos elementos.

SOW

En la fase de planificación de las contrataciones, se debe elaborar el SOW (Statement of Work), o Declaración de Trabajo, en el que se crean descripciones detalladas del servicio que deberá ser realizado o de los productos que deberán ser entregados.

A partir de ese documento, los proveedores lograrán entender lo solicitado y podrán elaborar sus propuestas. La elaboración del SOW debe ser minuciosa, pues eventuales omisiones o equívocos pueden convertirse en un riesgo de amenaza para el proyecto, así como un riesgo de oportunidad para el proveedor.

Criterios

La elaboración de los criterios a ser considerados durante la evaluación de las propuestas también requiere cuidado. Esto es porque tienen que ser adecuados a las necesidades del proyecto, o pueden terminar provocando un aumento innecesario en los precios o eliminando a los candidatos potenciales.

Los criterios pueden ser obligatorios, es decir, un requisito previo eliminatorio, o facultativos y clasificatorios. Pueden estar relacionados a precios, plazo de entrega, especificaciones y calificaciones en el producto o servicio, entre otros.

Contrato

El documento legal entre el comprador y el proveedor es uno de los principales elementos de la gestión de adquisiciones. Describe un acuerdo mutuo que genera obligaciones entre las partes, lo que incluye lo que se está adquiriendo y cuáles son los derechos y deberes de cliente y contratado.

El contrato debe estar redactado para expresar la complejidad de las entregas y el esfuerzo necesario para ello, con términos y condiciones detallados de manera objetiva, clara y sin problemas de interpretación.

Por tratarse de un documento que hace que las partes compartan riesgos potenciales, el contrato debe ser aprobado y revisado por expertos en cuestiones jurídicas y técnicas.

Con estas prácticas de gestión de adquisiciones y una buena planificación, es posible encontrar proveedores de mayor calidad y garantizar que su proyecto sea concluido de acuerdo con lo previsto.

Si le gustó este contenido, creemos que también le gustará nuestro artículo que apunta a 12 metodologías de gestión de proyectos disponibles en el mercado..