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En la administración de proyectos, podemos decir que tenemos una triada esencial para el éxito de cualquier iniciativa: alcance, tiempo y costos. Cualquier variación de alcance o tiempo afecta la gestión de costos, generando gastos adicionales para la conclusión del proyecto.
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La correcta gestión de los procesos que involucran la planificación, los estimados, los financiamientos, las inversiones y adquisiciones necesarias para el trabajo garantizan la culminación del proyecto dentro del presupuesto previsto.
Pero, ¿qué necesitas saber para tener una buena gestión de costos en los proyectos?
Planificación de costos
La fase de planificación es la más importante en la gestión de costos. Es donde determinarás las políticas y los procedimientos para controlar todos los gastos del proyecto. Es también el momento de crear flujos de aprobación y métodos de registro de todos los costos involucrados en la iniciativa.
Es durante la planificación que te alineas con el equipo en lo que se refiere a los términos y unidades de medida a ser utilizados. Por ejemplo: en la construcción de una casa, puedes comprar ladrillos por unidad o por metro cuadrado; puedes comprar cables por metro o por peso.
Estas definiciones son esenciales para que la ejecución del proyecto no se comprometa por la interpretación equivocada de los datos en el momento de la adquisición de insumos.
Estimado de costos
Realizada la planificación, es hora de verificar cuánto le costará el proyecto al cliente. Obviamente, este cálculo no es 100% exacto, por ello, hablamos de estimados.
Basado en la EAP montada durante la planificación del alcance, tú y tu equipo determinaron qué recursos se necesitan para cada actividad ligada al proyecto. Es importante llegar a los mínimos detalles para que nada quede por fuera de tu presupuesto.
Entran en este cálculo costo de mano de obra/hora, tecnología a ser utilizada, insumos, tipos de materiales, licencias de softwares, entre otros. De cualquier forma, es a lo largo de la ejecución que conseguirás llegar a una mayor precisión de los costos involucrados en el desarrollo de la solución.
Entre las técnicas utilizadas para el estimado de costos podemos citar la opinión especializada, que es la consultoría de un profesional con vasta experiencia en este tipo de proyecto; el estimado análogo, que es la comparación de tu proyecto con otros proyectos semejantes; el estimado paramétrico, basado en cálculos estadísticos; y el estimado de tres puntos, que prevé tres escenarios distintos: el más probable, el optimista y el pesimista.
Presupuesto
Con todas las proyecciones listas, es posible determinar el presupuesto necesario para llevar el proyecto hasta el final y generar un valor agregado al cliente. Muchas empresas comienzan a planificar la gestión de costos en proyectos en este momento, lo que puede ser arriesgado. No siempre el presupuesto que tienes disponible es suficiente para llevar tu iniciativa a cabo.
El método más eficaz para estipular el presupuesto de un proyecto es unir los costos a cada paquete de trabajo listado en la EAP, tratando de identificar cuánto costará cada fase del proyecto.
Puedes darte cuenta de que en determinado momento el presupuesto será insuficiente para desarrollar la solución por completo. En este caso, es posible negociar con el cliente, modificar el alcance inicial y así garantizar un producto básico, pero funcional y rentable.
Control de costos
La etapa final consiste en monitorear el previsto X realizado, a fin de saber si el presupuesto está siendo cumplido. Para esto, debes establecer indicadores de desempeño que permitan hacer tal evaluación.
Una de las maneras de saber cómo está el desempeño de la gestión de costos es utilizar el Índice de Desempeño de Costos (IDC): IDC = VA / CR
Donde VA es el Valor Agregado generado por cada actividad en relación al costo total de la actividad y CR es el Costo Real de cada actividad. Un IDC menor que 1 representa que la actividad está costando más de lo que debería. Así, un IDC mayor que 1 indica que estás haciendo buen uso de los recursos disponibles.
¿ Te ha parecido difícil hacer tantos cálculos y controles? No te preocupes, hay varias herramientas que pueden ayudarte a gestionar los costes de los proyectos. ¡Sólo tienes que saber elegir el tuyo!
