La gestión de proyectos es una de las áreas que más crece en todo el mundo. Según datos del PMI – Project Management Institute, hasta 2020 el sector debe crecer aproximadamente un 30%, demandando más de 15 millones de profesionales.
Un segmento con tamaño potencial debería estar viviendo uno de sus mejores momentos en cuestión de resultados, sin embargo, 75% de los ejecutivos de Tecnología Informática consideran que sus proyectos ya nacen destinados al fracaso.
Los motivos para este tipo de pesimismo son los más diversos: desde subestimar los recursos necesarios para la ejecución de la empresa hasta una actitud de soberbia por parte del gerente de proyectos, principal responsable por el éxito o fracaso de cada iniciativa.
En este post, aprenderás los 5 errores más graves que se cometen en la gestión de proyectos y cómo evitarlos:
1. Un alcance mal definido
La definición del alcance del proyecto es una de las etapas más importantes de toda la gestión de proyectos, pues es donde usted identifica lo que estará contemplado en la ejecución y lo que no.
Cuando el alcance es muy abierto, sin enumerar las premisas y restricciones, el cliente tiene brechas para exigir cambios en todo momento, lo cual puede impactar tanto en los plazos como en el presupuesto.
La mala definición del alcance también puede resultar en un producto final que no refleje las necesidades del cliente, generando daños financieros e insatisfacción.
Lee también: Cómo definir correctamente el alcance de un proyecto
2. No obtener aprobación de todos los involucrados
Siempre que exista una iniciativa, busca documentar todos los encuentros, los elementos negociados, las fallas de los clientes y del equipo, la información repasada, todo.
Compila la información en documentos que deben ser verificados, aprobados y firmados por todos, para que no existan cuestionamientos posteriores.
Un director que no se sienta involucrado con el proyecto puede convertirse en una traba para la aprobación de presupuestos, contrataciones y adquisiciones, por ejemplo.
Por lo tanto, obten el aval de las principales partes interesadas del proyecto y manten a todos actualizados sobre el status de las actividades.
3. Fallas de comunicación
90% del tiempo del director del proyecto se dedica a comunicación. Ya sea con el cliente, con el equipo o con cualquier otro grupo de interés, necesita promover un flujo de dos vías, donde sea posible enviar y recibir información de forma ágil y asertiva.
Si este flujo falla, alguien quedará fuera del proceso, podrá perder el momento justo para ejecutar una tarea o tomar una decisión, perjudicando el desarrollo del proyecto.
En este sentido, es esencial crear mecanismos que permitan el intercambio de conocimiento de manera rápida, como el uso de softwares de gestión de proyectos y aplicaciones móviles, los cuales permiten integrar personas dispersas geográficamente.
Ve también: ¿Cómo combinar comunicación eficaz y gestión de proyectos?
4. Estimar plazos incorrectamente
La creación del cronograma del proyecto debe realizarse basada en métodos precisos de evaluación, como el método de la ruta crítica. Hacer solo suposiciones puede ser muy arriesgado para la concreción del proyecto, pues muchos percances pueden subestimarse.
Al momento de definir el cronograma del proyecto, reúna a tu equipo, habla con expertos en cada área para determinar el menor y el mayor tiempo necesario para cada actividad. Luego, puedes estimar un plazo promedio, logrando un cronograma factible.
Una industria, por ejemplo, puede sufrir por la falta de una materia prima determinada y terminar con un proyecto entero parado por este tipo de acontecimiento. Una empresa de construcción civil puede ser impactada por las fuertes lluvias. Deja un margen para los imprevistos.
Aprende a garantizar el cumplimiento de los plazos de los proyectos en este artículo.
5. No estar listo para cambios
El ambiente mercadológico sufre cambios constantes y las empresas requieren estar listas para ellos, incluso en la gestión de proyectos. Si gestionas los proyectos de forma rígida, sin flexibilidad, corres el grave riesgo de que tu iniciativa termine muy lejos de lo esperado
Busca implementar metodologías de gestión de proyectos, como metodología RACI Responsible, Accountable, Consulted e Informed, Scrum, Prince (Project in Controlled Enviroment), MPMM (Project Management Methodology), entre otras, y tu equipo aprenderá a lidiar mejor con los matices de cada iniciativa. ¡Contar con un sistema que automatice el control también puede ser de gran ayuda!
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