En un mundo de evolución increíblemente rápida, de exceso de información y globalización, que implica la descentralización y tercerización de los servicios, los gestores requieren rodearse cada vez más de buenos informes para fundamentar su toma de decisiones. Sin embargo, el acceso a la información estratégica no es suficiente. Se necesita tener control de los procesos y proyectos para transformar la información en buenos resultados.
En la administración, la máxima “lo que no se mide, no se gestiona” de Deming, es un lema que orienta a muchos gestores en organizaciones de todos los tamaños. Pero, solo medir ya no es suficiente. Se necesita controlar lo que se mide. Con esta mentalidad, Joseph Moses Juran en 1992, ya decía: “Gestión es controlar y actuar correctamente. Sin control no hay gestión. Sin medición no hay control” (Juran, 1992).
La medición se realiza mediante el establecimiento de indicadores de desempeño y metas respectivas con desglose por la organización, que son monitoreados constantemente. El indicador ayuda al gestor a comprender cómo está su negocio y le permite identificar cuáles son los esfuerzos necesarios para alcanzar los resultados planificados, sean ellos reducción de costos, aumento de la productividad, satisfacción del cliente, etc. Para un control efectivo, los informes y dashboards son herramientas útiles para realizar un seguimiento de las metas e indicadores, pero para tener control es necesario algo más.
Implementando efectivamente el control de la gestión
Cuando el gestor verifica por medio de informes que una meta no se alcanzó, necesita tener a la mano herramientas que le permitan tomar medidas. Lo ideal es hacerlo en un sistema automatizado que controle los indicadores, metas, procesos y proyectos en un único lugar.
Con un sistema de gestión automatizado, actividades de control que llevarían tiempo para ser implementadas y demandarían innumerables procesos internos, pueden ser realizadas rápidamente y automáticamente. Por ejemplo, en el Tune by Actio. da Stratec (GE), o gestor ao verificar um resultado indesejado, pode imediatamente identificar o responsável pelo indicador e avaliar o informe con el análisis del resultado obtenido, eso con unos pocos clics. El gestor también puede evaluar el plan de acción original y las correcciones que se le han hecho o incluso sugerir nuevas acciones que puedan contribuir a la consecución de la meta el próximo mes.
El gestor puede también solicitar un informe justificativo, que puede ser un informe de hecho, causa y acción o un informe de tres generaciones, donde el responsable por la meta va a contar lo que sucedió que resultó en no alcanzar la meta, el análisis de las causas y lo que está proponiendo hacer en el mes siguiente para no tener el mismo mal desempeño. Es posible saber cuáles son las actividades que van a ser ejecutadas, por quien y cuando. Además de eso, el gestor puede programar por el software una reunión con el responsable para definir un nuevo plan de acción.
Otro punto que vale resaltar en la implementación del control , es la complejidad de cada objetivo estratégico de la organización. En informes y dashboards comuns, as informações necessitam ser sucintas e de rápida interpretação, para que se tenha agilidade nas decisões. Porém, o gestor nesses casos, corre o risco de interpretar um resultado de forma equivocada, simplista. Sabemos que os objetivos estratégicos têm uma infinidade de indicadores e metas, que refletem os processos da organização, mas também dependem do sucesso na execução de proyectos corporativos o iniciativas estratégicas. Por isso mesmo, muitas vezes, não é suficiente trabalhar com somente metas nos indicadores, ou nos processos existentes. É necessário controlar também projetos corporativos para garantir a o alcance do objetivo estratégico.
En el GE, si analizamos un objetivo estratégico, además de los indicadores, se puede ver los proyectos que están soportando ese objetivo. De este modo, es posible distribuir a los gerentes y posiciones de liderazgo, una cartera de proyectos a ejecutar. Los proyectos pueden entonces ser monitoreados por el cronograma y por el plan de acción y el gestor puede ver si las actividades del proyecto se llevan a cabo en el plazo acordado o existen actividades atrasadas. Además de eso, se puede avanzar en detalle, al entrar en cada proyecto y ver quiénes son los responsables, el alcance, el presupuesto y el estado. También se puede configurar el sistema para que cada vez que una actividad clave esté atrasada se notifique al responsable por el proyecto por correo electrónico. Las alertas del sistema se pueden configurar de acuerdo con la jerarquía de la organización.
De esta manera, el gestor tiene a la mano una herramienta que le permite controlar de hecho las operaciones de la empresa y no solamente supervisarlas, proporcionando análisis y decisiones más asertivas y disminuyendo riesgos.
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