No gerenciamento de projetos, a definição de escopo é o primeiro item a ser realizado. Essa atividade consiste em determinar quais processos e recursos são necessários para a realização da empreitada, delimitando exatamente o que está e o que não está incluso.
De imediato, pode parecer uma atividade simples de ser executada, mas saiba que 78% dos projetos não têm um escopo alinhado aos objetivos estratégicos das empresas que os contratam, impactando nos resultados esperados.
O mau dimensionamento do escopo pode acarretar uma série de problemas, especialmente no que tange ao custo, que pode aumentar, e ao prazo, que também pode ser afetado por mudanças não previstas a tempo.
Não quer incorrer nesses erros? Confira as dicas que separamos para você definir corretamente o escopo dos seus projetos!
Colete os requisitos
Antes de mais nada, é preciso saber qual é o objetivo final do projeto, identificando os requisitos que ele deve cumprir juntamente com todos os stakeholders.
Por exemplo: no desenvolvimento de um software de gestão de pessoas, haverá um módulo para folha de pagamento, outro para controle de jornada, outro para avaliação de desempenho, e assim por diante.
Cada módulo deve carregar algumas funcionalidades, cumprindo com requisitos estipulados por quem vai fazer uso da solução. Este exercício serve para determinar o que está e o que não está contemplado no projeto.
Para ficar mais claro para todos os motivos pelos quais cada requisito está sendo considerado, você pode desenvolver uma matriz de rastreabilidade de requisitos, onde são justificados todos os elementos considerados, demonstrando como eles contribuem para o objetivo final.
Liste premissas e restrições
Um exercício por vezes esquecido no gerenciamento de projetos e definição do escopo é a identificação das premissas e restrições do projeto. Premissa é tudo aquilo que se considera essencial para o desenvolvimento do projeto. No caso da construção de uma casa, por exemplo, podemos dizer que uma premissa é que os materiais sejam comprados com antecedência.
Já as restrições são fatos ou situações que limitam a execução do projeto, como, por exemplo, o orçamento. Se você tem apenas 10 mil reais para desenvolver um novo protótipo de carro, pode ser que o produto final não fique exatamente como você gostaria, pela falta de recursos.
Crie a EAP do projeto
A Estrutura Analítica do Projeto é uma espécie de mapa que permite detalhar as atividades inerentes a cada entrega do projeto, dando uma dimensão mais completa de todo o esforço necessário para a conclusão do mesmo.
Com a EAP, fica mais fácil dimensionar a quantidade de pessoas e recursos necessários para o desenvolvimento da iniciativa, bem como elaborar o diagrama de caminho crítico, o qual auxilia na mensuração do tempo necessário para o trabalho.
No projeto de uma nova ala hospitalar, por exemplo, podemos decompor o entregável UTI em unidades menores, como: fundação; edifício; rede elétrica; rede de água e esgoto; entre outras. Essas podem, ainda, ser pormenorizadas, dependendo da complexidade do projeto e necessidade de detalhamento das atividades envolvidas.
Valide o escopo
Finalmente, não esqueça de validar o escopo do projeto com o sponsor e demais stakeholders, obtendo a aprovação de todos com relação aos dados levantados. Desta maneira, caso haja uma solicitação de mudança no meio do caminho ou então um questionamento acerca da execução do projeto, você terá um documento comprobatório de que todos estavam cientes de como seria o desenvolvimento do trabalho.
Principalmente quando desenvolvemos projetos internos, isto é, para a nossa própria organização, esquecemos desta etapa. E quando surgem os problemas, ninguém lembra do que foi acordado inicialmente, gerando uma série de conflitos.
Planejar e definir o escopo de um projeto não precisa ser difícil nem conflituoso. Siga estas dicas, utilize uma ferramenta de gestão de projetos para acelerar os fluxos de informação e otimize seu trabalho!
